O universo dos congressos, conferências e seminários é, em muitos casos, composto por um público seleto e com objetivos específicos, portanto o foco nos detalhes deve ser total para que qualquer impasse não inviabilize o evento. Mas imprevistos fazem parte da vida e acontecem até mesmo em eventos bem organizados. O bom produtor sabe que para planejar um evento precisa de muito trabalho, uma carteira de fornecedores de qualidade e um check-list de produção para diminuir os riscos de erro.

Para que você não seja pego desprevenido, separamos abaixo os imprevistos mais comuns, além de  como agir para evitá-los e corrigi-los. Confira!

Falta ou atraso de palestrante

Vivemos em um mundo de engarrafamentos, overbookings, horários de rush. Portanto, devemos aceitar os fatos e trabalhar com eles.

Planejar o traslado de seus palestrantes com um serviço especializado de qualidade reconhecida, seja de parceria de longa data ou de indicação de profissionais em que você confie, é uma maneira de evitar que eles fiquem presos no trânsito ou na busca por uma vaga de estacionamento. Além disso, planeje os deslocamentos com alguém que conheça o trânsito da área. Caso seja necessário, providencie uma sala para que os palestrantes cheguem mais cedo e possam esperar, confortavelmente, o início das atividades.

Caso seus convidados sejam de um município distante, outro estado ou país, lembre-se de que pode ser mais vantajoso planejar sua chegada para o dia anterior.  Dependendo do tamanho de seu evento pode ser fácil conseguir com hotéis próximos um desconto para a diária.

Mas se, mesmo assim, houver um atraso ou falta, verifique a possibilidade de mudar o horário ou o dia da palestra, levando em consideração os compromissos de todos os envolvidos. Em alguns casos, vale a pena ter uma segunda opção de palestrante, quando há um risco conhecido de um cancelamento sem antecedência.

Não esqueça de manter seus convidados informados sobre as mudanças. Pode ser um aviso feito pelo mestre de cerimônias ou a distribuição de e-mails ou material gráfico se houver tempo. Transparência sempre!

Equipamentos que não funcionam

Sala escura, projetor, mas o data show não funciona. Para evitar uma tragédia como essa, podemos tomar medidas simples. A primeira é solicitar ao fornecedor o orçamento de um material para stand-by. Ou seja, um coringa para caso de defeito.

Outra medida importante é testar tudo com antecedência: vale pagar uma diária a mais dos equipamentos para verificá-los no dia anterior e garantir o funcionamento do que será necessário, sejam microfones, luzes, projeções.

A terceira medida é pedir a todos que enviem seus materiais com antecedência e em formatos amigáveis, ou seja: apresentações em formatos de áudio e vídeo populares, com programas usados em diversas plataformas e computadores. Vale lembrar aos palestrantes que assim como uma boa peça de teatro requer ensaio geral e técnico, um evento de alta qualidade também precisa de garantias para que tudo esteja perfeito.

Número de participantes maior que o esperado

Um sonho que pode virar pesadelo: seu evento fez tanto sucesso que apareceram mais convidados que o esperado. E como lidar com a situação? O planejamento anterior é fundamental nesse caso.

Devemos sempre calcular um número mínimo e um número máximo que podemos atender, levando em consideração o orçamento e espaço físico disponível. A partir deste planejamento poderemos saber até mesmo a quantidade de convites a ser enviada.

Uma boa dica é criar um canal e prazo de resposta (Répondez S’il Vous Plaît, o famoso RSVP) para o cálculo de lugares levando em consideração a disponibilidade do espaço. Assim, poderá saber de antemão quantas pessoas irão e seus nomes para a confecção de certificados ou mesmo para assessoria de imprensa.

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Outra possibilidade é deixar reservada uma percentagem mínima de lugares para convidados de última hora. Este número deve ser obtido através de estudos de disponibilidade, procura e espaço físico, sempre junto com os organizadores do evento. Pode ser uma saída para acompanhantes de palestrantes ou o amigo que o presidente da empresa chamou de última hora. O que não podemos é deixá-los sem lugar.

Coffee-break insuficiente ou com um serviço de baixa qualidade

Comida em eventos deve ter uma atenção especial: sobra excessiva ou falta são grandes falhas. Neste caso, um bom fornecedor é a solução. Buffets especializados sabem calcular a quantidade de comida necessária de acordo com o número de participantes. Vale a pena adquirir o serviço para um número a mais de pessoas (a ser calculado de acordo com o tamanho e porte do evento), pois às vezes a diferença de valores é insignificante para evitar um verdadeiro desastre.

Caso o fornecedor seja novo em sua carteira, verifique a possibilidade de agendar uma prova do cardápio, a fim de conhecer a qualidade da comida que será servida. Lembre-se de também de verificar a cozinha do estabelecimento e quem serão os escalados para o seu evento. Educação, experiência e asseio são traços fundamentais para os profissionais deste ramo. Em caso de eventos internacionais, veja a possibilidade de contratar garçons bilíngues.

Atraso de fornecedores

Assim como um palestrante pode se atrasar, o mesmo ocorre com fornecedores. Portanto, antecedência e atenção do produtor são as armas para lidar com a situação. Não tenha medo de ser “chato” e confirmar a presença e horário com uma semana, um dia e horas de antecedência. Caso precisem de estacionamento, deixe as vagas já reservadas.

É sempre bom verificar, depois da chegada de cada fornecedor, se as necessidades para a execução do serviço foram sanadas e se está tudo em ordem para o início das atividades. Vale a pena repetir: planejar é o verbo do produtor. É através dele que poderemos saber as necessidades, avaliar os riscos para que, no momento de contratar serviços e produtos, possamos fazer escolhas sábias. Faça um cronograma realista principalmente dos momentos mais críticos: montagem e execução.

Caso algum fornecedor falhe e realmente não entregue, a medida é chamar por outro imediatamente, verificando no seu check-list de fornecedores quais são as opções B e quem sabe até C.

Trabalhe sempre buscando o melhor, pesquisando e trocando ideias sobre dúvidas, erros e acertos. Conhecimento nunca é demais. Além disso, imprevistos acontecem, o que você precisa é estar preparado para eles e, caso não possa resolvê-los, é essencial se desculpar com todos os envolvidos.

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