A organização de eventos, assim como outros projetos, necessita de um planejamento básico que envolva toda etapa de produção, desde o pré até o pós-evento. Contudo, a busca pela melhoria contínua dos resultados obtidos também é muito importante para firmar, diante do mercado, uma produtora ou evento de sucesso – afinal, quem não quer vender mais, divulgar melhor, aumentar seus lucros? E é pensando nisso que hoje vamos explicar um pouco mais sobre a metodologia PDCA para eventos!

O que é o método PDCA para eventos?

O ciclo PDCA foi idealizado por estatísticos americanos na década de 50, e o método ficou mundialmente conhecido como um ciclo de melhoria contínua para alcance de resultados. Para entender como aplicar o método para alcançar melhores resultados para seu evento, é importante saber que ele é dividido em quatro etapas que nomeiam o ciclo: P (plan ou planejamento), D (Do ou execução), C (Check ou verificação) e A (Action ou atuação corretiva).

O PDCA pode ser aplicado para manutenção de processos (meta padrão), para melhorá-los (meta de melhoria) ou para o planejamento de novos produtos. Se você já é um produtor de eventos, pode aplicar o método para alcançar mais vendas de ingressos, por exemplo.

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Como aplicar o método PDCA para eventos?

A primeira etapa do ciclo é a letra P (Planejar), onde costumamos dizer que é o P da “paciência”. Isso significa que a primeira etapa é a preparação para todas as etapas seguintes e, se bem feita, a garantia da eficácia futura do ciclo todo, já que é nesse momento que coletamos todas informações necessárias para o método.

Na fase Plan do ciclo PDCA é importante procurar meios para melhorar seu evento, tais como:

  • Qual o meu objetivo específico organizando esse evento? (meta)
  • Qual o prazo de execução, ou tempo até a data prevista para o evento? (quando)
  • Quais recursos necessito para tirar o evento do papel? (como)
  • Quem são as pessoas essenciais para organizar a pré-produção do meu evento? (quem)

Recomendamos que o ciclo PDCA seja construído com todas as pessoas que serão diretamente envolvidas na produção do seu evento, pois elas irão ajudar através de diferentes percepções e opiniões, ok?

Entretanto, estudiosos reforçam que o método tem um segredo: estabelecer um bom Plano de Ação para toda meta de melhoria! E, por isso, a etapa de planejamento é subdividida em 4 fases:

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A primeira fase, identificação do problema e definição da meta, reforça a importância do entendimento e conhecimento do seu evento. A identificação adequada de qualquer problema que a produção do seu evento possua contribuirá para um aumento da eficácia da solução dele – lembrando que todo problema é constituído pelo fator “causa” e “contramedida”.

Após a descoberta e entendimento do problema, o próximo passo é a definição da meta, sem esquecer que ela deve ter um objetivo (o que você quer), um prazo (até quando você quer) e um valor (mensuração do número da meta), como pode ser visto no exemplo abaixo:
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O próximo passo é a análise de fenômeno, conhecida também como “observação do problema”. O objetivo desta fase é investigar as características do problema com um visão ampla e sob vários pontos de vista, além de tentar desdobrar o problema geral em problemas menores e específicos. Existem 4 formas de estratificar um problema:

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#DicaSympla: uma ferramenta muito utilizada nesta fase é o Gráfico de Pareto. Com ele, todas as informações são estratificadas do problema maior para as especifidades dele, permitindo que você concentre esforços para resolver problemas vitais da produção do seu evento. O criador dessa metodologia, Wilfreto Pareto, afirma que 80% dos efeitos de qualquer problema estão em 20% das causas.

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Estratificado o seu problema, entramos na terceira fase da etapa de planejamento: a análise do processo, que pode ser iniciada com a pergunta “por que o problema acontece?”. Nela são descobertas as principais causas pertinentes ao problema em análise, e deve-se analisar o processo investigando as causas que o originaram. Essa fase também permite que o processo de decisão seja baseado em fatos e dados.

Para entender melhor quais são as causas do problema da produção do seu evento, você pode utilizar das seguintes etapas de compreensão:

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O Brainstorming é o momento que você vai conceber a soma dos problemas isolados. Nesta fase, você deve se reunir com as pessoas envolvidas na produção do evento e, juntos, identificarem as causas – e não soluções – dos problemas. Outra forma, também utilizada para auxiliar na identificação das causas, é a Espinha de Peixe (Diagrama de causa e efeito – Ishakwa), exemplificada abaixo:

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É interessante, no momento do brainstorming, fazer o desenho da espinha de peixe e associar as causas apontadas em cada uma das medidas. Após elas serem identificadas, os 5 porquês entram para conseguir estratificar a causa principal em causa raiz. A causa raiz será, então, insumo para a criação do Plano de Ação (em alguns momentos, é preciso priorizar as causas com maior impacto e frequência, ok?).

Ao término da análise do processo, entramos para a última fase da etapa P: a criação do Plano de Ação, onde as causas prioritárias são encaminhadas para serem utilizadas na construção dele. Essa fase é a que coloca a gestão das melhorias da produção do evento em movimento e, portanto, é muito importante ter disciplina e foco para estruturá-lo. Recomendamos, para isso, utilizar as etapas do 5W2H:

  • What/O quê? – O que será feito – Qual é ação de fato;
  • Why/Por quê? Porque será feito – Por quê da ação;
  • Where/Onde? Onde será feito – Onde irei executar a ação;
  • When/Quando? Quando será feito – Data de término da ação;
  • Who/Quem? Por quem será feito – Quem irá executar a ação;
  • How/Como? Como será feito – Quais etapas para alcançar a ação;
  • How much/Qual o custo? – Quanto vai custar ou qual retorno esperado da ação.

Muita coisa só na primeira etapa, não é mesmo? Mas, no final das contas, tudo o que explicamos até aqui pode ser resumido como na imagem abaixo, que representa as fases da etapa de planejamento:

Ufa! Finalizamos o Plan (Planejar) e agora vamos para a fase Do (Executar), onde costumamos dizer que é a letra D da “disciplina”. Esta etapa do PDCA para eventos é a fase em que se executa o plano desenvolvido na fase anterior!

Ao finalizar a construção do plano de ação, é preciso educar e treinar todas as pessoas envolvidas na produção do seu evento antes de iniciar a execução do método PDCA. Assim, é mais fácil garantir que todos tenham disciplina e que a execução saia como foi planejado.

Feito isso, a fase do Check (Verificar) é iniciada. Nela se acompanha a realização das metas (gerais e específicas) e a eficácia do plano de ação. Gestões à vista (por exemplo, um painel de acompanhamento de todas as ações e metas) contribuem para o alcance das metas e execuções de tudo que foi combinado!

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O ciclo PDCA para eventos se encerra na etapa Act (Atuar), quando é possível perceber como o ciclo será encerrado. A última fase do método é avaliada em duas etapas:

  • Meta foi atingida?
    Padronize. Identifique o que foi feito e quais melhorias que fizeram com que você alcançasse a qualidade no resultado.
  • Meta não foi atingida?
    Está aqui a surpresa do PDCA para eventos: aplique o método novamente e entenda as causas dos desvios, estabelecendo formas de mensuração e execução diferentes. Por este motivo o PDCA é desenhado em forma de círculo, além de funcionar de forma cíclica!

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Sempre existem novas oportunidades, novas melhorias e novos aprendizados, a cada etapa do evento ou a cada produção diferente. Quando aplicado, o PDCA para eventos deve ser girado constantemente para caracterizar um ciclo de melhoria contínua!

Lembrem-se: a prática leva a perfeição. O início pode parecer complexo, mas quando você pegar o ritmo, ele flui naturalmente. Se tiver alguma dúvida, fale com a gente :)