Estamos no começo de 2019, e o Carnaval já está batendo à nossa porta! Você sabe como produzir uma festa de carnaval completa, pensando na segurança e – é claro – na diversão dos participantes?

Neste tipo de evento, podemos afirmar que o preparo pode até ser dobrado, dependendo do porte e do local de realização da festa. Por isso, preparamos alguns tópicos fundamentais para ajudar quem vai trabalhar nos bastidores a fazer uma festa de Carnaval sensacional \o/

Fique atento ao orçamento disponível

Alguns eventos podem ter proporções gigantescas, como é o caso dos carnavais do Rio de Janeiro, São Paulo, Salvador e Belo Horizonte. Mas mesmo nas festas menores nos locais fechados, se não houver um controle preciso dos gastos, todo o planejamento pode ir por água abaixo.

Aqui, a principal dica é produzir um evento com atenção extrema ao orçamento, fazendo o controle de tudo em uma planilha oficial. Número de ingressos vendidos, despesas com locação, segurança, limpeza, bebidas, atrações e documentações – como o alvará da prefeitura… Tudo isso deve ser organizado e documentado de forma clara, para evitar prejuízos e confusões na hora do fechamento financeiro do evento.

#DicaSympla: Faça o download das nossas planilhas para planejamento de eventos e tenha um controle rígido desde o momento do orçamento, check-list dos fornecedores até o controle financeiro com um borderô.

Pesquise tudo sobre o local do evento de Carnaval

Como definir o local ideal para o evento? Carnaval é o tipo de festa que não tem muito padrão para acontecer: pode ser na rua, no clube, em casa, no sambódromo, na escola, na casa noturna e até no parque. Porém, existem regras que precisam ser seguidas. Festas com grande concentração de pessoas precisam de alvarás de funcionamento para poderem acontecer, como dos bombeiros e vigilância sanitária.

Pesquise junto à prefeitura da cidade quais são as exigências legais e fuja do risco da festa ser interditada ou proibida. Para adiantar, acesse este guia e tenha em mãos documentos necessários para as solicitações do alvará.

No caso de eventos em locais públicos, cidades históricas e parques, por exemplo, a atenção deve ser redobrada. É necessário pedir autorização para a prefeitura e verificar questões como fechamento de ruas e policiamento.

Cachaça não é água, não: Defina como funcionará a consumação da festa

Alguns clubes e produtores optam por festas open bar, nas quais o valor do ingresso cobre toda a consumação do participante. Neste caso, selecione as bebidas que estarão inclusas e deixe essa informação claro no ingresso, no bar e nos outros materiais de divulgação do evento. É importante que tudo esteja no contrato, para que não surjam custos extras ao organizador ou aos participantes!

Se houver comercialização de bebidas, fique atento à procedência dos produtos e cheque os alvarás dos fornecedores. Dois pontos são importantes em qualquer tipo de festa: manter as bebidas devidamente geladas e providenciar um local de refrigeração eficiente, e adequar a oferta de bebidas ao estilo do evento e perfil dos convidados. E lembre-se: em matinês de crianças e adolescentes, não coloque bebidas alcoólicas à disposição!

#DicaSympla: Saiba como produzir uma festa Open Bar

Ô abre alas: Organize blocos e garanta o engajamento dos convidados

As festas nas ruas das cidades brasileiras são famosas por seus blocos animados, e até clubes particulares têm aderido cada vez mais à organização dos foliões. Os blocos de carnaval geralmente são caracterizados por um tema e uma identificação, que pode ser por abadás ou fantasias, por exemplo.

Para organizar um bloco de rua, é necessário pedir autorização à prefeitura. Apresente a previsão de público, horário, a data na qual o bloco desfilará e a pretensão de trajeto a ser percorrido. Essa parceria com a prefeitura da cidade pode garantir o apoio do departamento de trânsito na interdição das ruas e até o fornecimento de banheiros químicos. No caso de festas em locais privados, o importante é manter a animação do bloco com marchinhas, músicas de carnaval e instrumentos musicais.

Cabe destacar que, não importa se os foliões estarão na rua ou em ambientes fechados, você deve estar atento à segurança. Por vezes, a prefeitura local pode fornecer policiamento e equipes maiores, então não deixe de se certificar sobre isso antecipadamente. Mas para eventos fechados, contrate uma equipe de profissionais para garantir a segurança da festa.

fichas para bar edição carnaval

Capriche na decoração de Carnaval

Principalmente para as festas de Carnaval em ambientes fechados, a decoração ajuda a garantir o clima do evento. Tecidos coloridos, confete, serpentina, objetos temáticos, máscaras e outros acessórios para os foliões ajudam a enfeitar o ambiente. Boa parte da decoração de Carnaval acaba ficando por conta das próprias fantasias e adereços carregados pelo público!

É bom lembrar que em festas fechadas a um bloco carnavalesco específico, a decoração pode respeitar as cores do abadá.

Tem Babado lá, Chiclete aê, Ivete cá: Atenção para as atrações musicais

Carnaval é uma das festas mais musicais que existem. Por isso, não dá para deixar essa parte desafinar: equipamentos sonoros, estrutura do palco, iluminação e artistas precisam estar em perfeita harmonia! Para isso, verifique o seu orçamento e defina o quanto poderá ser gasto nesta área. A partir disso, entre em contato com músicos, bandas e DJ’s e discuta cachês e outras exigências. Definidos, firme um contrato com cláusulas que protejam a organização do show em caso de contratempos.

E por falar em imprevistos, de nada adianta contar com uma atração excepcional na festa se a estrutura do evento e os equipamentos não são adequados. Verifique quais são as condições necessárias de iluminação e som e garanta a continuidade da diversão com geradores. Eles são indispensáveis, pois a falta de energia pode fazer com que a festa acabe.

#DicaSympla: Conheça os imprevistos mais comuns em eventos musicais e como passar por eles

Como organizador, você deve prezar sempre pela diversão e segurança dos foliões, mas não pense que este trabalho será sinônimo de chateação. Com organização e planejamento você também poderá cantar “Eu grito bem alto: vem curtir o carnaval!”

Pronto para a folia? :)