Fazer um calendário anual de eventos é o primeiro passo para a construção de uma programação de sucesso! Com ele, o produtor consegue se planejar melhor, se antecipar em relação às datas comemorativas e evitar aquilo que é um dos piores pesadelos de quem trabalha com eventos: os imprevistos.
Neste artigo, o organizador vai ver entender a importância e as vantagens de construir um calendário anual de eventos e como preparar o seu. Continue lendo para entender!
O que é o calendário anual de eventos?
Um calendário anual de eventos contempla datas para a realização de algumas produções durante os 12 meses do ano. Produtores sabem muito bem que nem sempre é fácil estabelecer essas datas com tanta antecedência. Mas traçar uma ordem dos eventos que o organizador deseja produzir ao longo do ano e estimar as datas dessas produções é fundamental. Descubra o porquê a seguir.
Por que fazer um calendário anual de eventos?
A antecedência no planejamento de eventos tem inúmeras vantagens para o trabalho no mercado de eventos. A primeira delas é a possibilidade de mapear períodos importantes, encontrando oportunidades e não deixando passar nenhuma data estratégica.
Além disso, ter essa previsão facilita a organização. Se o produtor já sabe quando vai realizar as produções, consegue programar melhor, tendo mais tempo para:
- definir o lugar do evento;
- escolher e contratar fornecedores com melhor custo benefício;
- convidar atrações e/ou palestrantes, garantindo espaço na agenda deles;
- estabelecer com mais precisão o orçamento disponível e a expectativa de lucro.
Um dos maiores e mais importantes benefícios é também aumentar a adesão do público — até porque o produtor terá mais tempo para fazer a sua divulgação. Os participantes, por sua vez, têm mais chances de se fidelizar à marca do organizador quando impactados por uma sequência de eventos. E ninguém gosta de ser pego de surpresa, não é? Por este motivo, ao se programar com antecedência, é mais provável que os seus convidados se preparem também — tanto financeiramente quanto logisticamente.
Vale destacar ainda que, com um conjunto de produções, é possível explorar estratégias de storytelling, apostando em uma narrativa que englobe todos os eventos previstos no planejamento.
Como programar um calendário anual de eventos?
Mesmo se o calendário de eventos partir de um estudo cuidadoso de tendências de mercado e dos últimos acontecimentos, provavelmente, ele sofrerá alterações ao longos dos 365 dias do ano. Mas isso não significa que o produtor não deva se planejar com antecedência. Afinal, ter uma previsão — principalmente de produções maiores e mais trabalhosas, ajudará o organizador a evitar problemas e sair na frente dos concorrentes.
Para fazer o calendário anual, siga as dicas abaixo.
1. Mapeie datas importantes
No ramo de produção de eventos, a sazonalidade é muito forte e tem uma influência incontestável. Afinal, existem épocas tradicionalmente marcadas por festas, como o Carnaval, Réveillon, Natal, Páscoa ou Festa Junina, por exemplo.
Por isso, é fundamental que, logo no início do ano, o produtor faça o mapeamento dessas oportunidades em um calendário para produção de eventos, identificando períodos importantes para os seus clientes.
2. Defina as quantidades e tipos de eventos
Nessas altas temporadas, quando há maior busca por serviços de organização de eventos, é importante saber quanto de demanda o produtor consegue suportar. Sendo assim, é fundamental que seja feita uma análise de dados históricos, fazendo o levantamento de:
- quais são os eventos mais procurados em cada época (confraternizações de empresa, conferências, festivais, festas temáticas, entre outros);
- quantos eventos de cada tipo o produtor costuma realizar por ano nessas datas específicas;
- quantas produções de cada tipo consegue planejar, considerando o tamanho e a disponibilidade do seu time.
3. Estabeleça datas
Depois que isso for feito, se possível, é preciso estabelecer datas e fazer agendamentos para a realização desses eventos. Nesse momento, é interessante que o produtor defina quais são os momentos em que o público tem mais disponibilidade. Isso pode variar muito de acordo com a persona. Por exemplo, considere fazer um festival em uma cidade de praia para um público mais jovem. Provavelmente será mais interessante realizá-lo em uma véspera de feriado.
Agora, por outro lado, pense em realizar um festival voltado para o público mais velho, entre 40 e 50 anos. Pode não ser ideal fazer durante o feriado, uma vez que essa costuma ser uma data em que esse público viaja com a família.
4. Defina formas de organização
Por fim, quando tiver tudo isso mapeado, é necessário estabelecer quais são as etapas essenciais da organização de cada tipo de evento. Quais são as fases de preparação que não podem faltar? Para isso, você deve considerar alguns pontos fundamentais, como:
- planejamento estratégico;
- planejamento financeiro em detalhes;
- checklist com tudo o que não pode faltar.
Organize seu calendário anual com ajuda de planilhas
Uma excelente forma de organizar o seu calendário anual de eventos é documentando tudo em planilhas. Você consegue fazer a interligação entre elas para estruturar tudo nos mínimos detalhes. Para te ajudar, baixe aqui seis planilhas essenciais para um produtor de eventos organizado e eleve ainda mais o nível das suas produções!