Como produzir uma festa de Carnaval: 10 dicas indispensáveis

É fato: o Carnaval é o feriado queridinho do Brasil e é um período de muitas oportunidades para quem produz eventos. Por isso, é preciso saber como produzir uma festa de carnaval completa, pensando na segurança e – é claro – na diversão dos participantes.

Neste tipo de evento, podemos afirmar que o preparo pode até ser dobrado, dependendo do porte e do local de realização da festa. Por isso, continue a leitura para ver dicas sobre: 

• orçamento;
• escolha do local da festa;
• alvará do evento;
• definição das regras de consumação;
• blocos de rua;
• decoração de Carnaval;
• atrações musicais;
• venda de ingressos;
• divulgação;
• ações promocionais personalizadas.

1. Fique atento ao orçamento disponível

Alguns eventos podem ter proporções gigantescas, como é o caso dos carnavais do Rio de Janeiro, São Paulo, Salvador e Belo Horizonte. Mas mesmo nas festas menores em locais fechados, se não houver um controle preciso dos gastos, todo o planejamento pode ir por água abaixo.

Aqui, a principal dica é produzir um evento com atenção extrema ao orçamento, fazendo o controle de tudo em uma planilha oficial. Número de ingressos vendidos, despesas com locação, segurança, limpeza, bebidas, atrações, documentações etc. Tudo isso deve ser organizado e documentado de forma clara, para evitar prejuízos e confusões na hora do fechamento financeiro do evento.

#DicaSympla: Faça o download das nossas planilhas para planejamento de eventos e tenha um controle rígido desde o momento do orçamento, check-list dos fornecedores até o controle financeiro com um borderô.

2. Pesquise tudo sobre o local da festa de Carnaval

Como definir o local ideal para o evento? Carnaval é o tipo de festa que não tem muito padrão para acontecer: pode ser na rua, no clube, em casa, no sambódromo, na escola, na casa noturna e até no parque. Por isso, a escolha do local irá depender da proposta do seu evento. 

Se você desejar uma grande atração tocando, por exemplo, precisará de um local com boa acústica e sonorização, além de espaço suficiente para o palco e seus equipamentos. É essencial levar em consideração o espaço para as áreas de retirada de bebidas e comidas, além dos banheiros e áreas de movimentação do público.

A tradição do local também ajuda a atrair ou afastar participantes, o que se torna um aspecto decisivo ao escolher onde fazer sua festa de Carnaval. Por isso, pesquise o histórico de eventos do local e entenda se aquele espaço é compatível com o público-alvo do seu evento.  

Além disso, não se esqueça de analisar a estrutura geral do local, como seu estado de conservação (pintura, piso, rede elétrica e de água), acesso para pessoas com mobilidade reduzida, entre outros. Assim você garante que todos possam participar com tranquilidade e conforto \o/

3. Solicite o alvará do evento com antecedência

Festas com grande concentração de pessoas precisam de alvarás de funcionamento para poderem acontecer, como dos bombeiros, da vigilância sanitária e da prefeitura. Por isso, pesquise junto à prefeitura da cidade quais são as exigências legais para fugir do risco da festa ser interditada ou proibida. 

No caso de eventos em locais públicos, cidades históricas e parques, por exemplo, a atenção deve ser redobrada. É necessário verificar questões como fechamento de ruas e policiamento para garantir a segurança de todos os participantes.

O requerimento do alvará deve ser feito com antecedência pois, apesar de não ser tão difícil consegui-lo, o processo pode ser burocrático. O documento leva entre 15 a 40 dias para ficar pronto, dependendo do tipo e tamanho do evento. Este prazo e outras regras também variam de acordo com cada município.

#DicaSympla: acesse nosso guia completo sobre alvará para eventos para não correr riscos ao produzir uma festa de Carnaval :)

4. Defina como funcionará a consumação da festa

Alguns clubes e produtores optam por festas open bar, nas quais o valor do ingresso cobre toda a consumação do participante. Neste caso, selecione as bebidas que estarão inclusas e deixe essa informação clara no ingresso, no bar e nos outros materiais de divulgação do evento. É importante que tudo esteja no contrato, para que não surjam custos extras ao organizador ou aos participantes.

Se houver comercialização de bebidas, fique atento à procedência dos produtos e cheque os alvarás dos fornecedores. Dois pontos são importantes em qualquer tipo de festa: manter as bebidas devidamente geladas e providenciar um local de refrigeração eficiente, e adequar a oferta de bebidas ao estilo do evento e perfil dos convidados. E lembre-se: em matinês de crianças e adolescentes, não coloque bebidas alcoólicas à disposição!

#DicaSympla: Saiba como produzir uma festa Open Bar

5. Organize blocos e garanta o engajamento dos convidados

As festas nas ruas das cidades brasileiras são famosas por seus blocos animados, e até clubes particulares têm aderido cada vez mais à organização dos foliões. Os blocos de Carnaval geralmente são caracterizados por um tema e uma identificação, que pode ser por abadás ou fantasias de um tema específico, por exemplo.

Para organizar um bloco de rua, é necessário pedir autorização à prefeitura. Apresente a previsão de público, horário, a data na qual o bloco desfilará e a pretensão de trajeto a ser percorrido. Essa parceria com a prefeitura da cidade pode garantir o apoio do departamento de trânsito na interdição das ruas e até o fornecimento de banheiros químicos no dia do evento. 

No caso de festas em locais privados, o importante é manter a animação do bloco com marchinhas, músicas de carnaval e instrumentos musicais durante todo o tempo.

Cabe destacar que, não importa se os foliões estarão na rua ou em ambientes fechados, você deve estar atento à segurança. Por vezes, a prefeitura local pode fornecer policiamento e equipes maiores, então não deixe de se certificar sobre isso antecipadamente. 

Mas para eventos fechados, contrate uma equipe de profissionais para garantir a segurança da festa, incluindo ambulância e suporte do corpo de bombeiros para eventuais acidentes que possam acontecer.

6. Capriche na decoração de Carnaval

Mesmo que boa parte da decoração de Carnaval acabe ficando por conta das próprias fantasias e adereços carregados pelo público, é importante também construir um ambiente que contribua com o clima! 

Principalmente para as festas de Carnaval em ambientes fechados, a decoração ajuda a garantir o encantamento do público presente. São dicas clássicas: 

• Tecidos coloridos;
• Confete;
• Serpentina;
• Luzes neon;
• Máscaras.

É bom lembrar que desde festas fechadas até um bloco carnavalesco específico, a decoração pode respeitar as cores do abadá. É interessante combinar a estética da sua festa com a identidade visual que você construiu. Assim, as pessoas irão reconhecer o evento com mais facilidade pelos próprios elementos visuais :)

7. Atenção para as atrações musicais

Carnaval é uma das festas mais musicais que existem. Por isso, não dá para deixar essa parte desafinar: equipamentos sonoros, estrutura do palco, iluminação e artistas precisam estar em perfeita harmonia! 

Para isso, verifique o seu orçamento e defina o quanto poderá ser gasto nesta área, que deve ser prioridade. A partir disso, entre em contato com músicos, bandas e DJ’s e discuta cachês e outras exigências. Definidos, firme um contrato com cláusulas que protejam a organização do show em caso de contratempos e garantam a apresentação dos artistas contratados.

E por falar em imprevistos, de nada adianta contar com uma atração excepcional na festa se a estrutura do evento e os equipamentos não são adequados. Verifique quais são as condições necessárias de iluminação e som e garanta a continuidade da música com geradores. Eles são indispensáveis, pois a falta de energia pode fazer com que a festa acabe, gerando uma grande insatisfação por parte do público.

#DicaSympla: Conheça os imprevistos mais comuns em eventos musicais e como passar por eles

8. Foque na venda de ingressos

A venda ou distribuição de ingressos é uma das partes mais importantes da preparação do evento. Seja ele pago ou gratuito, é importante fazer com que sua página tenha a cara da sua festa para que ela alcance o público certo, não é mesmo? Para isso, você deve criar uma identidade visual única, combinando elementos que transmitam a ideia que você deseja passar para o seu público.

Com a venda de ingressos online, você e o seu público contam com diversas vantagens:

• Gerenciamento em tempo real da venda de ingressos;
• Formas de pagamento variadas (crédito, débito online e boleto bancário, por exemplo);
• Mudança de lote automática;
• Criação de códigos de desconto e links promocionais;
• Vendas disponíveis simultaneamente em todos os lugares do Brasil.

Caso você opte também por ter pontos de venda físicos, não se esqueça de colocá-los em locais estratégicos, como em lojas, espaços comerciais e bilheterias que seu público-alvo costuma frequentar.

#DicaSympla: Essas e outras vantagens você obtém ao utilizar a Sympla como plataforma de gestão de venda ingressos para o seu evento de Carnaval :) 

9. Invista na divulgação da festa de Carnaval

Para que sua festa de Carnaval seja incrível, não basta apenas ter uma produção bem feita – você precisa fazer com que ela chegue até seu público-alvo. Por isso, é essencial estudar diversos meios de divulgação e escolher os que têm mais a ver com o seu público. 

Antes de decidir como divulgar, responda às perguntas:

• Qual é a faixa etária do público que quero atrair?
• Em quais redes sociais ele está?
• Como ele se comunica nestas redes?
• Quais locais físicos ele frequenta?
• Quais são os eventos concorrentes ao meu?

Como o Carnaval é um evento mais focado no público jovem e adulto, as redes sociais são a melhor escolha! Você pode investir em anúncios e mídia paga, como o impulsionamento de posts no Instagram e no Facebook, ou utilizar promoters que divulguem para sua própria rede de contatos, por exemplo.

Além das mídias online, você pode também preparar materiais como panfletos e flyers para distribuir em locais que o seu público frequenta – como bares e casas noturnas. Porém, é importante lembrar que pode ser mais difícil mensurar o sucesso de estratégias de divulgação offline como essa.

Independentemente das suas estratégias escolhidas para divulgação, fique atento ao timing! Comece a divulgar sua festa de Carnaval o quanto antes, para criar expectativa e engajar seu público. Você pode soltar pequenos teasers ou até mesmo um comunicado antecipado no estilo Save The Date, avisando para que reservem um espaço na agenda em determinada data e horário para o seu evento.

#DicaSympla: Passe longe desses 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento!

10. Prepare ações promocionais

Nossa última dica é uma estratégia para fidelizar e encantar seu público antes, durante e após o evento! E, ao contrário do que seu nome sugere, ela pode ser muito mais do que apenas fornecer descontos em ingressos.

Criar ações promocionais é uma ótima maneira de gerar valor ao seu evento e fazer com que os participantes se tornem promotores dele, levando outras pessoas da sua rede de contatos para as próximas edições.

Para aumentar a divulgação e cativar o público da sua festa de Carnaval, você pode utilizar algumas das nossas sugestões abaixo como inspiração:

• Distribua brindes para promoters ou primeiros compradores;
• Ofereça desconto em ingressos para os aniversariantes;
• Sorteie ingressos pelas redes sociais;
• Compartilhe vídeos de divulgação nas redes sociais;
• Promova uma hashtag para a sua festa, como #BloquinhoDoVerão;
• Crie um espaço instagramável para que seu público poste fotos no seu evento.

Utilizando ações como essas para promover sua festa, você conseguirá atrair novos clientes pela própria divulgação dos participantes, além de proporcionar uma experiência ainda mais prazerosa para o seu público!

Por fim, como organizador, você deve prezar sempre pela diversão e segurança dos foliões, mas não pense que este trabalho será sinônimo de chateação.

Pronto para a folia? Então crie com a Sympla um hotsite personalizado para divulgar e vender os ingressos da sua festa de Carnaval!