Ouvir sua banda favorita em uma apresentação ao vivo é emocionante e revigorante. A adrenalina presente em shows musicais é capaz de deixar o dia de qualquer pessoa mais feliz. Mas já parou para pensar como é isso tudo por trás dos bastidores? Organizar uma festa, show ou outro tipo de evento musical é tão emocionante quanto participar de um. O trabalho é árduo, e alguns detalhes são essenciais para o sucesso do evento.
Selecionamos alguns passos importantes para você que começou agora e está organizando seus primeiros eventos musicais. Confira:
Qual a data ideal?
A data de realização do evento é decisiva para o sucesso ou fracasso do mesmo, é preciso defini-la com muito cuidado. Verifique se há eventos previstos na data pretendida na mesma cidade ou regiões próximas que possam dividir o público que poderia ir ao seu show. A proximidade de feriados também pode ser prejudicial, caso a cidade de realização do evento não seja turística.
O local
A primeira coisa a se pensar antes de definir o local é o público estimado para o evento. Quantas pessoas você espera receber? Descarte lugares muito grandes para públicos reduzidos.
Defina também se o evento será em local fechado ou aberto. Em locais fechados, verifique itens como: saída de emergência, circulação de ar, localização e quantidade de banheiros disponíveis, acessibilidade, boa acústica, facilidade de acesso através de ônibus e táxi, entre outros. Verifique também o histórico de eventos realizados no local, se a casa é conhecida por receber eventos musicais do estilo punk, dificilmente atrairá o público gospel. Lembre-se sempre de solicitar previamente o alvará de funcionamento para seu evento.
#DicaSympla: você sabe como escolher o local adequado para seu evento? Veja dicas em nosso artigo :)
Faça o check-list e o orçamento detalhado
Faça um check-list com todos os serviços que precisam ser contratados e todas as coisas que devam ser compradas. Esta lista irá ajudar você a ter o controle das atividades e a não esquecer nada, juntar informações como o contato dos responsáveis pelas atividades e dos fornecedores, e ainda ter o controle dos prazos.
Depois, faça o orçamento detalhado para te ajudar no controle total de cada gasto.
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Contratações
Na etapa de contratações é preciso recrutar uma equipe qualificada. O produtor deve contar com um grupo de profissionais experientes na área de eventos. Vale lembrar que não podem faltar equipes de som, montagem, limpeza e segurança. No que diz respeito à parte técnica, procure profissionais renomados, investigue possíveis processos na justiça e busque o máximo de referências. Se essa equipe falhar, o evento pode ir por água abaixo.
Outro contratado que merece atenção é o próprio artista. Muito do evento musical começa por aí, afinal, é preciso contratar uma banda, músico ou dj que se encaixe na identidade da produção e no seu orçamento. Além do cachê, observe as exigências da atração e não deixe de inserir cláusulas que protejam a organização do show em caso de contratempos.
Taxas do ECAD
Antes de qualquer evento musical, é necessário cumprir as obrigações com o órgão de fiscalização dos direitos autorais. Estamos falando do ECAD, Escritório Central de Arrecadação e Distribuição. Normalmente, em um show são apresentadas músicas de diferentes compositores. Se esse for o caso do seu evento, é preciso pagas as taxas equivalentes ao direito autoral das músicas a serem executadas. O valor cobrado pelo ECAD varia de acordo com o evento. Para saber mais, acesse o site do ECAD clicando aqui.
Divulgação e venda de ingressos
A chave para o sucesso de público de qualquer evento é uma boa divulgação. Utilize veículos de comunicação locais, e-mail marketing, e todo o meio que consiga atingir o público determinado. Feche anúncios em rádios em troca de cortesias para os ouvintes e funcionários, dentre outras estratégias. A utilização de promotores é também uma solução com baixo custo e bons resultados.
Também facilite para que o interessado chegue aos ingressos escolhendo pontos de venda bem localizados e, sem dúvida, marque presença na internet! Promova o show nas redes sociais, como o Facebook, e negocie com o artista a possibilidade de divulgar o evento em suas páginas oficiais.
Equipamentos e passagem de som
Verifique com os músicos e DJ’s todos os equipamentos necessários para a realização da apresentação com suas devidas especificações. Lembre-se também dos equipamentos de iluminação e som. É importante inserir no cronograma do evento um momento especial para a passagem de som. Ela deve ser realizada com antecedência para que haja tempo para solucionar eventuais problemas.
Por fim, não abra mão de geradores! A falta de energia pode fazer com que o evento acabe antes da hora, mas se o produtor tiver geradores potentes à disposição, o show vai continuar com energia de sobra no palco e na pista.
Programação
Tenha definida a programação de seu evento. Nada pior do que a demora em iniciar os shows para o seu público. Inclua na programação todas as apresentações a serem realizadas, como DJ’s, bandas de abertura e a atração principal. Considere todas as trocas de figurino, instrumentos e das atrações em si. Organize a programação de forma a ficar atrativa ao público e prática para os artistas.
Fechando o borderô
O borderô é a receita do evento. Nele devem constar todas as informações financeiras sobre o seu evento. Isso inclui os valores das contratações, a receita dos ingressos e qualquer tipo de movimentação de dinheiro que tenha ocorrido no evento. Em suma, borderô é o que chamamos de fechamento. Além disso, ele é um documento para análise e utilização em eventos futuros.
Com o borderô em mãos, você ainda pode conquistar mais patrocinadores, se sua administração foi organizada e se a receita foi satisfatória, é claro.
Essas são apenas algumas dicas para ajudar você nessa grande tarefa que é a organização de um evento musical. Prepare cada detalhe com carinho e atenção e siga nossas dicas, assim seu evento será um sucesso. Depois, volte aqui e conte para a gente.
#DicaSympla: você produz shows, festas ou eventos musicais e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então, conheça as soluções que a Sympla oferece para eventos musicais!