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Para criar um evento de sucesso, existem vários pontos no planejamento do seu evento que merecem sua atenção. Estar atento aos detalhes faz toda a diferença na vida de um produtor – afinal, um evento que não deu certo demonstra desorganização e falta de conhecimento no ramo.
O principal problema contudo é que, participantes insatisfeitos espalham suas impressões e gerar uma péssima repercussão do seu evento, prejudicando os patrocinadores e a sua credibilidade como produtor. A seguir, você confere uma lista com os erros que podem levar para o buraco um evento que seria incrível, além de dicas para se manter longe deles. Aproveite!
- Escolher um local inadequado que não suporte a capacidade do público
- Trabalhar com staff e fornecedores de baixa qualidade
- Não contar com equipe e itens de segurança
- Vender ingressos muito caros, ou não saber precificar corretamente
- Não divulgar seu evento da maneira correta
- Não ter controle do financeiro e da quantidade de ingressos vendidos
1. Como escolher o local adequado para o seu evento?
Antes de tudo, é preciso dimensionar o espaço com base na segurança e no conforto do público. O cálculo recomendado é de 3 pessoas por m² para garantir mobilidade total, evitando o limite crítico de 9 pessoas, que compromete a circulação e a integridade física; para eventos com assentos, a média deve ser de 2 cadeiras por m². Além da metragem, é fundamental avaliar a infraestrutura básica, como a oferta de banheiros proporcionais ao público e a facilidade de acesso via transporte ou estacionamento. Por fim, a segurança jurídica e física exige a conferência rigorosa de alvarás e certificações, garantindo que o espaço esteja regularizado para evitar incidentes graves e proporcionar uma experiência positiva aos participantes.
2. Como contratar bons fornecedores e funcionários para seu evento?
É importante lembrar que um evento não é feito somente com o trabalho do produtor que um evento acontece. Há muitas pessoas envolvidas, e se cada uma delas não cumpre sua função corretamente, algo pode dar errado em seu evento. Portanto, antes de contratar qualquer serviço (das equipes de limpeza até os fornecedores de equipamento sonoro) verifique se a empresa é responsável, bem avaliada em seus canais, se o contrato é feito formalmente, não só de boca com cláusulas claras e se ela tem credibilidade no mercado.
Não se preocupe apenas com o tempo de experiência das empresas contratadas. Procure saber os últimos clientes que foram atendidos, converse com eles e descubra os pontos positivos e negativos do serviço entregue. Fale com cada empresa contratada para saber quais são as condições, garantias, conferir amostra dos serviços e saber se há devolução do dinheiro em caso de erros.
Para cada fornecedor ou empresa, faça um contrato sobre a prestação do serviço e coloque todas as condições. Assim, em caso de falha de qualquer uma das partes (inclusive a sua), você pode exigir os seus direitos ou se lembrar que tem deveres. Antes de pensar no seu lucro, lembre-se que o cliente precisa estar satisfeito. Contrate bons serviços e garanta que o público seja o seu melhor divulgador!
#DicaSympla: quer montar uma equipe de sucesso para seu evento? Leia mais sobre isso em nosso artigo sobre staffs :)
3. Como contratar segurança adequada para seu evento?
Nada melhor do que estar em um evento que ofereça além de uma experiência boa e excelentes atrações, a certeza de estar protegido e seguro enquanto está se divertindo, não é mesmo?
Dependendo do número de convidados, é preciso contar com um determinado número de seguranças para assessorar na entrada e ao longo do evento. Nesse caso, é importante contar com empresas especializadas para essa finalidade.
Os profissionais terceirizados possuem treinamentos e certificações que vão deixar você tranquilo com a segurança, gerando mais conforto e tranquilidade aos seus convidados. É um equívoco acreditar que a segurança não é item obrigatório. Não espere que um tumulto aconteça no evento para perceber que o número de seguranças foi insuficiente.
4. Como precificar ingressos e aumentar sua receita?
Pensar apenas no seu lucro não atrai o público. Mesmo que as pessoas possam pagar pelo ingresso do seu evento, elas só o farão se considerarem o valor justo!
A proposta do seu evento precisa estar clara para o público-alvo. Será um evento elitizado, que oferecerá serviços luxuosos, bebidas diferenciadas, entre outros itens de alto padrão? Ou será um evento que contará com uma infraestrutura básica, oferecendo serviços essenciais, mas bem prestados? Será de acordo com essa seleção que você poderá precificar seu ingresso.
Não se esqueça que preços altos para eventos básicos assustam os interessados e motivam uma visão distorcida sobre a sua organização, bem como a respeito da atração que você vai promover neste evento.
É interessante fazer uma pesquisa sobre eventos do mesmo porte para que haja um comparativo dos preços no mercado. Leve em conta, claro, todas as despesas e patrocínios que você poderá envolver para precificar de forma justa para você e para o público.
5. Como divulgar um evento?
Divulgar nos meios errados e para quem não se interessa pelos seus eventos, além de desperdício de dinheiro, faz com que seu evento não seja notado. O primeiro passo é definir seu público-alvo e saber onde ele está.
A partir dessa informação, você poderá eleger os melhores meios para chegar a ele e divulgar de forma efetiva seu evento. Nem pense em comprar mailing de empresas de e-mail marketing, pois você pode correr um grande risco de divulgar seu evento para pessoas que não fazem parte do seu público!
Aposte nas redes sociais e crie um material bacana para divulgação em sites e blogs. Criar estratégias online interessantes gera o engajamento e compartilhamento, tornando o público o melhor divulgador.
Potencialize a divulgação com blogueiros da área, para ter uma experiência ampla com o seu evento. Caso você não tenha conhecimento para criar o material, não se arrisque e busque por profissionais da comunicação, deixando sua marca distante do amadorismo.
#DicaSympla: na Sympla é possível ter um mailing pessoal e exclusivo, possibilitando que você envie e-mails personalizados para divulgação e envie convites para participantes de eventos passados gratuitamente.
6. Como fazer a gestão financeira e acompanhar a venda de ingressos?
A princípio, o valor do ingresso deve ser percebido como justo pelo público. Para definir o preço, a proposta do evento precisa estar clara: será algo luxuoso ou básico? Logo após definir esse perfil, faça uma pesquisa de mercado para comparar eventos similares. Assim, levando em conta despesas e patrocínios, você alcançará uma precificação equilibrada tanto para o seu lucro quanto para o bolso do cliente.
Disponibilize os ingressos pela internet, pois assim você consegue acompanhar as vendas com precisão e de maneira antecipada. Dessa forma, você não sofre com imprevistos e organiza o espaço, as bebidas, os brindes, a segurança para a quantidade exata de pessoas.
Os números das vendas serão o seu termômetro: é a partir dessa informação que você poderá saber se precisa investir em mais divulgação, mudar alguma estratégia ou até planejar a venda de mais ingressos. Conte com a Sympla para impulsionar a sua venda de ingressos!
#DicaSympla: você produz eventos e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil?
