Desempenhar o papel de um organizador de eventos pode parecer fácil para quem nunca fez essa atividade, mas realizar tarefas como busca e escolha do local perfeito, definição de quantidade de participantes, programações, contratações de equipe e serviços complementares exige um grande esforço, além de um planejamento estratégico muito bem estruturado.

O planejamento estratégico precisa ser construído com base em dados, assim, o organizador pode tomar todas as decisões mais importantes para o evento com clareza e tranquilidade. Logo, a pesquisa de mercado é a maior aliada para criar estratégias para antes, durante e após o evento, seja ele digital ou presencial. 

Afinal, ninguém tem as melhores opiniões a respeito do futuro evento do que as pessoas que pretendem participar ou já participaram dele, não é? Então, como planejar um evento centrado nas preferências do público-alvo? Vem comigo que eu te conto!

A importância de organizar um evento customer centric

Independente do mercado, para se ter sucesso em meio a alta concorrência e ganhar destaque na mente do consumidor, é fundamental investir e pensar em todos os aspectos possíveis para proporcionar a melhor experiência do cliente. Essa é a essência do customer centric (cliente no centro).

A premissa de se ter uma organização visando o customer centric é gerar valor genuíno para o cliente por meio do que oferecemos. Sendo assim, as chances de um evento 100% customer centric ser um grande sucesso e satisfazer os participantes são bem altas, concorda?

A partir do momento que o público-alvo é identificado, é necessário descobrir quais são suas preferências, hábitos, dores e desejos. Isso para que seja possível desenvolver estratégias de comunicação durante toda a jornada de contato, bem como definir as melhores atrações, apresentações, atendimentos, materiais complementares, buscar, criar ou adaptar o ambiente do evento e outras propostas semelhantes que realmente agreguem valor ao público e, assim, gerar uma boa taxa de retorno e satisfação.

Por ser uma experiência sensorial de pouca frequência, as experiências obtidas por meio de eventos tendem a ser ainda mais marcantes para os presentes, sejam elas boas ou ruins. 

Por conta disso, estratégias de customer centric utilizadas em eventos precisam ser ainda mais refinadas e organizadas com base em opiniões reais dos participantes a partir de uma pesquisa digital. 

Como o dia a dia de um organizador de eventos tende a ser bastante atarefado, a agilidade na conclusão de processos é uma grande vantagem. Sendo assim, a pesquisa digital é a ferramenta mais adequada por ter um grande potencial de alcance de pessoas em menos tempo, baixo custo e por possuir diversos modelos de questionários que fornecem dados necessários para todas as etapas do evento. Quer ver?

Como posso usar a pesquisa digital no pré-evento?

Os dados fornecidos por meio de uma pesquisa pré-evento praticamente definem todas as grandes decisões que serão tomadas na execução completa do evento.

É necessário conhecer muito bem todas as preferências dos participantes para decidir fatores básicos, como:

  • modelo de convites ou modelo de aquisição de ingressos; 
  • tom de voz na comunicação;
  • identidade visual adequada para peças de divulgação;
  • planejamento de cardápios;
  • temas a serem abordados;
  • melhores dias e horários; 
  • locais e plataformas de transmissão acessíveis caso o evento seja digital;
  • e até mesmo o valor mais aceitável de acordo com a proposta que está sendo oferecida e percebida pelo público-alvo.

Uma das grandes vantagens da pesquisa digital no pré-evento é a possibilidade de pedir para o respondente fazer avaliações até mesmo de imagens, como layouts de convites ou ingressos, possíveis itens de decoração do evento, brindes e tudo o que estiver conectado à identidade visual escolhida. Dependendo das respostas recebidas, é possível fazer alterações com base no que o público ache mais atrativo.

Além disso, quando falamos sobre formatos de eventos, principalmente considerando o boom dos eventos digitais, é possível explorar com o público a possibilidade e aceitação de ferramentas, inovações e tecnologias emergentes nesse meio, como o uso de hologramas, espaços virtuais que simulam lugares reais, avatares interativos, e muitos outros!

Dessa forma, fica evidente que a pesquisa pré-evento costuma conter questões simples, mas que podem ajudar a descobrir todas essas preferências sem cansar o possível participante, afinal, eles são os que mais desejam que o evento os agrade e seja um sucesso. 

Depois que você receber essas informações, é hora de colocar as mãos à obra e começar a planejar o grande dia.

E como utilizar a pesquisa digital no pós-evento?

Muitas vezes, só percebemos se gostamos ou não gostamos de algumas coisas após experimentá-las, e com eventos isso não é diferente. Depois de tanto tempo planejando os mínimos detalhes e colocando tanta expectativa no pré-evento e no durante, é comum que o pós-evento acabe ficando um pouco de lado.

Seja positivo ou negativo, receber feedbacks que possibilitam medir a satisfação e entender a melhor forma de aplicar as opiniões dos participantes a respeito do evento, é uma grande oportunidade para aprimorar cada vez mais os eventos que serão realizados no futuro. 

Tipos de perguntas

Por exemplo: após realizar uma pesquisa de satisfação e perceber que os participantes não gostaram das configurações do chat da plataforma utilizada para a transmissão, futuramente você poderá buscar por uma nova, que atenda tanto aos seus critérios e budget, quanto às preferências de interação entre o público que irá assistir.

Outras questões que podem e devem ser investigadas:

  • identificar se as atrações ou palestrantes agradaram os participantes;
  • saber se o tipo de conteúdo atendeu às expectativas;
  • entender se a estrutura foi adequada;
  • identificar se a duração do evento foi suficiente;
  • descobrir o que faltou para o evento ser ainda melhor;
  • saber o que os participantes gostariam de ver/ouvir no futuro;
  • e o que mais a necessidade do seu evento trouxer de questionamentos.

As perguntas que podem ser feitas dependem do tipo do evento oferecido e de qual foi o seu objetivo, mas mesmo assim, existem pesquisas digitais mais gerais que se encaixam em todo tipo de evento e modelos de questionários prontos focados em avaliação da satisfação e melhora da experiência dos seus convidados, como os que a MindMiners disponibiliza, que facilitam muito essa etapa para o organizador.

Aliás, é importante ressaltar que além de coletar esse feedback dos participantes, também é interessante ouvir a opinião de patrocinadores, palestrantes e outros colaboradores internos do evento. As opiniões de quem observa internamente a execução das ações e processos que envolvem o evento também são muito valiosas.  

Agora, parece impossível pensar em um bom planejamento e organização de eventos sem ter as preferências e opiniões reais dos participantes no centro de todo o planejamento, certo? A utilização da pesquisa digital e da estratégia de customer centric para auxiliar os processos e as tomadas de decisão, além de ser uma excelente forma de economizar tempo e dinheiro, também conseguem trazer segurança e confiança ao organizador de que seus próximos serão um sucesso!

Este texto foi escrito pela MindMiners, uma empresa de tecnologia especializada em desvendar o comportamento humano. Com a plataforma de human analytics, você encontra a solução ideal de pesquisa para o seu desafio e a resposta certa para as perguntas que você tem sobre o seu consumidor.