Em tempos de isolamento social, os eventos online já viraram parte da rotina das pessoas. E com a ajuda da tecnologia, vários tipos de eventos puderam ser adaptados para o formato online: pode ser um evento corporativo, uma festa ou até mesmo uma peça de teatro. Porém, fazer uma produção online requer alguns cuidados. 

Para que seu evento seja um sucesso, uma coisa que não pode ficar de fora do planejamento é pensar em como moderar a sua transmissão. Diferente dos eventos presenciais, onde normalmente o moderador tem a função de guiar e coordenar um debate, nos eventos online o moderador é aquela pessoa que cuida de algumas configurações e gerencia a transmissão.

O moderador é quem ativa ou desativa o som dos microfones, otimiza o vídeo no momento certo, cuida do compartilhamento de tela, organiza as perguntas do participantes no chat, resolve alguns problemas técnicos e muito mais. Ou seja, ele é uma peça chave para que sua produção entregue uma experiência incrível aos participantes. 

Pensando nisso, trouxemos 7 dicas para te ajudar a moderar um evento online :) Confira!

1. Escolha a plataforma de streaming

O primeiro passo para organizar um evento online é escolher a plataforma de transmissão que melhor se encaixa com o modelo e o objetivo da sua produção. Nesse momento, é importante pesquisar e avaliar os recursos que as plataformas oferecem e como eles podem ser usados a seu favor durante a transmissão.

Também é fundamental levar outros fatores em consideração, como preço, visibilidade da plataforma no mercado, capacidade das salas, entre outros.

Ao criar o seu evento online na Sympla, por exemplo, você tem acesso gratuito ao Sympla Streaming para fazer a sua transmissão, uma ferramenta dinâmica, fácil de usar e que funciona a partir de uma integração com a plataforma Zoom você tem a sua disposição todos os recursos da ferramenta na hora de moderar o seu evento. :)

#DicaSympla: Como criar um evento com transmissão via Sympla Streaming (Beta)

2. Criar um roteiro ajuda na hora de moderar um evento online

Independentemente do tipo de evento que você está organizando, planejar com antecedência e calma tudo o que será abordado ajuda a entregar uma mensagem de qualidade, além de ajudar o responsável pela moderação do evento a se preparar.

Elaborar um roteiro permite que você organize melhor o tempo da sua produção, a ordem de cada tema que será abordado e a apresentação dos convidados, deixando o evento mais dinâmico e organizado. Esse roteiro também será um guia para o moderador que cuida da transmissão. Assim, ele estará mais preparado durante o evento e será capaz de entregar um conteúdo com mais qualidade.

#DicaSympla: Como criar um roteiro para o seu evento online

3. Faça testes e verifique os equipamentos antes do evento começar

Um dos principais erros de quem vai moderar um evento online é não testar os equipamentos e a transmissão antes do evento for começar. Dessa forma, se planeje para fazer isso com antecedência. Assim, você poderá corrigir problemas técnicos que poderão surgir sem atrasar o evento.

O Sympla Streaming permite que o organizador acesse a sala de transmissão 2 horas antes do início do evento, para que ele possa verificar se está tudo funcionando: conexão de internet, câmera, iluminação e microfone. Você ainda consegue adicionar palestrantes ao seu evento, assim eles também têm acesso à sala de transmissão 2 horas antes do evento acontecer para que possam se preparar.

Uma dica é combinar com os convidados para todos entrarem na sala de transmissão 1 hora antes do evento começar. Assim vocês podem fazer todas as verificações juntos, além de repassar o roteiro e combinar como será a condução do evento.

#DicaSympla: Ferramentas para produtores de eventos online: equipamentos, modelos e benefícios

4. Configure uma sala de espera e quando os participantes entrarão na transmissão

Um dos recursos do Zoom, que ajuda na hora de moderar um evento online, é criar uma sala de espera para os participantes. Isso também permite que você controle quando os participantes podem entrar na reunião. 

No Sympla Streaming, os participantes podem acessar a transmissão 15 minutos antes do início do evento. quando você habilita a opção de “sala de espera” aparecerá uma tela para os participantes avisando que o evento começará em breve. 

Quando o evento for começar, a partir do painel de controle do Zoom, o moderador do evento poderá aceitar a entrada dos participantes um a um ou aceitá-los todos de uma vez.

5. Evite interrupções: configure as permissões de microfone e compartilhamento de tela dos participante

Outras funcionalidades que o Zoom oferece e que te ajudam a moderar o seu evento são os chamados controles do host ou anfitrião. Como host você pode configurar antes do início de cada transmissão as opções de controle de áudio, vídeo e compartilhamento de tela dos participantes.

Por exemplo, você tem a opção de configurar para que todos os participantes entrem com os microfones mutados. Você ainda pode deixar habilitada a opção de cada participante alterar suas preferências, ligando a câmera e o microfone quando quiserem. Nesse caso, peça para que todos deixem os microfones no mudo e só os ativem quando forem falar algo.

Além dessa opção, você pode deixar configurado para que apenas o host da reunião possa tirar do mudo o áudio de qualquer pessoa no evento. Assim você evita que algum participante ligue o microfone e vaze algum áudio que interrompa uma apresentação no evento.

Essas configurações também servem para o compartilhamento de tela: como moderador do evento você pode escolher a opção de apenas o host e os co-hosts da reunião terem a opção de compartilhar a tela durante a transmissão.

#DicaSympla: Melhores práticas para um evento Sympla Streaming

6. Use o chat para interagir e receber perguntas do participantes

Como moderador de um evento online, um dos recursos que você pode utilizar a seu favor é o chat da ferramenta de transmissão. Se você optar por deixar todos os participantes do seu evento silenciados e sem a possibilidade de ligar os microfones, você pode incentivar que eles interajam através do chat. Esse é um canal prático para que os participantes façam comentários e levantem dúvidas. 

Se você está produzindo um evento corporativo, por exemplo, instrua os participantes a enviarem as perguntas para os palestrantes através do chat. No caso de uma festa online, você pode incentivar a conversa pelo chat, pedindo para os participantes irem comentando o que estão achando do evento.

Fique atento porque através do chat as pessoas também podem relatar se estão tendo algum problema com a transmissão e, assim, você consegue ajudá-las mais rápido.

7. Grave o seu evento online

Ter a possibilidade de gravar o seu evento online pode ser muito útil para o moderador da transmissão, especialmente caso o seu evento seja uma palestra ou outro tipo de conteúdo educativo. Gravando a transmissão você poderá disponibilizá-la futuramente para os participantes, caso tenham perdido algum detalhe ou que queiram rever o conteúdo. 

Caso você estiver usando o Sympla Streaming, você pode gravar o evento com facilidade: basta selecionar o botão branco de “Recording” na barra inferior direita do Zoom durante a chamada. Você também tem a opção de pausar a gravação e continuar quando quiser.

Agora que você já conhece nossas dicas para moderar um evento online, que tal começar a planejar sua produção? Crie o seu evento online na Sympla e aproveite as vantagens do Sympla Streaming :)