Para a produção de eventos, diversos fatores devem ser lembrados e planejados com cuidado. O local, a divulgação, quais fornecedores, como conseguir um alvará, o que será servido no evento, segurança… tudo isso deve estar no planejamento e, é claro, tudo requer investimento.
Com tantos itens fundamentais para um evento sair do papel, é imprescindível fazer um orçamento detalhado do seu evento. Com ele, você pode ter uma visão geral dos gastos e custos e organizá-los dentro da verba disponível. E nós vamos te ajudar a desenvolver um orçamento realmente eficiente para seu evento!
1. Quanto posso gastar com o orçamento do evento?
O primeiro passo é traçar um perfil geral do evento e da organização. Qual público pretendem atingir, quais fornecedores serão acionados, qual o local escolhido… tudo isso permite a previsão de qual será a verba do evento, ou seja, o total que poderá ser gasto. A partir desse valor, é necessário definir quanto será direcionado para cada item da lista. Ter uma quantia total definida é muito importante para evitar gastos extrapolados desnecessários e não ter problemas depois.
#DicaSympla: Se a quantidade de dinheiro for insuficiente para realizar o evento em um primeiro momento, você pode tentar algum tipo de patrocínio. Veja aqui como definir cotas de patrocínio para eventos :)
2. Alocação da verba
Agora que você já sabe quanto pode gastar, é hora de definir onde fazê-lo. É o momento ideal para se questionar se itens como a divulgação ou equipe de seguranças são fundamentais para a realização e sucesso do evento. Uma festa na sua casa, por exemplo, não precisa da contratação de uma equipe de seguranças – enquanto que, para um show, ela é indispensável!
Se seu evento for um congresso, direcione seus gastos nos palestrantes convidados. Nomes conhecidos e relevantes no mercado atraem público, o que impulsiona suas vendas e garante um bom resultado no fechamento do borderô. Se for uma corrida, pense no percurso, no kit do atleta e nos pontos de hidratação. Se for uma festa, na atração, decoração e local. Ao produzir um evento, é preciso pensar nele como um todo e entender quais são os pontos de maior valor agregado – e, muitas vezes, aqueles onde você vai despender mais!
3. Organização dos dados
Estabelecer todos os itens necessários para o evento requer uma organização. Adicione os dados definidos organizados em uma planilha de controle, separada por áreas. Por exemplo:
Área: Funcionários necessários
Itens: Faxineiros, garçons, coordenadores de acesso, cozinheiros
Ao organizar a planilha, adicione os valores estimados a serem gastos em cada área. A soma dos mesmos deverá ser um pouco menor do que o valor que poderá ser gasto de fato, justamente para que você tenha uma margem de segurança caso alguma área gaste um pouco a mais ou algum imprevisto ocorra.
Ah! Deixe um espaço na planilha para colocar o total estimado e total real de cada item (assim como para cada área). Esse detalhamento ajudará no seu controle, além de permitir que você compare suas previsões e ajuste-as no próximo evento.
4. Busca por fornecedores e complementação da tabela
Chegou a hora de correr atrás dos fornecedores e colocar os valores na planilha. Pesquise pelo menos três opções e escolha aquele que te passou mais confiança, ao mesmo tempo em que possua um preço que esteja dentro do valor que você estimou. Se você acredita que o único fornecedor bom está fora do seu orçamento, não hesite: negocie ao máximo!
Cada gasto definido a partir dos fornecedores deverá ser adicionado na planilha e somado ao total. Quanto mais detalhada a planilha, melhor. No Excel é possível fazer com que a contabilidade dos valores seja automática, e é possível ainda colocar gráficos para facilitar a leitura :)
Para facilitar seu trabalho, elaboramos uma planilha de orçamento para eventos totalmente gratuita para você!
5. Resultados do orçamento do evento
No final, você terá um tabela super organizada com todos os valores estimados e reais. Você verá se houveram áreas em que gastou mais do que o estimado e em quais gastou menos. Ela será um documento para fácil visualização e para se fazer o controle: já chegou na verba total? Em qual área pode investir mais?
Faça o orçamento e não tenha medo. Baixe nossa planilha de orçamento detalhada e aproveite! Com cuidado, critério e organização, qualquer gasto é bem-vindo!
