Planejar é a parte mais fácil de uma produção, pode acreditar! Isso porque, no decorrer de qualquer evento, muita coisa que você não esperava pode acontecer. Por mais que tudo seja organizado nos mínimos detalhes, controlado através de check-lists, projetos e roteiros, os imprevistos surgem.

Fugir deles é quase impossível, afinal, você não está trabalhando sozinho. Isso significa que outras pessoas podem falhar, o que inclui fornecedores, empresas de serviços terceirizados e até mesmo as atrações do show! Mas saiba que você pode se prevenir ou encontrar maneiras para lidar com esse tipo de situação e garantir o andamento da produção sem que os problemas afetem a diversão do público.

Fizemos uma lista com os imprevistos mais recorrentes em eventos musicais e as dicas para superá-los. Confira:

Alvará de Autorização para Eventos

O alvará de autorização para realização de eventos é fundamental para que sua produção possa acontecer. Muitos eventos são cancelados as vésperas por não possuírem um alvará. Não adianta dar a desculpa que aconteceram atrasos no processo. Um bom produtor sabe que deve solicitar o documento com o máximo de antecedência possível! Para isso, você precisa comunicar também a Polícia e o Corpo de Bombeiros da cidade.

Fornecedores que não atendem às demandas

Quando dependemos de serviços terceirizados estamos mais suscetíveis aos imprevistos. Mas realizar tudo sem ajuda de outras empresas não é possível. Portanto, é preciso encontrar fornecedores de extrema confiança, com boas referências e definir todas as negociações com contratos de prestação de serviço para evitar aborrecimentos.

Mas como todo imprevisto é inesperado, o que fazer se seu fornecedor sumir ou não oferecer o serviço da maneira contratada? Recorra ao plano B! Tenha em mãos uma relação de fornecedores substitutos, que possam te oferecer um serviço igual ou similar, na última hora, mesmo que isso custe um pouquinho mais caro. Então, mais uma dica muito preciosa: tenha sempre dinheiro em caixa para possíveis eventualidades.

#DicaSympla: leia mais dicas sobre a contratação de fornecedores para seu show nesse artigo :)

Falta de bebidas durante o evento musical

A falta de bebidas é uma falha grave em eventos musicais, afinal, é o mínimo que você deve oferecer. O público fica extremamente insatisfeito, podendo até abandonar o seu show antes do encerramento. Para que nada disso aconteça, prevenir é o melhor remédio. Ao definir a quantidade de bebidas, faça uma margem sempre acima do consumo esperado.Você pode pegar também parte das bebidas como consignação, assim, você só paga o que for consumido, o restante pode ser devolvido para o fornecedor.

Se o seu evento superar a quantidade de público estimado (devido às vendas de ingressos na entrada), a bebida extra pode não ser suficiente. Nessa hora, recorra à sua lista de fornecedores de emergência.

A atração principal não poderá comparecer

Não importa o estilo do evento musical, jamais tenha uma única atração. Mescle a apresentação principal com bandas menos expressivas e DJs, para que caso uma delas atrase você apenas precise fazer uma alteração no cronograma. Mas já imaginou se a atração principal te “dá um bolo”?

A dica para evitar essa situação é contratar artistas com registro no ECAD, verificar como anda a agenda deles pois é possível que se comprometam a fazer mais de um show no mesmo dia, o que não é bom se os eventos são distantes um do outro ou têm horários de acontecimento próximos. Também não se esqueça de um contrato formal, com cada item registrado e exigindo multa em caso de falta da atração.

Se por motivo de força maior a atração não puder comparecer, deixe o público ciente disso e compense de alguma forma (bebidas mais baratas, nova atração, mais brindes, descontos para o próximo evento, dentre outros). Mas descarte a possibilidade da falta de artistas! Providencie que os equipamentos deles cheguem com segurança e certifique-se de que eles estão a caminho.

#DicaSympla: quer saber mais sobre como contratar artistas para seu show ou festa? Leia nosso artigo :)

Falhas no fornecimento de energia elétrica

A falta de energia elétrica é um problema que pode acarretar o fim do seu evento. Imagine se no meio do show você fica sem o fornecimento de eletricidade, como os equipamentos funcionarão? Gerador! Esse equipamento é essencial para eventos musicais.

Se a sua produção não possui verba para a contratação de um gerador de forma preventiva, coloque fornecedores desse serviço em sua lista de emergências. Uma dica é buscar um apoio ou patrocínio da empresa de geradores, você ganha mais segurança para seu evento e elimina de uma vez esse possível imprevisto.

Falta de internet

A internet é essencial. Muito importante para a imprensa, para a organização e para o controle de entrada que muitas vezes é feito por sistema online ou aplicativo de celular. Se você perceber que a internet tem um sinal instável, você pode recorrer a um modem 3G ou 4G. Este equipamento é simples, facilmente encontrado em uma loja de qualquer operadora, e deve ser providenciado antes do evento para ser levado no dia por precaução. Uma simples ação como essa pode otimizar muita coisa!

A equipe de segurança não é bem treinada

Você somente saberá se a equipe de segurança contratada é eficiente na hora de uma emergência: brigas, empurrões na fila de entrada ou no bar, tumultos, dentre outros. Além da regra de ouro válida para todos os serviços, a de contratar após muita pesquisa, é importante você estabelecer uma comunicação prévia com os agentes de segurança. Explique o que haverá no evento, o que pode acontecer, quais as áreas no espaço locado podem gerar aglomerações, também quais áreas não devem ser acessadas pelos participantes. Lembre-se de que um momento que exige a presença de seguranças deve ser contido sem que os participantes percebam, afinal, ninguém quer alarde e até mesmo pânico em um local que deveria ser somente para diversão.

A contratação de uma equipe de segurança bem treinada e profissional é de extrema importância! Ter “seguranças de fachada” e ver um momento turbulento acontecendo em seu show, certamente é um imprevisto que não pode ser desfeito! Nesse caso, tenha atenção redobrada antes do evento, oriente novamente a equipe e fique de olho no trabalho deles.

#DicaSympla: veja dicas para a contratação de uma boa equipe de segurança clicando aqui :)

Essa máxima todo mundo conhece: imprevistos acontecem. O importante é estar preparado para resolvê-los da melhor maneira possível, sem que os problemas interfiram na satisfação do público e, consequentemente, no sucesso do seu evento. A dica é sempre planejar, ter uma lista de fornecedores emergenciais e se atentar aos detalhes que possam se tornar imprevistos no decorrer do evento musical.

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