Em um evento presencial, a experiência começa na porta, mais especificamente, na leitura de ingressos. E, além de treinar os colaboradores para lidarem com o público na entrada, é necessário conhecer a tecnologia de gestão de eventos a fundo, extraindo todo o valor que ela oferece.
Neste texto, você vai saber como identificar as mensagens do app Sympla no momento do check-in. O objetivo é entender o que cada uma delas significa e conhecer as melhores práticas para endereçar possíveis imprevistos. Afinal, quem não quer fluidez e celeridade na hora de receber os participantes?
Continue a leitura para saber mais.
Leitura de ingressos: o que fazer na portaria?
Lidar diretamente com o público pode ser desafiador, ainda mais quando há algum problema envolvendo a entrada de participantes. Mas, com as informações e o treinamento correto, é possível resolver quaisquer questões na portaria.
A principal dica é tratar cada eventualidade de forma única, analisando caso a caso a partir das mensagens geradas no app após a conferência dos ingressos.
A seguir, você fica por dentro do significado de cada uma dessas mensagens e de boas práticas.
1. Check-in realizado
Ícone verde na tela é sinal de notícia boa! Se, após a leitura, você ler Check-in realizado na tela do celular é porque tá tudo certo. Você já pode desejar as boas-vindas ao participante.
#DicaSympla: além da tela de confirmação, há sempre um som que indica que a leitura foi realizada. Para ativá-lo, basta acionar o sinal sonoro no aplicativo e permitir nas configurações do seu celular.
2. Check-in limitado
Viu um ícone com sinal de exclamação alaranjado na tela? Aqui, é preciso ter atenção. O Check-in limitado significa que o ingresso é sim válido para aquele evento. No entanto, há alguma restrição para o acesso do participante naquela entrada, portaria ou setor.
? O que fazer? Nessa situação, é importante recorrer ao próprio ingresso para buscar informações e, então, indicar a entrada correta para o participante.
3. Ingresso já utilizado
O próprio nome já diz tudo: essa entrada já foi utilizada anteriormente e você não deve efetuar o check-in. Aqui, vão algumas hipóteses que podem explicar o ocorrido:
Internet oscilando
O leitor é sensível, e é possível que ele tenha escaneado o ingresso rapidamente e a confirmação do check-in não apareceu por conta da Internet oscilando.
Para verificar se isso aconteceu, é só checar o app:
? Tela de check-in ? clique no ícone do reloginho no canto superior direito ? verifique qual foi o último check-in realizado ? confira nome, número do ingresso e horário do check-in para tirar a dúvida
Troca entre amigos
É mais comum do que você pode imaginar: uma pessoa compra ingressos para um grupo de amigos, e os tickets acabam se misturando. Vale sugerir que o participante confirme essa hipótese e tente novamente com o ingresso correto.
Mas, se aquele ingresso já foi mesmo utilizado, o participante não pode entrar.
Ingressos duplicados
A Sympla sempre orienta que os participantes adquiram seus ingressos em postos de venda oficiais e no próprio site. É que cambistas e pessoas mal intencionadas duplicam o mesmo ingresso para vendê-los mais de vez, distribuindo cópias falsas.
Em muitos casos, a mensagem Ingresso já utilizado é resultado dessa prática.
4. Ingresso inválido
A mensagem Ingresso inválido apareceu na tela do celular? Vem descobrir o que isso pode significar.
Confira as hipóteses:
- O ingresso não é daquele evento: é possível que a pessoa tenha se confundido e comprado tickets para a data errada, por exemplo.
- Troca de titularidade: quando isso acontece, o primeiro ingresso deixa de valer, ficando válido somente aquele com o novo nome. Na hora de escanear o ticket anterior, o resultado será a mensagem de Ingresso inválido.
- Cancelamento: é possível que o participante tenha cancelado aquele ingresso e se esqueceu. Nesse caso, ele deixa de ser válido.
- Evento com bilheteria aberta: se as vendas seguem abertas enquanto o evento acontece, é preciso ter Internet estável. Caso contrário, é possível que a compra tenha sido efetuada, mas os problemas de conexão tenham gerado a mensagem de Ingresso inválido. Atualize a lista de participantes antes para checar se o ingresso não tem valor de fato.
5. QRCode inválido
Há mais uma mensagem que pode aparecer quando o ingresso é escaneado na portaria: QRCode inválido. Isso significa que o código pode não pertencer àquele evento ou à Sympla.
Boas práticas na portaria
Quando algum imprevisto acontece, trocar acusações não é nada produtivo. Em situações como essas, as pessoas trabalhando na portaria devem manter a calma e lançar mão de fatos informativos.
Outra dica é tratar cada caso de forma individual. Muitas situações são resultado de uma simples confusão e podem ser resolvidas pela pessoa coordenadora de acesso na portaria.
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