Quando você organiza um evento, o que você espera? É claro que você quer que ele seja um sucesso, que ocorra sem imprevistos, contemplando tudo o que foi planejado e satisfazendo ao máximo o seu público, certo? Ninguém faz um evento para ter prejuízo, mas para atingir o público-alvo, conquistá-lo ou fidelizá-lo para as suas próximas produções. Afinal, eventos de qualidade são uma excelente e poderosa ferramenta de marketing.
O problema é que, na prática, nem sempre tudo sai como esperado e, por vezes, o evento que foi pensado para o sucesso acaba trazendo prejuízo para o seu bolso. Se já teve uma experiência dessas, sabe como é difícil cobrir os prejuízos. E se ainda não teve, cuide da parte financeira da produção para não ficar no vermelho!
Estamos aqui para lhe dar uma ótima notícia: esse risco pode ser evitado! Se você se atentar para as dicas a seguir, certamente reduzirá a possibilidade de prejuízo em seus eventos.
Tenha uma equipe competente
A organização de um evento não é nada fácil. Envolve a escolha do local, contato com fornecedores, responsabilidade com a documentação necessária e o treinamento de pessoas que atuarão no dia do evento, garantindo que tudo esteja como esperado. E tudo isso envolve gestão de recursos, que deverão ser gastos dentro do orçamento destinado à atividade.
Portanto, é essencial que você conte com pessoas qualificadas – seja uma equipe com quem você já trabalhe, ou uma empresa contratada –, que tenham experiência na administração de eventos, para que não tragam prejuízo por gastar demais em coisas supérfluas, por exemplo. Essa equipe será responsável por planejar tudo em detalhes, antecipando imprevistos, distribuindo de forma eficaz os recursos financeiros e garantindo que, no dia do evento, tudo ocorra conforme o planejamento.
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Livre-se dos ingressos empacados
O evento está sendo organizado com excelência, pois você tem uma equipe qualificada. Agora é necessário divulgar a atividade com o mesmo alto nível, a fim de que seu prejuízo não venha de ingressos não vendidos.
Imagine que você organizou um evento considerando um público de 2.000 pessoas, mas só comparecem 1.000. A metade dos recursos gastos com um lugar amplo para acomodar as 2.000 pessoas, adquirir materiais e brindes, além dos comes e bebes, foram gastos inutilmente e, pior, não serão recuperados. Assim, torna-se fundamental que seu evento tenha uma divulgação adequada, que garanta a venda de todos os ingressos disponíveis.
Atualmente, o melhor ambiente para que você informe e promova o seu evento é a internet. No ambiente online, você estará em contato direto com o seu público-alvo, por meio de redes sociais, blogs, comunidades, fóruns relacionadas ao evento. Assim, você não apenas divulga a atividade, mas a promove justamente onde seu público está, abordando assuntos que o interessam e incentivando a participação.
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Acompanhe a demanda
Uma parte do lucro que você terá com o evento virá após ele, por meio das pessoas que, satisfeitas com o que foi oferecido, irão contratá-lo, recomendá-lo, patrociná-lo ou até mesmo comparecer aos próximos!
Por isso, especialmente se você está divulgando seu evento nas redes sociais, é fundamental que você utilize a venda antecipada e, enquanto os ingressos estão sendo vendidos, você acompanhe os comentários das pessoas na internet. O que elas esperam do evento? O quanto estão ansiosas para participar? Por meio dos comentários, você pode pensar em pequenas mudanças que ainda poderão ser feitas para agradar completamente as expectativas do público ou, ainda, surpreender positivamente até mesmo aqueles que já esperavam qualidade no seu evento. E claro, ver se as vendas estão sendo satisfatórias.
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O prejuízo em um evento normalmente está relacionado à má gestão de recursos, a ingressos não vendidos e à falta de retorno positivo esperado das pessoas que participaram. Se você lidar bem com esses três fatores, seu evento alcançará o sucesso que você almeja!