Muitas vezes, o transfer para eventos acaba sendo um serviço subestimado pelos organizadores. Mas você sabia que esse pode ser um diferencial importante para suas produções? 

Com organização e planejamento, é possível agregar ainda mais valor ao evento e facilitar a locomoção e o acesso do público. Quer saber como colocar essa ideia em prática? A Sympla listou diversas dicas neste post, confira! 

O que é transfer?

O serviço de transfer ou translado, consiste no transporte personalizado de pessoas de um ponto a outro. Ele pode ser oferecido, por exemplo, por um hotel, para levar e trazer seus hóspedes do aeroporto ou rodoviária com mais conforto e comodidade. 

No contexto de eventos, o transfer é oferecido para facilitar o acesso dos visitantes ao local. Nesse cenário, ele pode partir, por exemplo, de rodoviárias, estações de metrô ou outros locais determinados que sejam de fácil acesso para um grande número de pessoas.

Por que oferecer serviço de transfer em eventos?

Ter disponível um serviço de transfer no seu evento pode ser um diferencial muito interessante para garantir mais público. Esse tipo de benefício é válido, principalmente, quando o local da produção não tem um acesso tão simples por transporte público. 

Dessa forma, o transfer facilita a chegada e o retorno dos participantes, tornando o trajeto mais cômodo e confortável. Essa também é uma alternativa interessante para garantir mais segurança ao público em eventos noturnos ou em regiões mais afastadas e desertas. 

Como organizar transfer para eventos?

Está pensando em oferecer esse serviço como um atrativo para os participantes da sua próxima produção? Então, é importante pensar em tudo com um bom planejamento, para garantir que as viagens ocorram bem e realmente facilitem o acesso ao local. 

A seguir, a Sympla listou alguns pontos de atenção na hora de organizar um transfer para eventos, confira! 

Funcionamento do serviço

O primeiro passo é definir como vai funcionar esse serviço. O valor já estará embutido no preço do ingresso, ou será um adicional vendido à parte? Caso opte por vender o serviço, lembre-se de incluir uma página de vendas com todas as informações necessárias. 

Tamanho da frota

Também é interessante estipular a quantidade estimada de pessoas que precisarão do serviço para determinar o tamanho da frota. Nem todo o público vai preferir utilizar o transfer, muitas pessoas acabam optando pelo transporte de carro. Por isso, é indicado ter uma estimativa, realizando pesquisas de interesse. 

Lembre-se que é importante oferecer um número maior de assentos do que a estimativa de pessoas. Dessa forma, você consegue suprir a demanda e tem uma margem para acompanhantes. 

Experiência do usuário

O transfer, muitas vezes, acaba sendo o primeiro contato do público com o evento. Por isso, essa etapa também precisa ser avaliada com cuidado para garantir uma boa experiência do usuário. 

Em dias quentes, por exemplo, assegure-se de que os veículos terão ar condicionado ou ventilação. A música ambiente também pode favorecer um clima de descontração e deve ser variada, para agradar a todos os gostos. Além disso, é válido ficar atento se os veículos oferecem acessibilidade para pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida.

Fornecedores e prestadores de serviços

A escolha dos fornecedores e prestadores também deve ser feita com cuidado, para garantir uma frota segura, confortável e pontual. A dica é buscar referências, pedir indicações e formalizar tudo em contrato. 

Lembre-se, também, de verificar se o espaço reservado para o evento já não oferece o serviço de traslado. Nesse caso, o produtor pode economizar e ainda garantir um serviço confiável. 

#DicaSympla: Fornecedores de eventos: tudo o que você precisa saber

Pontos, rotas e horários de embarque

Outro ponto que precisa ser avaliado com cuidado são os pontos de partida. Não faz sentido oferecer um transfer se ele, por exemplo, parte de um local de difícil acesso para a maioria do público. Assim, tente escolher áreas movimentadas, onde as pessoas consigam chegar facilmente de carro, metrô, trem e ônibus. 

Defina também as rotas que serão feitas, priorizando caminhos com menos trânsito, e os horários de embarque. O ideal é que o transfer não chegue muito em cima do horário de início do evento. Assim, as pessoas terão tempo de realizar o credenciamento com calma.  

Cuidados básicos

Por fim, assegure-se de alguns cuidados básicos para garantir o sucesso do seu serviço de transfer:

  • Evite a superlotação;
  • Garanta que os horários estipulados sejam seguidos;
  • Cheque antecedentes criminais no caso de contratação de profissionais autônomos;
  • Confira se os veículos e motoristas estão em regularidade com as normas de trânsito e a legislação;
  • Avalie a limpeza e o estado de conservação dos veículos da frota;
  • Invista em sinalização, para que os participantes encontrem os veículos facilmente;
  • Tenha um plano B, para caso o serviço falhe. 

#DicaSympla: Medidas de segurança essenciais para um evento acontecer

Já tinha pensado em oferecer transfer para eventos? Como viu, essa é uma opção interessante que pode agregar valor às produções e facilitar o acesso do público. Contudo, é preciso organizar o serviço com antecedência, para proporcionar uma experiência perfeita.

 A Sympla ajuda você a garantir toda a visibilidade e organização que suas produções merecem. Acesse o site e confira como podemos te ajudar! ?