Se você já tentou captar patrocínio para evento, sabe que não é só enviar um PDF bonito e esperar a resposta. As marcas estão mais seletivas, os recursos mais estratégicos e o mercado, cada vez mais competitivo.

Hoje, conquistar um patrocinador exige dados, propósito e relacionamento, três pilares que diferenciam um pedido de patrocínio de uma verdadeira parceria.

Foi exatamente esse o tema da conversa no Produtor Day: do pitch ao patrocínio, um evento organizado pela Sympla. O encontro reuniu Sofia Nieto, Head de Eventos da Gupy, e Tomas Miranda, gerente de desenvolvimento de negócios da Sympla, para debater como os produtores podem criar propostas mais atrativas e sustentáveis para as marcas.

A seguir, você confere os principais aprendizados e estratégias compartilhados por eles, para que também possa transformar sua forma de captar patrocínios.

Como pedir patrocínio para evento de forma profissional?

Antes de pensar em formatos de cota ou valores, é preciso entender o que as marcas buscam em um evento.

Segundo Sofia Nieto, o ponto de partida é enxergar o patrocínio como uma troca justa de valor e não como uma ajuda financeira:

“Patrocinar não é doar, é investir. A marca quer entender o retorno antes de assinar o cheque.”

Ou seja, o patrocinador precisa ver clareza sobre o que é o seu evento, quem é o público, qual o posicionamento da marca e quais resultados concretos essa presença pode gerar, seja em visibilidade, leads, reputação ou engajamento.

E tudo isso deve ser alinhado a outros pontos muito importantes. Por exemplo, o produtor precisa mostrar profissionalismo e organização durante captação. Ter um mídia kit atualizado, dados de público de edições anteriores e cases reais de sucesso faz diferença na decisão de uma marca.

Mas não para por aí! Existem outros pontos indispensáveis para atrair um patrocinador, que você confere a seguir. 

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O poder de um bom pitch para captar patrocinadores

Toda captação começa com um bom pitch de apresentação, aquele momento em que o produtor precisa traduzir o valor do seu evento em poucos minutos.

Mas o que faz um pitch realmente funcionar? Para Sofia, o segredo é a personalização:

“Dá pra perceber quando a proposta não foi pensada para a marca. Quando vem personalizada, o impacto é outro.”

Ou seja, a dica é adaptar sua fala e seus materiais para o universo da empresa que você quer atrair.

Se a marca que você deseja atrair é voltada ao público jovem, por exemplo, mostre dados sobre o público do seu evento, o engajamento digital e comportamento nas redes. Se é um evento corporativo, destaque como o perfil dos participantes se relaciona com a marca parceira.

A função do produtor é conectar o evento ao público que o patrocinador busca, afinal, o patrocinador quer estar onde o público dele está. Ou seja, o pitch deve demonstrar fit estratégico com sinergia entre propósito, audiência e experiência.

Quanto vale o seu evento para uma marca?

Essa é uma das perguntas que mais travam produtores na hora de negociar. Afinal, como definir o valor de um patrocínio? A resposta está nos dados.

Para demonstrar valor, é preciso medir e apresentar indicadores como:

  • Tamanho e perfil do público;
  • Alcance de divulgação (redes sociais, mídia espontânea, parcerias);
  • Engajamento digital (interações, comentários, inscrições);
  • Histórico de marcas que já apoiaram o evento – em caso de outras edições ou eventos similares;
  • Potencial de retorno (exposição, vendas, geração de leads).

Esses dados são a tradução de que o evento não é apenas uma ideia, mas uma plataforma de conexão entre público e marca.

#DicaSympla: Aqui na Sympla todos os eventos geram relatórios e dashboards que ajudam a reunir as principais métricas de um evento com precisão. O que facilita e apoia produtores no envio de propostas mais consistentes.

Como montar uma proposta de patrocínio para evento? 

Depois do pitch definido e a noção de valor do seu evento alinhada, é hora de dar um importante passo:  elaborar um documento que realmente formaliza o convite. A proposta de patrocínio para evento é uma etapa essencial.

Algumas informações são básicas e muito relevantes para esse documento, como:

  • Descrição do evento e propósito;
  • Perfil do público participante;
  • Dados de edições anteriores (quando houver);
  • Cotas de patrocínio (ouro, prata, bronze ou sob medida);
  • Contrapartidas detalhadas (branding, ativações, visibilidade digital, ingressos, etc.);
  • Mídias envolvidas e tempo de exposição;
  • Formas de mensuração de resultados.

Sofia Nieto chama atenção para um ponto que também pode ser decisivo para esse momento e que muita gente ignora:

“Se você aparece para os parceiros só quando precisa de dinheiro, dificilmente vai fechar negócio. Captação de patrocínio é uma relação de construção, não de urgência.”

Ou seja, mesmo que você tenha uma boa proposta, ela deve ser apenas um passo dentro de um relacionamento contínuo. Manter contato com as marcas o ano todo, mostrando bastidores, resultados e cases, aumenta a confiança e prepara o terreno para futuras parcerias.

#DicaSympla: Patrocínio para eventos: guia completo para conseguir, negociar e ativar marcas parceiras

Ativações: a marca como parte da experiência

Outro ponto que nossos convidados levantaram no Produtor Day foi o papel das atividades de marca dentro dos eventos. O patrocínio mais forte é aquele que gera valor também para o público, e não apenas para o patrocinador.

Sofia explicou que uma excelente estratégia de patrocínio é ativar a marca dentro do evento. Por exemplo, criando lounges, experiências, oferecendo brindes ou ações interativas. Isso cria memórias e engaja o público de forma natural:

“Quando o patrocinador está presente de forma criativa, ele gera valor também para o público. É isso que fideliza a parceria.”

Esse pensamento abre uma oportunidade valiosa de oferecer ao patrocinador a possibilidade de ser coautor da experiência. É sair do tradicional e viver ao vivo e deixar de ser apenas um logotipo no backdrop. Afinal, a melhor publicidade é aquela que o público experimenta na prática.

Patrocínio é parte do plano, não o plano inteiro

Os dois especialistas que participaram do Produtor Day também alertaram para um erro comum: muitos produtores dependem demais do patrocínio. Isso acaba comprometendo a sustentabilidade do projeto.

O ideal, segundo o debate, é enxergar o patrocínio como uma das fontes de receita, junto com bilheteria, ativações, licenciamento e parcerias comerciais.

Essa visão amplia o poder de negociação e evita que o produtor fique refém de prazos e aprovações externas. Como resumiu Sofia Nieto durante o bate-papo:

“O patrocínio é importante, mas ele não deve ser o centro do seu modelo de negócios. Ele vem pra somar, não pra sustentar sozinho.”

Métricas e resultados: como mostrar retorno para o patrocinador?

Depois do evento, começa uma das etapas mais estratégicas da parceria, o pós-evento. É hora de mostrar para as marcas que o investimento valeu a pena e abrir espaço para uma próxima edição ou outra parceria.

Entre os principais indicadores que podem ser apresentados estão:

  • Número de participantes;
  • Alcance das campanhas digitais;
  • Mídia espontânea gerada;
  • Engajamento do público nas redes;
  • Feedbacks e NPS;
  • Leads ou oportunidades de negócio criadas.

Mas, além dos números, o follow-up de relacionamento é essencial. Enviar fotos, criar relatórios visuais e até mensagens de agradecimento personalizadas reforça o profissionalismo e a empatia. Como destacou Sofia: “poucos produtores fazem follow-up. Mas o pós-evento é onde a parceria se consolida.”

#DicaSympla: Lista de Interesse: reúna interessados no seu evento antes da abertura

Produtor Day: o evento que conecta produtores e conhecimento

Produzir um evento é transformar uma ideia em uma experiência que conecta pessoas, emoções e marcas. Cada detalhe conta, desde a escolha do tema até à entrega final da experiência.

Mas, por trás de cada palco montado, existe um universo de desafios. Precificação, captação, comunicação, equipe, legislação, fornecedores… e, claro, o patrocínio, tema central da última edição do Produtor Day.

💡 Quer assistir à conversa completa? O episódio “Do pitch ao patrocínio” está disponível na íntegra no canal da Sympla no YouTube.

Se você quer aprimorar sua produção, aprender com especialistas e descobrir novas formas de atrair público, marcas e resultados, o Produtor Day é o seu lugar.

Participe da próxima edição e descubra como transformar a cenografia do seu evento na maior aliada para criar experiências inesquecíveis.