Se você acompanha o blog da Sympla, já deve ter aprendido muita coisa sobre patrocínios por aqui. De todos os tipos de evento existentes, os eventos de tecnologia e inovação podem ser um dos mais difíceis de se conseguir patrocínio, já que a contrapartida está muito mais na ativação das marcas do que na obtenção de possíveis clientes para os patrocinadores.

Se você está organizando um evento de tecnologia – seja ele um curso, summit, feira ou exposição – você está no lugar certo! Confira a seguir algumas dicas para captação de patrocínios em eventos deste segmento de maneira significativa e inteligente. Let’s go!

Planejamento financeiro e cotas para captação de patrocínio

Antes de qualquer coisa, tenha o planejamento financeiro do seu evento em mãos! Em muitos eventos, os organizadores acabam definindo as cotas de patrocínio sem ao menos saber os detalhes das despesas do evento.

Pode até parecer besteira, mas acontece. Por estarem organizando um evento pela primeira vez, os produtores de primeira viagem se esquecem deste detalhe importante e acabam  utilizando as cotas de outros eventos como referência. No final das contas, saber o custo exato do evento vai lhe ajudar a estimar as cotas para que você não fique no prejuízo ou feche patrocínios que não sejam interessantes.

Imagine um evento com custo estimado em R$ 20 mil. Você pode arrecadar este valor de duas maneiras: através de patrocinadores e da venda de ingressos.

Agora pense que a venda total dos ingressos irá cobrir R$ 8 mil, restando R$ 12 mil para serem arrecadados com patrocínio. Para resolver este problema, você pode seguir a distribuição de cotas abaixo:

• COTA PLATINA (principal): R$10 mil (uma cota alta, mas que pode salvar o evento);

• COTA OURO: R$ 7 mil (evite vendê-la pela metade do valor da primeira cota; assim, a probabilidade do patrocinador escolher a cota principal é maior);

• COTA PRATA: R$ 5 mil (aqui, vale a mesma regra da cota anterior).

Esta distribuição irá facilitar (e muito!) os seus esforços. Depois de conseguir vender a cota principal, será muito mais fácil conduzir as próximas negociações com patrocinadores interessados nas cotas subsequentes.

#DicaSympla: Ainda tem dúvidas sobre como definir os valores para as cotas de patrocínio do seu evento? Confira várias dicas neste post aqui. :)

Contrapartidas para a captação de patrocínio

Entenda o que o seu evento pode oferecer como contrapartida para o patrocinador e deixe isso bem claro ao tentar captar recursos. Em eventos de tecnologia, pode ser difícil pensar em contrapartidas que os patrocinadores vejam como vantajosas a curto prazo – como o foco não é a venda direta de um produto ou serviço, pode ser difícil gerar novos clientes de forma imediata.

No caso do Startup Weekend, por exemplo, muitos dos patrocinadores são empresas que oferecem serviços para outras empresas, enquanto o evento é voltado para pessoas, e não para a representação de empresas. Assim, o que é oferecido para as empresas patrocinadoras é a oportunidade delas se posicionarem em um evento de inovação, oferecendo visibilidade para a marca nas mídias digitais e nos materiais de divulgação do evento. Assim, os patrocinadores mostram ao mercado que estão comprometidos com o incentivo a novas tecnologias.

Você pode pensar nas seguintes questões antes de montar sua proposta de contrapartidas:

• Os patrocinadores poderão expor seus produtos ou serviços dentro do evento?

• Os patrocinadores poderão encontrar clientes dentro do evento?

• O perfil de participantes do evento (público-alvo) tem sintonia com os produtos ou serviços dos patrocinadores?

•  Os patrocinadores têm interesse em se posicionar na área de inovação e tecnologia ou já possuem uma relação próxima com o setor?

Entenda o perfil das empresas

Mais importante do que conseguir patrocinadores, é saber prospectar patrocínio nas empresas certas! Depois de definir os custos do evento, o valor das cotas e as contrapartidas para cada tipo de patrocínio, é preciso mapear o perfil das empresas que serão abordadas.

Uma técnica que facilita o mapeamento de empresas e ajuda a entender as que possuem maior probabilidade de patrocinar o evento é o lead scoring. O método consiste atribuir notas para as empresas com base em uma soma aritmética de variáveis que definem o perfil. Parece um pouco complexo, mas é bem simples. Veja só um exemplo:

Digamos que duas variáveis importantes para a escolha dos patrocinadores são tamanho da empresa e a presença dela no meio digital, já que uma empresa grande e com forte posicionamento na internet possui mais chances de interesse no patrocínio de um evento de tecnologia. Assim, é possível definir uma pontuação da seguinte forma:

• Tamanho da empresa

10 pontos: mais de 50 profissionais

8 pontos: entre 20 e 50 profissionais

6 pontos: entre 10 e 20 profissionais

4 pontos: entre 2 e 10 profissionais

2 pontos: até 2 profissionais

• Posicionamento digital

10 pontos: website moderno e redes sociais engajadas

8 pontos: website moderno e redes sociais fracas

6 pontos: website relativamente bom e média movimentação redes sociais

4 pontos: website antigo e pouca movimentação nas redes sociais

2 pontos: apenas website antigo

0 pontos: sem posicionamento digital

Imagine que foi possível encontrar uma empresa de tecnologia com aproximadamente 15 funcionários e forte engajamento nas mídias digitais. Essa empresa ganhará uma qualificação de 8 pontos, pois terá 6 pontos no quesito tamanho da empresa e 10 pontos no quesito posicionamento digital (no cálculo da média, 16 pontos ÷ 2 = 8 pontos).

Este é um exemplo simples, mas você pode criar mais variáveis e atribuir notas de acordo com a afinidade das empresas com o evento. Algumas variáveis interessantes para o cálculo de lead scoring são:

• Segmento de atuação: empresas de tecnologia, indústria, comércio ou alimentos, etc;

• Localização: na cidade do evento, cidades próximas, no mesmo estado, etc;

• Tempo de mercado: o tempo de mercado pode definir a maturidade da empresa e o engajamento com o tema do evento.

#DicaSympla: Aproveite para entender mais sobre os diferentes tipos de patrocínio para eventos neste post.

Defina metas para a captação de patrocínio

Agora que você já sabe quais tipos de empresa deseja abordar para buscar patrocínio, está na hora de pensar nas metas de prospecção.

Estabeleça metas relacionadas à realização de ligações, envio de e-mails, reuniões marcadas e apresentações oficiais da proposta, para que você tenha o controle da efetividade da busca de patrocínio. Se possível, conte com um colaborador focado na realização dessas atividades e no controle dessas metas.

A técnica de lead scoring também irá ajudá-lo nessa tarefa, já que você tem em mãos uma lista de empresas qualificadas que poderá entrar em contato. Aqui, é importante basear as metas de prospecção nas empresas com maior pontuação. Ao estabelecer metas de ligações por semana, por exemplo, você consegue entender cada vez melhor os argumentos que levam os patrocinadores a fecharem com o seu evento.

Captação de patrocínio x Permuta

Se você estiver encontrando dificuldades para captar patrocinadores para o seu evento, uma boa solução pode ser a permuta, que consiste na troca de serviços entre empresas.

No caso de eventos, as permutas acabam sendo os serviços que os patrocinadores já realizam em seus negócios ou benefícios que eles possuem com fornecedores e empresas parceiras. É possível fechar parceria com uma empresa que disponibilize o coffee break do evento, por exemplo, em troca da prestação de algum serviço posterior.

No caso das permutas, é muito importante entender o custo dos serviços se eles fossem contratados diretamente. Assim, você pode calcular em qual cota de patrocínio a empresa se encaixaria. Você pode permutar serviços como alimentação, transporte, camisetas, brindes, divulgação na mídia… cabe a você entender quais tipos de troca seriam mais vantajosas para o evento!

Relacionamento é tudo

Você pode ter o melhor planejamento de marketing, o melhor material de divulgação e o melhor plano de captação de patrocínio: apesar de serem super importantes, nada substitui o bom e velho networking.

Saiba valorizar os integrantes da organização do evento que possuam forte relacionamento com a comunidade local e com o público-alvo. Muitas vezes, os patrocínios “salvadores” de eventos são obtidos através de um bom relacionamento com empresas e profissionais.

Aproveite a lista de empresas preparada no lead scoring e busque também estreitar os laços com as instituições que você já possui um contato próximo. Afinal, é mais fácil obter parcerias com empresas que você já conhece ou já tenha feito algum contato no passado. Se este não for o seu caso, busque indicações e conexões de outras pessoas e empresas da sua rede! Além de aumentar as chances de conseguir patrocínios, você ainda gera relevância para seu evento junto a nomes importantes no mercado.

Questões jurídicas e financeiras

Seguiu as dicas e já sabe como obter os patrocínios necessários para realizar o seu evento? Então, é hora de pensar em algo essencial: a formalização jurídica e financeira

Há muitos casos de eventos que foram prejudicados porque o patrocínio foi negociado informalmente e, na hora, o patrocinador acabou não pagando. Para que o seu evento não saia no prejuízo, entenda as suas prioridades em relação a pagamentos com fornecedores e prestadores de serviço e negocie isto com cada patrocinador.

Busque assegurar também a melhor forma de repasse dos valores diretamente com o setor financeiro de cada patrocinador. Não se esqueça de formalizar tudo através de um contrato e também por e-mail (sim, e-mail também vale como documento!). Assim, você tem um registro de todas as negociações e protege o seu evento de prejuízos e imprevistos.

Sabemos que organizar um evento envolve muita dedicação e até conhecimentos estratégicos de áreas como marketing e finanças – principalmente em eventos que envolvam inovação e tecnologia. Mas, independentemente do seu nível de experiência, o importante é elaborar um bom planejamento e segui-lo de acordo com as necessidades do evento e do seu público. Assim, você consegue desenvolver a captação de patrocínio de maneira organizada e mostra aos seus patrocinadores que o investimento sendo feito vale (e muito) a pena!

 

Este conteúdo foi escrito por Walter Sengik, colaborador da comunidade Techstars. Ele atua voluntariamente na organização de eventos voltados ao empreendedorismo – principalmente o empreendedorismo digital, como o Startup Weekend.