O acesso simplificado a uma grande quantidade de dados nos permite tomar decisões fundamentadas, evitando o risco de escolhermos por simples achismo. E como todo tipo de projeto, também é preciso utilizar os dados a nosso favor para a tomada de decisões na gestão de eventos :)

Mas, como escolher os dados certos para organizar um evento data-driven (guiado por dados)? Onde é possível encontrar estas informações e qual a melhor forma de analisá-las?

Reunimos a seguir, alguns dos principais dados que você pode utilizar para tomar melhores decisões durante a gestão do seu evento, além de como você pode utilizá-los em uma série de situações bastante comuns. Confira:

Dados que apoiam o planejamento do evento

Estes dados podem ser bastante úteis e podem começar a ser aplicados antes da divulgação e venda de ingressos, ainda na fase de planejamento do evento. Também podem ser aplicados durante a divulgação do evento – para ajustar as estratégias de venda de ingressos  – e após o fim do evento, para ajudar na análise do impacto das vendas realizadas em relação a suas metas do ano.

A falta de planejamento e acompanhamento das vendas do seu evento pode gerar prejuízos e resultados inesperados. Poucos participantes, uma divulgação não direcionada ao público-alvo e a não adaptação das estratégias de divulgação ao longo das vendas são exemplos que podem contribuir para isso.

Então, como faço para criar estrategicamente um evento? Além de observar atentamente o que seu público gosta e os eventos que estão acontecendo no mercado, um bom caminho é entender o seu histórico como organizador. Isso mesmo! Se você já organizou alguns eventos, a partir dos resultados obtidos no passado, é possível tomar decisões mais acertadas em eventos futuros.

Procure dados e reflita sobre questões como:

  • Quais eventos foram mais bem sucedidos em vendas?
  • Quais foram as decisões tomadas em relação aos eventos que não tiveram o mesmo sucesso?
  • Em que período do ano tive a melhor e a pior venda de ingressos?
  • Quais datas e sazonalidades podem afetar o sucesso do meu evento?

Essas perguntas podem te guiar em uma escolha mais assertiva do perfil do seu próximo evento :)

#DicaSympla: Como divulgar um evento: 8 dicas indispensáveis para colocar em prática

Dados que apoiam a divulgação dos meus eventos

Se você já passou pela etapa do planejamento do evento e já está com ele publicado, o foco agora é a gestão das vendas. Sabe aquela ansiedade de tentar vender ingressos o mais rápido possível? Os dados também podem ajudar nessa etapa :)

Para otimizar as vendas, é importante conhecer bem o perfil do seu público, além de levantar dados sobre o comportamento de vendas de eventos anteriores. Busque entender como seus clientes tomam a decisão de compra de ingressos para eventos, quais fatores influenciam nessa tomada de decisão o que é atrativo ou não para eles e qual jornada estão percorrendo até finalizar a compra. Outros dados importantes a serem analisados são:

  • Quais dispositivos são utilizados para a compra de ingressos (computador ou celular)?
  • Quais são os compradores mais recorrentes dos seus eventos?
  • Qual é o ticket médio que o seu público investe no seu evento?
  • Qual o melhor horário para o público realizar suas compras?
  • Como os participantes estão chegando até a página do seu evento?
  • Como os descontos influenciam as compras do seu público?

Esses dados fazem muita diferença. Por exemplo, ao saber em quais horários a venda de ingressos foi maior, você pode definir estrategicamente o horário de início de campanhas de marketing, ações de taxa zero, descontos e anúncios dos últimos ingressos antes de uma virada de lote, por exemplo.

Agora, se você sabe em que dispositivo o seu público mais efetiva a compra de ingressos dos seus eventos, você pode fazer campanhas voltadas para este meio, simplificar o formulário de inscrição para facilitar as vendas, etc.

Para simplificar a coleta de dados e o levantamento de métricas, é possível integrar o Google Analytics 4 aos seus eventos. 

Outra ferramenta que pode te apoiar é a Dashboard Sympla. Ela garante que o produtor tenha uma visão completa das vendas, da receita e do comportamento do público. Em um único painel, você acompanha tudo o que importa, sem precisar cruzar planilhas ou depender de relatórios demorados. 

Conheça a Dashboard Sympla e saiba como ela pode ajudar o seu evento a vender mais ingressos.

Para te ajudar a conhecer melhor seus clientes, a Sympla também possui a funcionalidade de UTM nas páginas de eventos. Essa é uma forma de acompanhar o caminho que seus compradores fizeram até chegar no seu evento. Além disso, você também pode baixar uma planilha de dados personalizados de UTM, o que será essencial para alavancar o desempenho das suas campanhas e aprimorar sua divulgação. 

Dados que apoiam a análise de resultados após o evento

Mesmo depois que você já vendeu os ingressos e passou pela adrenalina do dia do evento, os dados continuam podendo te auxiliar. Neste momento, o foco é analisar os resultados do evento, sejam eles financeiros, de satisfação, de qualidade e produção. 

Para isso, você pode levantar dados totais e relativos da venda de ingresso, comparar o número de ingressos comprados com o número de check-ins efetuados no dia, além de dados qualitativos do evento, como a satisfação dos participantes. Busque refletir sobre quais foram os pontos positivos, as melhores práticas da equipe e os pontos negativos que será preciso melhorar para as próximas edições do evento.

Também é interessante analisar qual foi o impacto deste evento no seu histórico como organizador:

  • Quais métricas foram impactadas por esse evento?
  • Ele aumentou, manteve ou diminuiu médias que você tinha anteriormente?
  • Ele teve mais ou menos sucesso comparado aos eventos anteriores?

Essa comparação com eventos anteriores e com o histórico total pode ajudar a trazer uma perspectiva na análise dos resultados de um evento. Afinal, dados isolados são difíceis de ser interpretados. Vender 200 ingressos em um mês é bom? Esse número pode ser motivo de comemoração para alguns organizadores e de completo desespero para outros – tudo depende do contexto e histórico.

#DicaSympla: Lista de Interesse: reúna interessados no seu evento antes da abertura

Onde encontrar dados sobre os meus eventos? 

Acompanhar e analisar os dados de um evento pode parecer difícil – mas estamos aqui para simplificar essa tarefa.

Com o seu evento na Sympla, você acompanha os resultados dos seus eventos diariamente na Dashboard. Seja você um iniciante no universo na produção de eventos ou um organizador experiente. A Dashboard conta com uma interface intuitiva e reúne tudo o que você precisa para agir rápido e com segurança.

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