Independentemente do segmento de evento que você está produzindo, as filas são um ponto comum entre festas, congressos, eventos esportivos e muitos outros. É algo inevitável, mas não precisa ser uma experiência ruim para seu público – principalmente porque a entrada é a primeira impressão que as pessoas terão da sua produção. E é por isso que é tão importante saber como organizar a entrada do seu evento de forma simples e prática :)
Uma entrada bonita e organizada gera expectativas de um evento de sucesso! Mas como organizar a entrada do seu evento de uma maneira funcional e rápida? Confira nossas dicas:
Como organizar a entrada do seu evento com uma boa sinalização
Direcionar o público (que está chegando em um lugar desconhecido) ao local correto é o primeiro passo para evitar uma aglomeração desnecessária.
Invista em direcionadores de filas com placas de tamanhos adequados, cores chamativas e letras grandes para fácil visualização. Não deixe de garantir uma boa iluminação e que as placas estejam bem localizadas. No caso de festas com ingressos masculinos e femininos, não esqueça de sinalizar a separação das filas para a realização da revista.
#DicaSympla: é cada vez maior a preocupação com pessoas LGBTQI+ no que tange à revista, principalmente quando os participantes não se identificam com seu gênero de nascimento. A palavra de ordem nesses casos é o respeito! Pergunte por qual gênero a pessoa gostaria de ser revistada e garanta que sua equipe de segurança esteja preparada para lidar com essas situações da forma mais correta possível :)
Como organizar a entrada do seu evento separando as filas
Uma entrada simples e sem muitas etapas sempre é a melhor opção.
Por isso, a venda antecipada é uma das melhores opções para realizar a venda dos seus ingressos ou inscrições, uma vez que ela permite um fluxo contínuo e uma validação rápida dos ingressos.
Para eventos com mais de um tipo de ingresso, o ideal é separar as filas com gradis ou unifilas. Dessa forma, cada uma dessas filas deverá ser bem sinalizada quanto ao tipo de ingresso que ela recolhe. Mas por que isso é importante?
Quando se tem pulseiras diferentes, consumação ou um público específico que irá para áreas diferentes do seu evento (como camarotes, open bar e convidados), o melhor local para separar e identificar cada participante é na fila. Assim, quando ele apresentar o ingresso, poderá ser direcionado para o local correspondente de sua compra imediatamente, evitando erros humanos, tais como a entrega errada de pulseira ou de vales-consumação.
Veja nosso exemplo:
- Fila 1: Entrada de ingressos backstage
Em geral, esses ingressos ganham pulseiras diferentes para promover um controle dentro do evento. O segurança, que ficará responsável na área de backstage área dentro do evento, irá liberar apenas as pessoas que estiverem com as pulseiras nos pulsos.
- Fila 2: Entrada de ingressos Pista
Normalmente, esses são os ingressos da maior parte do público. Sendo assim, é preciso separar mais de uma fila para este tipo de ingresso, com sua devida sinalização e maior quantidade de staff.
Caso haja bilheteria ou entrega de kits, o ideal é fazer um setor separado para evitar excesso de pessoas próximas as filas da entrada principal, para evitar aglomerações.
Como organizar a entrada do seu evento contratando seu staff
Um bom atendimento sempre é muito bem-vindo. Quem não gosta de ser bem recebido?
Para que seu público se sinta querido no seu evento, garanta um bom treinamento para todos que estarão em contato direto com os participantes, desde os seguranças, que serão o primeiro contato na revista, verificação de identidade e direcionamento das filas, até os staffs, que irão fazer a validação dos ingressos, colocar pulseiras, credenciar e entregar kits.
A dica é: contrate bons líderes para cada área! Com líderes experientes e carismáticos, há menos chances de preocupações com problemas pontuais e fáceis de resolver na própria entrada chegarem até você, permitindo uma maior concentração em outros setores do seu evento.
Como organizar a entrada do seu evento utilizando check-list
Por fim, para que tudo saia da maneira como planejou, fazer uma lista com cada item que precisa ser contratado e providenciado manterá suas ideias em ordem e diminuirá o risco de se esquecer de algo importante.
Seguindo essas dicas, a entrada do seu evento terá tudo para ser um grande sucesso! Afinal, nunca se esqueça: a primeira impressão é a que fica :)