Como definir as regras e políticas para eventos

Para um evento de sucesso, é preciso que a organização esteja em sintonia com os participantes e que todas as informações importantes sejam passadas antes da compra dos ingressos. Quanto mais claras forem as informações, menos demandas virão nos canais de atendimento e mais seguros ficarão os participantes em relação a credibilidade de seus eventos.

Cada evento tem suas próprias regras relacionadas a acesso, cancelamento, etc. e é muito importante que seu público esteja de ciente de suas políticas para o seu evento. Para auxiliá-lo nesse sentido, listamos agora os termos mais comuns para que você possa montar as regras para seu evento. Vamos lá?

Controle de entrada para os participantes

Alguns eventos não necessitam que os ingressos sejam nominais. Nesses casos, os participantes levam apenas o ingresso para acesso ao evento. Se seu evento exige um maior controle de entrada, é seu dever lembrar os participantes de levar consigo os documentos necessários, como RG, crachá da empresa, etc. Essa deve ser a primeira informação inserida nos termos para que fique claro a todos os participantes, ok?

Regras de cancelamento e reembolso

Como organizador, você pode criar sua própria política de cancelamento, que deve ser compatível com o período máximo de reembolso do Código de Defesa do Consumidor. O CDC prevê que o consumidor pode desistir da compra no prazo de 7 dias a contar de sua compra quando ela é feita fora do estabelecimento comercial, especialmente por telefone ou internet.

Alguns organizadores estabelecem um período máximo para o pedido de reembolso (ex: até 48 horas antes do início do evento), para poder se programar melhor. Pense em seu planejamento, mas considere que prazos muito restritos podem espantar possíveis compradores.

Não se esqueça de deixar claro o canal de comunicação para a solicitação desse reembolso. Pode ser seu e-mail, telefone ou o canal de comunicação da plataforma de gestão do evento.

Repasse de ingressos pelos participantes 

Sabemos que imprevistos podem acontecer, mesmo fora do prazo de cancelamento da compra. Nesse caso, muitos participantes questionam se é possível vender o ingresso para que outro participante vá em seu lugar. Se o repasse é possível, decida também se é necessário trocar a titularidade do ingresso ou o novo participante pode usar o ingresso com o nome do comprador original.

Avise aos participantes como esse procedimento poderá ser feito e deixe um prazo suficiente para que você possa se preparar. Se você precisa da relação de nomes dos participantes pelo menos no dia anterior ao evento, estipule o prazo máximo para troca para até 24 horas antes do evento.

Para eventos corporativos, pode ser que você precise da relação com uma antecedência maior, para preparar kits, crachá ou brindes. Pense nisso ao definir o prazo, mas não coloque um prazo muito acima do que você precisa.

#DicaSympla: todos os eventos criados na Sympla contam com a ferramenta de Troca de Titularidade Self Service. Com a troca habilitada, a mudança será feita pelo próprio comprador ou participante do seu evento e você não precisará se preocupar em realizar cada solicitação manualmente. 

Faixa etária

Muitos eventos só permitem a entrada de participantes a partir de uma idade mínima ou máxima. É necessário que isso fique claro na descrição do seu evento para prevenir que participantes que não podem ter acesso comprem o ingresso, evitando assim transtornos na portaria e pedidos de reembolso.

Alterações no evento

Por mais que seu planejamento seja feito nos mínimos detalhes, imprevistos surgem e você precisa se preparar e se resguardar. Mudanças de atração, data e local são alterações consideradas substanciais e seu participante tem direito ao reembolso caso não concorde com a nova configuração do evento. Incluir esse termo em seu evento gera segurança na hora da compra!

Comunicação acessível

Deixe seu contato por e-mail ou telefone para que os participantes possam tirar dúvidas além das descritas nos termos. Isso permite que você crie um relacionamento com seus compradores, além de ser um ótimo canal para entender se há informações importantes que não estão na descrição do evento.

Com todas essas considerações, agora é a hora de criar seus próprios termos. Preparamos um modelo para ser usado em seus eventos, disponível abaixo. Use somente os pontos pertinentes a seu evento:

• O ingresso é pessoal (nominal). É indispensável a apresentação de um documento de identificação original e oficial com foto, juntamente com o ingresso, para validação da titularidade;
• Não é permitida a entrada de menores de X anos;
• Transferências de titularidade serão aceitas até X HORAS antes do horário de início do evento, pelo titular da compra através do e-mail EMAIL DO ORGANIZADOR;
• Em caso de arrependimento da compra, o reembolso do valor do ingresso somente será efetuado caso a solicitação seja feita no prazo de até 7 dias a contar da data da compra, e desde que realizado o pedido de devolução com, no máximo, X horas de antecedência do horário de início do evento. Essa solicitação deve ser feita pelo titular da compra através do e-mail: EMAIL DO ORGANIZADOR;
• Outras informações podem ser encontradas em SITE DA EMPRESA/EMAIL OU TELEFONE DO ORGANIZADOR/CENTRAL DE AJUDA DA PLATAFORMA
• Em casos de alterações substanciais na configuração do evento como mudança de atrações, data e local, os participantes que solicitarem poderão receber o reembolso total do valor pago.

Esperamos que essas dicas te ajudem a definir melhor as regras e políticas do seu evento o/