É ótimo quando novas ferramentas advindas da tecnologia surgem para facilitar nossa vida, não é mesmo? E ultimamente a internet tem sido uma inestimável aliada dos organizadores de eventos. Novas tecnologias têm aprimorado os processos de seminários, shows e outras atividades, de maneira que tanto a organização quanto o público ganham em conforto, segurança e agilidade.
Estar atento sobre como tirar proveito do que é colocado à disposição pode ser o diferencial para seu evento. Você pode potencializar a divulgação, garantindo uma adesão maior, melhorar o acesso do público ao ingresso, agilizar contatos e informações, dentre outros benefícios. Veja alguns caminhos para seguir, que tornam a experiência da organização do evento mais fácil para todas as partes envolvidas.
Vendendo ingressos online
Um grande exemplo do potencial que a internet tem para auxiliar na logística de um evento está na possibilidade de vender ingressos ou inscrições virtualmente: além de ser um alívio na hora de definir os pontos de venda para entradas antecipadas, a internet hoje tem a confiança do consumidor. O público tende a optar pela conveniência da compra online, além de que pessoas que estão em locais mais distantes ganham acesso ao ingresso, garantindo uma presença e um rendimento que antes eram incertos.
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Além disso, o benefício para o consumidor é o conforto proporcionado pela venda online. A possibilidade de garantir um ingresso através de alguns cliques, sem o trabalho de se deslocar até um ponto de venda, torna o processo muito mais ágil. Todas essas facilidades só fazem aumentar a simpatia e identificação do público com a organização. É uma impressão positiva que pode seguir adiante através de comentários e recomendações.
Disponibilizando a compra de ingressos antecipadamente na internet, a organização ganha uma maneira fácil de mensurar o impacto do evento, projetando o número de pessoas presentes através das vendas efetuadas. Isso pode ser importante, por exemplo, para garantir que o número de seguranças seja suficiente ou quanta bebida deve ser disponibilizada.
Conheça os participantes do seu evento
Ao usar a internet para vender os ingressos e procurar pelo seu público, você tem informações úteis sobre quem comparece e aprecia determinado tipo de evento. Sabendo onde moram, o que fazem, o que gostam, qual a sua faixa etária, fica mais fácil construir suas estratégias de marketing e atrair pessoas.
Você ainda terá em mãos uma lista de contatos que pode sempre ser usada para informar sobre possíveis alterações nos eventos, bem como para comunicar sobre os próximos shows e festas. Você também pode descobrir os clientes que mais compram ingressos e disponibilizar promoções especiais, o que ajuda a mantê-los e fazer com que levem os amigos aos seus eventos, conquistando mais gente. O melhor é que a cada evento com ingressos disponibilizados na venda online você consegue mais e-mails para a sua lista de contatos.
#DicaSympla: na Sympla é possível ter um mailing pessoal e exclusivo, possibilitando que você envie e-mails personalizados para divulgação e envie convites para participantes de eventos passados gratuitamente.
Utilize as redes sociais preferidas do seu público
O mundo de hoje gira em torno da internet. Portanto, certamente uma parte considerável do público interessado na sua produção está online. Mas como encontrá-lo? Como direcionar a comunicação de uma maneira mais eficiente?
O grupo de pessoas a que seu evento deseja atingir certamente compartilha algum tipo de interesse. Por exemplo, se você está promovendo um show de rock, seu público provavelmente está presente em comunidades e discussões sobre bandas do gênero. Se você está promovendo um congresso de engenharia, é nas faculdades e nos profissionais que você deve manter seu foco.
Uma vez identificado este grupo, procure nas redes sociais por hashtags ou comunidades que reúnam essas pessoas e assim você tem um ponto de comunicação direto ao seu público-alvo.
Agora cabe a você abrir o contato, utilizando uma estratégia de divulgação certa para cada rede social. Na maior parte das mídias sociais, ao promover um anúncio pago, algumas configurações são disponibilizadas para direcionar o público da maneira mais precisa possível. Você pode determinar aspectos como cidade, idade, interesses, entre outros, aumentando cada vez mais a efetividade do anúncio.
Use o Facebook a seu favor
O Facebook, a mais popular rede social da internet neste momento, deu um grande passo ao permitir a criação de eventos em sua plataforma. Isso virou uma febre. Mas como isso ajuda quem está envolvido na realização?
Compartilhar o cartaz e as peças de divulgação é crucial para que cada vez mais pessoas fiquem sabendo do seu evento. Um cartaz físico, além de contar com custos de impressão, só será visto por quem passar por onde ele está colado. Porém muitas pessoas interessadas no seu evento possivelmente irão visualizar uma publicação em rede social que conte com um bom número de compartilhamentos.
É muito interessante garantir tal audiência de compartilhamentos através de promoções. Disponibilize, por exemplo, um par de entradas para quem compartilhar uma das suas peças de divulgação. É certo que muitas pessoas que pretendem comparecer irão aderir a este tipo de promoção, e compartilharão a imagem em questão. Dessa maneira, o alcance do evento multiplica-se para todos os amigos daquela pessoa também, e o processo pode se repetir inúmeras vezes (a “viralização” nas redes sociais). Lembre-se que esta tática pode funcionar muito bem também em diversas outras redes, como o Twitter ou Instagram.
Se você conta com patrocinadores no seu evento, não deixe de lembrá-los de que a marca deles estará junto com este efeito viral, chegando a um público cada vez maior. Isso tem efeitos positivos, pois acaba por valorizar a parceria, inclusive aumentando a identificação do seu patrocinador com seus consumidores em potencial.
Aplicativos para gestão e venda de ingressos
Não dá para negar que, para muitos, o celular é um dispositivo que oferece muito mais serviços do que apenas mensagens e ligações. Pensando nisso, a Sympla desenvolveu dois aplicativos que ajudam (e muito!) na gestão de seus eventos e venda de seus ingressos. Com o aplicativo Sympla Organizador, é possível acompanhar o desempenho das vendas, ver a quantidade de ingressos ou inscrições vendidas, realizar o check-in dos participantes por QR Code, ter o controle completo dos acessos ao evento e muito mais!
Já com o App Sympla, seus participantes poderão ter a facilidade de adquirir seus ingressos no próprio celular! E você ainda terá seu evento publicado no app com o maior número de eventos do Brasil o/
#DicaSympla: se quiser saber mais sobre nossos aplicativos, confira nosso artigo :)
Interação com os participantes
A partir do momento em que um evento é criado na internet, abre-se um eficaz meio de comunicação entre convidados e organização, assim como entre os próprios convidados. Com isso, as informações chegam mais rapidamente de um lado para o outro e, consequentemente, as dúvidas são sanadas de uma maneira mais precisa. Tudo o que uma pessoa interessada precisa saber sobre o evento está ali à disposição.
Há até mesmo a possibilidade de criar formulários e enquetes, utilizando recursos do Google ou do próprio Facebook. Poucas estratégias mensuram melhor as expectativas e permitem um conhecimento mais preciso do público quanto a aplicação de uma pesquisa. Através disso, abre-se também a possibilidade de criar uma lista de contatos que certamente será muito útil em eventos posteriores.
Portanto, utilizando o poder das novas tecnologias você acaba por ganhar um canal de feedback direto, permitindo que sua estratégia de produção seja alinhada de uma maneira ainda mais eficiente. Fique bem atento com os comentários que podem surgir espontaneamente e considere todos, tratando seu público com bastante zelo e respeito, buscando conseguir a simpatia e identificação dele.
Cative o público-alvo do evento
Por que não criar uma hashtag exclusiva para seu evento? Por que não fazer um vídeo promocional no YouTube? Todas essas coisas chamam a atenção do público, e podem garantir uma adesão maior à sua produção. O que é diferente se destaca, então procure fazer com que sua divulgação seja única.