Ao lidar com pessoas, em especial as de diferentes áreas e interesses, é muito importante  saber se comunicar bem. Mas, o que torna uma pessoa uma boa comunicadora? É ter extroversão, ótima retórica, segurança? Mais do que tudo isso, para se comunicar bem é preciso ver o outro, ter empatia e mostrar abertura para o diálogo.

Quais habilidades um produtor de eventos deve ter ao se comunicar? Confira nossas dicas de comunicação e saiba como passar a sua mensagem de um modo mais eficaz, tanto para o seu público-alvo como para as pessoas que estão trabalhando com você. Você vai ver que ficará muito mais fácil planejar e organizar um evento de sucesso :) 

1. Saiba quem é o seu público

Imagine-se explicando o que é uma rede social para sua sobrinha de cinco anos e para a sua avó de 80. Você usaria os mesmos termos em ambas as explicações? Você faria as mesmas analogias, demoraria o mesmo tempo, usaria os mesmos recursos? Provavelmente não, né?

Seja se comunicando com o público do seu evento ou com colegas e fornecedores, tudo fica muito mais fácil quando o que você diz faz sentido para a outra pessoa. Afinal, para gerar interesse e ação, é preciso que a sua mensagem seja compreendida.

Mas, como é possível conseguir isso? Uma das dicas de comunicação mais eficientes é entender quem é o seu público e com quem você está falando. Dessa forma, você pode adequar a mensagem para o público que você deseja atingir, e a sua comunicação fará sentido e poderá gerar conexão. 

2. Escute de verdade

Como saber o que faz sentido no mundo do outro? Ouvir de verdade é a melhor resposta para isso.

Saber ouvir também é uma importante dica de comunicação – mas ouvir nem sempre é uma tarefa fácil. No mundo de hoje, e na correria do dia a dia (na correria que é produzir um evento!) não queremos ouvir se não for para resolver. Mas acredite: ouvir de verdade e com atenção economiza tempo e evita desentendimentos e falhas de comunicação.

E qual a maneira certa para escutar de verdade? Olhando nos olhos, perguntando, buscando entender, sem interromper ou propor soluções logo de cara. Ao fazer isso, você conhece melhor a outra pessoa e também já valida o que ela entendeu sobre as suas colocações e o que ainda ficou confuso :)

3. Contextualize, sempre

 Sabe quando enviamos um e-mail com PSC (para o seu conhecimento)? Pois é, às vezes uma frase já é suficiente para que sua mensagem seja entendida com mais clareza. Faz toda a diferença escrever uma linha contextualizando e reforçando o que espera que a pessoa faça com a informação sendo comunicada.

Além disso, quando você contextualiza o outro sobre a razão do seu evento e sobre o que você espera dele, fica mais fácil para ele se envolver e se identificar com o que está sendo proposto.

4. Expresse seus desejos de forma clara

De muitas dicas de comunicação, grave esta: o óbvio não existe. Este é um dos mantras dos bons comunicadores. Evite presumir que a outra pessoa sabe o que fazer, sabe para onde ir ou sabe o que vai acontecer.

Tanto na comunicação interpessoal quanto na própria comunicação do seu evento, é importante ter o cuidado de deixar claro o próximo passo, e o que você espera que a pessoa faça. Muitas vezes, estruturar um roteiro, mesmo que bem simples, ajuda a ter essa visão mais completa do que você quer, o que facilita muito a comunicação.

5. Assuma seus erros

Que raiva sentimos quando erramos, não é mesmo? Para quem é perfeccionista, então, é a morte. Mas vamos lá: tudo bem cometer um erro. Seja no convite, na venda de ingressos, na divulgação ou no evento em si. E está tudo bem se outra pessoa, que não você, identificar esse erro. Não entre na defensiva, não parta para o ataque, não se esconda com vergonha. Simplesmente assuma: “sim, eu errei, mas vou arrumar. Agradeço o cuidado em me comunicar”.

Ao fazer isso, você reduz tensionamentos e se mostra uma pessoa segura e aberta ao diálogo, ao conhecimento e à contribuição dos outros. Assim, você cria uma comunicação humanizada e que transforma – para melhor – a sua relação com as pessoas no seu ambiente pessoal e profissional :) 

Agora que você já sabe quais são as principais dicas de comunicação para quem está organizando um evento, que tal colocá-las em prática no planejamento e na divulgação da sua produção? 

Este conteúdo foi escrito por Paula Aftimus, gerente de conteúdo da La Gracia, consultoria de comunicação humanizada.