Ao planejar um evento, é comum que o organizador tenha grandes expectativas em relação ao dia de execução. Porém, uma etapa tão importante quanto a realização é o pós-evento.
Essa é a fase perfeita para identificar pontos de melhoria na produção e até conquistar novos participantes para as próximas edições.
Os organizadores devem sempre reservar um espaço para contato com os participantes depois de encerrada a produção.
Assim, é possível medir a eficácia do evento, nível de satisfação do seu público e perceber os pontos que devem ser ajustados e/ou mantidos em outras realizações.
Por isso, neste artigo, você verá:
- quais são as etapas de um evento?
- para que serve o pós-evento?
- qual a importância de planejar a etapa de pós-evento?
- 3 ações importantes para fazer ao final do seu evento!
Quais são as etapas de um evento?
Para realizar um trabalho que seja memorável para os participantes, é preciso ter organização. Sendo assim, a produção de um evento pode ser dividida em três etapas, são elas:
- pré-evento: é a fase de planejamento de tudo que antecede o evento, quando o organizador deve definir os objetivos da produção, formar a equipe, trabalhar na divulgação e etc. Neste momento, são definidas as atrações, cronograma do evento, datas, local de realização e outros detalhes, como meios para compra de ingresso e inscrição;
- evento: é o grande dia, quando o evento finalmente recebe o público. Nesta fase, o organizador deve contar com o máximo de ajuda para dar suporte aos participantes e garantir que tudo ocorra conforme o planejado;
- pós-evento: é a hora de emitir certificados — em casos de congressos, workshops e palestras, por exemplo — e fazer o envio de pesquisas de satisfação. Nesta fase, devem ser utilizados os instrumentos necessários para medir o impacto da produção e o quanto ela agradou os participantes. Mas pode ir muito além!
O que é e qual a importância do pós-evento?
Como visto anteriormente, a fase de pós-evento é destinada à avaliação e análise de resultados da produção, marcando o encerramento das atividades.
As ações a serem executadas nesta fase já devem estar previstas no planejamento inicial do projeto. Algumas delas são:
- a desmontagem da estrutura física (no caso de eventos presenciais);
- prestação de contas;
- relatórios;
- devolução de materiais;
- disparo de pesquisas de satisfação e agradecimentos;
- análise de dados;
- revisão de orçamento;
- entre outras.
Incluir e planejar as ações desta etapa no checklist de produção é muito importante, pois, é por meio delas que o organizador pode avaliar de forma efetiva o sucesso (ou não) do evento, verificando o que deu certo e o que pode ser melhorado nas próximas produções.
Além disso, o momento serve para manter o público engajado com a marca mesmo depois que as atividades já foram encerradas. Isso pode ser feito por diversos canais, como redes sociais e e-mail marketing.
Para não perder oportunidades de fazer um bom encerramento do evento, o organizador pode contar com alguns instrumentos de controle, como formulários, atas, relatórios, bancos de dados e questionários para a avaliação dos participantes.
Veja 3 ações importantes para fazer no pós-evento!
Como visto anteriormente, depois que um evento acaba, não significa que o trabalho foi encerrado. A etapa posterior à realização da produção também é importante e requer esforço dos profissionais envolvidos.
Agora que você já sabe o que é e qual a importância desta fase, veja três ações importantes que o organizador não pode deixar de fazer ao final de uma produção!
1. Colete o feedback dos participantes
A primeira ação que não pode ficar de fora do planejamento do pós-evento, é a coleta de feedbacks do público.
Se houver a intenção de realizar outras edições da mesma festa ou produções similares, é essencial buscar a opinião dos participantes, pois, só assim, será possível entender o que foi pontuado de forma positiva e negativa.
A coleta de impressões não deve demorar muito a ser feita, ela deve ocorrer enquanto a experiência permanece fresca na mente das pessoas e também de todos os envolvidos no projeto.
Essa tarefa é muito útil não só para ter uma visão geral de sucesso ou fracasso da produção, mas também para avaliar um item específico da programação ou uma atração, por exemplo. Vale ressaltar que ela é válida para todos os tipos de evento: online, híbrido ou presencial.
2. Mantenha ativa as redes sociais do evento
Geralmente, os produtores concentram todas as energias na fase de pré-evento. É comum ver um grande trabalho de divulgação nas redes sociais nesta etapa. Esse esforço também é bem-vindo depois da realização.
O objetivo é atrair pessoas novas, que ainda não conhecem a sua produção, mas que podem se tornar frequentadoras nas próximas edições.
Além disso, manter ativas as páginas das festas é uma forma de nutrir o relacionamento construído com quem participou do evento.
Assim, quando uma nova produção for realizada, não será necessário começar do zero um novo relacionamento com o público.
O produtor pode aproveitar os materiais gerados durante o evento para transformar em postagens para as redes sociais, como depoimentos de participantes, fotos da produção e das atrações, aftermovies — vídeos com os melhores momentos da festa —, entre outros.
3. Faça as revisões de orçamento e do briefing do evento
Essa é uma das ações mais importantes a serem feitas. É o momento de colocar os pingos nos is e verificar se o evento foi ou não lucrativo, se o cronograma foi seguido conforme o planejado, se os objetivos foram cumpridos, entre outros.
Quanto à parte financeira, existem muitos gastos que nem sempre são previsíveis e que podem acontecer durante a realização de um evento. Por exemplo, imagine que a roupa de uma artista rasgou e foi preciso chamar uma costureira às pressas para ajustar.
Assim, é importante que o organizador faça uma análise detalhada da planilha de gastos da produção.
A tarefa é útil não só para ter a noção mais precisa do valor empenhado no projeto, mas também para verificar os custos que podem ser reduzidos em outras edições.
Já em relação a revisão do briefing inicial, essa ação é fundamental para compreender se o plano traçado foi capaz de guiar a organização.
Tenha em mente que nenhum projeto é perfeito, e assim você poderá identificar pontos de melhoria.
Pós-evento? Confira as soluções digitais da Sympla
Como discutido até aqui, a etapa de pós-evento é de grande valor em um projeto, pois, por meio dela, é possível identificar pontos de melhoria e preparar o público para as próximas produções!
As ações desta etapa podem se tornar muito mais simples com a ajuda das ferramentas certas. A Sympla, maior plataforma de gestão de eventos do Brasil, auxilia o produtor em todas as fases do projeto, inclusive na de pós-realização.
Com ela, é possível fazer o correto acompanhamento das vendas de ingressos e inscrições, gestão dos participantes, dados demográficos e de interesse do público, desempenho das campanhas, entre outras informações, para ter uma visão completa da produção!
Saiba mais sobre as soluções da Sympla e encante o seu público com a produção de eventos bem planejados e de qualidade!
