Workshops e cursos, sejam eles apresentados de forma presencial ou online, são formas de um ou mais especialistas passarem seus conhecimentos para outras pessoas. Se você está no comando da produção desse tipo de evento, é hora aprender como planejar e coordenar eventos educativos como cursos e workshops.
Organizar um curso, evento educativo ou workshop tem suas peculiaridades, afinal, trata-se de eventos com objetivos educacionais. Você deverá receber quem irá ministrar aulas e palestras, conseguir materiais e um local para o evento, além de organizar as atividades. Para te ajudar, separamos algumas dicas que irão orientá-lo para organizar workshops e cursos de sucesso. Confira!
Como divulgar um curso ou workshop
A divulgação de eventos educativos é fundamental para se alcançar o número esperado de participantes e vender mais ingressos. A produção e distribuição de flyers, cartazes em locais estratégicos (faculdades, escolas, espaços que seu público frequenta), banners na internet, criação e publicação do evento nas redes sociais são ótimas ferramentas e fazem a diferença para se atingir mais pessoas interessadas. Porém, não deixe de segmentar o público do seu evento e observar bem quem estará no evento. Lembre-se de que cursos e workshops são estratégias educacionais e têm temas bem específicos. Se vão ser ministradas aulas sobre design de interiores, por exemplo, divulgue o evento para arquitetos, decoradores, designers, estudantes e quem mais possa se interessar.
Informe detalhadamente os objetivos do curso, preço dos ingressos, formação dos palestrantes e a área de atuação dos mesmos, assim como as oportunidades que quem participar terá. Promova parcerias e busque patrocínios com empresas e canais relacionados à temática do evento, que possam divulgar ainda mais o curso ou workshop.
Checar previamente todo material que será usado
Antes de mais nada, o material a ser utilizado é fundamental para garantir o trabalho dos palestrantes, professores, educadores ou quem estiver compartilhando o conteúdo no workshop ou curso. Verifique o material a ser fornecido para os participantes, o funcionamento dos equipamentos utilizados no evento como: notebooks, projetores, telas, microfones, caixas de som, iluminação, o ar-condicionado e demais itens importantes. Mas saiba que você não está livre de imprevistos com o equipamento! Justamente por isso é muito importante escolher um local com boa iluminação natural, ventilado e com boa acústica.
No planejamento da produção, verifique com o contratante tudo o que ele irá precisar e não tenha medo de sugerir mais itens para melhorar a qualidade do evento. Procure os fornecedores com certa antecedência, o que também vale para a produção do material didático e de apoio aos participantes. Esteja ciente do conteúdo do curso ou workshop para sugerir a montagem de um cronograma de horários e apresentação dos resumos do que será exposto. É interessante também fornecer blocos de anotação, canetas e pastas, pois além de serem úteis podem conter o logo do patrocinador.
#DicaSympla: veja dicas para encontrar os melhores fornecedores para seu evento em nosso artigo :)
Como aumentar o ticket médio com a venda de produtos e materiais
Além do conteúdo apresentado no seu curso ou workshop, você pode e deve oferecer materiais que possam apoiar os interessados e inscritos a aprofundarem ainda mais seus conhecimentos sobre o tema ou assuntos relacionados. Além disso, alguns congressos contam com kits, camisetas e produtos personalizados que são de interesse dos participantes. Você pode ofertar junto a venda de ingresso a inclusão desses produtos, materiais ou cursos extras.
Assim seu público ficará ainda mais engajado e sua receita mesmo no caso de oferta de ingressos gratuitos poderá ser aumentada. Já imaginou dobrar suas vendas? Conheça a funcionalidade da Sympla Store e não perca essa oportunidade.
Como fazer check-in na entrada de eventos educacionais?
Neste tipo de evento, o check-in é indispensável para conferir quem chegou, entregar o material e o crachá do participante, definir o recebimento de certificados, bem como contabilizar o número de pessoas que faltaram.
#DicaSympla: crie a página do curso ou workshop em uma plataforma de gestão de eventos. Além de garantir uma personalização do que será produzido, ficando fácil para o público se informar, fazer a inscrição e pagá-la (se for o caso). Esse processo possibilita que você faça o check-in de entrada no local do evento.
Coffee-break o que é e como fazer?
O coffe-break é a pausinha estratégica para um café ou um lanchinho. Oferecer um coffe-break para os participantes é uma ótima forma de promover a interação entre os envolvidos, já que incentiva a troca de ideias, conhecimentos adquiridos e contatos.
De acordo com o número de confirmados, calcule a quantidade de comes e bebes e pesquise por fornecedores. Lembre-se de adequar o menu ao tipo de evento. Se a produção for para um curso sobre boa alimentação, por exemplo, dê destaque aos alimentos naturais.
Workshops e cursos, além de precisarem contar com estrutura que favoreça o seu desenvolvimento, devem ser bem organizados para oferecer conforto ao público. Siga esse guia e garanta eventos nota dez para todos os envolvidos!
Como enviar certificados de cursos e workshops?
Hoje em dia, ainda é muito comum a formatação de certificados impressos e entregues aos participantes de cursos e workshops. Com o avanço da tecnologia hoje já é possível enviar certificados personalizados por email com grande agilidade e sem dores de cabeça ou custos.
#DicaSympla: você produz eventos educacionais, cursos ou workshops e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então conheça as soluções que a Sympla oferece para cursos e workshops!
