A jornada de um produtor de eventos é marcada pela relação com fornecedores, parceiros, funcionários e freelancers. E formalizar o que foi combinado entre as partes é super importante para que os termos sejam devidamente cumpridos. Para isso, em uma série de situações, será necessário contar com um contrato de eventos.
Mas esse tema não precisa ser um bicho de sete cabeças! Para provar isso, reunimos dicas e informações valiosas sobre contratos de eventos simples. Vamos juntos?
Importância do contrato
Ter um contrato que formaliza sua relação com prestadores de serviços, fornecedores e parceiros tem várias vantagens. Além de conferir profissionalismo e credibilidade para o seu trabalho, o contrato protege todas as partes envolvidas. Entenda:
1. Clareza: o documento contribui para que os envolvidos entendam exatamente qual foi o combinado. Ex.: qual é o serviço contratado, durante quanto tempo, com qual escopo. Sem mal-entendidos!
2. Proteção legal: caso seja necessário levar uma questão para a justiça, o contrato servirá como documento, uma prova do que foi combinado entre as partes.
3. Garantias financeiras: no contrato, é possível estabelecer valores, prazos e condições de pagamento. Você também pode estipular proteções em caso de cancelamentos, por exemplo.
#DicaSympla: os alvarás estão em dia? Leia aqui: Alvará para eventos: passo a passo e documentos necessários.
Tipos de contratos para eventos
A necessidade de contratos para eventos vai variar muito de acordo com a categoria do evento, mas existem alguns contratos mais frequentes, como por exemplo:
1. Contrato de locação de espaço: esse tipo de contrato é muito comum e, geralmente, estabelece a capacidade do local, datas e horários, condições de pagamento, seguro do local, além de responsabilidades pela segurança e limpeza. Assim, a chance de ter surpresas no dia do evento é bem menor!
2. Contrato de parceria: vai contar com parceiros e patrocinadores no seu evento? Quais serão as contrapartidas? Isso deve estar registrado em um contrato que estabelece as obrigações de cada uma das partes.
#DicaSympla: leia também >> Como conseguir patrocínio para eventos
3. Contrato de prestação de serviços: é aquele contrato que você firma com um buffet, agência de Marketing, empresa de fotografia etc. Ele define qual será o escopo do serviço oferecido, condições de pagamento e cancelamento.
4. Contrato para contratação de freelancers: muito comum no setor de eventos, o documento é usado para trabalhadores autônomos, como DJs, promotores, recepcionistas, carregadores etc.
Dicas para utilizar contrato simples
Na hora de utilizar um contrato para seu evento, é preciso se assegurar de que todas as informações estão ali. O contrato vai variar conforme a necessidade e o tipo de evento. Mas, em linhas gerais, você vai precisar de dados como:
- Identificação das partes: nome completo, CNPJ/CPF, endereço e contatos de ambas as partes.
- Obrigações e responsabilidades: lista com tudo aquilo que foi acordado entre as partes.
- Prazos e cronograma: no universo dos eventos, certos atrasos podem inviabilizar a produção! Por isso, tenha uma atenção redobrada a esse trecho do contrato.
- Condições de pagamento: valores, prazos e formas de pagamento devem ser previamente acordadas entre as partes e estar descritas no contrato.
- Cláusulas de cancelamento e multas: estabeleça multas por descumprimentos ou atrasos, já que imprevistos podem acontecer. Esses temas devem ser discutidos antes da confecção do contrato e tudo deve estar registrado ali. Um advogado saberá te orientar sobre as cláusulas.
Atenção às boas práticas:
Vale lembrar que o contrato para eventos nada mais é do que um acordo entre pessoas e empresas envolvidas na produção de uma experiência. Por isso, é importante definir, de forma clara e objetiva, tudo aquilo que é crucial para que a produção saia do papel!
Aproveitar contratos anteriores pode ser uma boa pedida, mas não se esqueça de adaptar o texto para as necessidades atuais, hein?
Para a assinatura do contrato, é possível optar por assinaturas digitais em plataformas confiáveis (DocuSign, Adobe Sign) ou seguir com reconhecimento em cartório, se necessário.
Por fim, não se esqueça de guardar o contrato assinado. Além de servir como histórico, ele pode ser um documento útil no futuro.
#DicaSympla: se ficar em dúvida ou precisar elaborar um contrato mais complexo, invista e consulte um advogado!
Tirando o seu evento do papel
Você já mapeou fornecedores e aprendeu como produzir contratos de eventos simples, mas já sabe onde publicar o seu evento? Essa decisão é super importante, já que o site ou app será a porta de entrada da sua produção!
A dica é escolher uma plataforma segura e confiável, palco de eventos de todas os tamanhos e categorias; onde seus clientes já estão: a Sympla recebe mais de 38 milhões de acessos por mês!
Publique sua produção com a maior plataforma do país sem pagar nada e em poucos minutos. É só acessar a Área do Produtor e começar já!
*Este texto não tem responsabilidade jurídica. Consulte um advogado de sua confiança.