Fazer um calendário anual de eventos é o primeiro passo para a construção de uma programação de sucesso! Com ele, o produtor consegue se planejar melhor, se antecipar em relação às datas comemorativas e evitar aquilo que é um dos piores pesadelos de quem trabalha com eventos: os imprevistos. 

Neste artigo, o organizador vai entender a importância e as vantagens de construir um calendário anual de eventos e como preparar o seu. Continue a leitura!

O que é o calendário anual de eventos?

Um calendário anual de eventos contempla datas para a realização de algumas produções durante os 12 meses do ano. 

Os produtores sabem muito bem que nem sempre é fácil estabelecer essas datas com tanta antecedência. Mas traçar uma ordem dos eventos que deseja produzir ao longo do ano e estimar as datas dessas produções é fundamental. Descubra o porquê a seguir.  

Por que fazer um calendário anual de eventos?

A antecedência no planejamento de eventos tem inúmeras vantagens para o trabalho de produção. A primeira delas é a possibilidade de mapear períodos importantes, encontrando oportunidades e não deixando passar nenhuma data estratégica.

Além disso, ter essa previsão facilita a organização. Se o produtor já sabe quando vai realizar as produções, consegue se programar melhor, tendo mais tempo para:

  • Definir o lugar do evento;
  • Escolher e contratar fornecedores com melhor custo benefício;
  • Convidar atrações e/ou palestrantes, garantindo espaço na agenda deles;
  • Estabelecer com mais precisão o orçamento disponível e a expectativa de lucro.

Um dos maiores e mais importantes benefícios é também aumentar a adesão do público — até porque o produtor terá mais tempo para fazer a sua divulgação. Os participantes, por sua vez, têm mais chances de se fidelizar à marca do organizador quando impactados por uma sequência de eventos. 

E ninguém gosta de ser pego de surpresa, não é? Por este motivo, ao se programar com antecedência, é mais provável que seus convidados se preparem também — tanto financeiramente quanto logisticamente.

Vale destacar ainda que, com um conjunto de produções, é possível explorar estratégias de storytelling, apostando em uma narrativa que englobe todos os eventos previstos no planejamento.

Como programar um calendário anual de eventos?

Mesmo se o calendário de eventos partir de um estudo cuidadoso de tendências de mercado e dos últimos acontecimentos, provavelmente, ele sofrerá alterações ao longo dos 365 dias do ano. 

Mas isso não significa que o produtor não deva se planejar com antecedência. Afinal, ter uma previsão — principalmente de produções maiores e mais trabalhosas, ajudará a evitar problemas e sair na frente dos concorrentes. 

1. Defina o tema do seu calendário

O primeiro passo é definir o tema do seu calendário anual de eventos. Ele vai abordar uma programação de festas universitárias? Ou vai focar em datas comemorativas? 

Definir o tema é primordial para determinar a lógica da programação. Assim, se o produtor trabalha com eventos de diferentes temáticas, pode ser necessário pensar em calendários específicos para cada uma delas. 

2. Mapeie datas importantes

No ramo de produção de eventos, a sazonalidade é muito forte e tem uma influência incontestável. Afinal, existem épocas tradicionalmente marcadas por festas, como o Carnaval, Réveillon, Natal, Páscoa ou Festa Junina, por exemplo.

Por isso, é fundamental que, logo no início do ano, o produtor faça o mapeamento dessas oportunidades em um calendário para produção de eventos, identificando períodos importantes para os seus clientes.

3. Defina as quantidades e tipos de eventos

Nessas altas temporadas, quando há maior busca por serviços de organização de eventos, é importante saber quanto de demanda o produtor consegue suportar. Sendo assim, é fundamental que seja feita uma análise de dados históricos, fazendo o levantamento de:

  • Quais são os eventos mais procurados em cada época (confraternizações de empresa, conferências, festivais, festas temáticas, entre outros);
  • Quantos eventos de cada tipo o produtor costuma realizar por ano nessas datas específicas; 
  • Quantas produções de cada tipo consegue planejar, considerando o tamanho e a disponibilidade do seu time.

4. Estabeleça datas

Depois que isso for feito, se possível, é preciso estabelecer datas e fazer agendamentos para a realização desses eventos. Nesse momento, é interessante que o produtor defina quais são os períodos em que o público tem mais disponibilidade. Isso pode variar muito de acordo com a persona. 

Por exemplo, se você considera fazer um festival em uma cidade de praia para um público mais jovem, provavelmente será mais interessante realizá-lo em uma véspera de feriado. 

Agora, por outro lado, pensa em realizar um festival voltado para o público mais velho, entre 40 e 50 anos. Pode não ser ideal fazer durante o feriado, uma vez que essa costuma ser uma data em que esse público viaja com a família.

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5. Pense na contratação das atrações

Além de definir as possibilidades de eventos e datas, é interessante começar a pensar no planejamento das atrações. Entender quais artistas e fornecedores mais combinam com cada produção vai ajudar você no planejamento estratégico.

Lembre-se que, dependendo do tipo de atração, a contratação precisa ser feita com bastante antecedência, para garantir que os escolhidos tenham disponibilidade para a data. 

6. Defina as atividades de cada etapa do evento

Elencar as atividades essenciais de cada etapa do evento também vai ajudar você na hora de montar seu calendário anual de 2025. Aqui, é interessante pensar em cada atividade e estimar prazos e responsáveis dentro da equipe. Para isso, a dica é criar campos divididos em:

  • Pré-evento: incorpora as atividades de planejamento, escolha de local, tema, categoria, orçamentos, identidade visual, equipe, entre outros;
  • Durante o evento: demanda atividades como credenciamento, acompanhamento de equipe, apresentações, abertura e fechamento, coffee break e buffet, segurança, entre outros;
  • Pós-evento: reúne atividades de análise, como acompanhamento de resultados e pesquisas de satisfação, relatórios e feedbacks. 

7. Pense nos períodos de divulgação dos eventos

Outro ponto que deve entrar no calendário de eventos é o cronograma de divulgação. É importante ter uma estratégia clara e bem estruturada para tornar suas produções atrativas e chamar a atenção do público. 

Nessa etapa, é interessante definir o tempo de antecedência com que as divulgações devem iniciar e os canais que serão utilizados para isso. Lembre-se que eventos abertos podem demandar uma divulgação mais ampla, enquanto os pagos precisam de uma estratégia mais direcionada e um público bem segmentado. 

#DicaSympla: Como divulgar um evento: 8 dicas indispensáveis para colocar em prática

8. Defina formas de organização

Por fim, quando tiver tudo isso mapeado, é necessário estabelecer quais são as etapas essenciais da organização de cada tipo de evento. Quais são as fases de preparação que não podem faltar? Para isso, você deve considerar alguns pontos fundamentais, como:

Dicas para montar seu calendário anual de eventos

Você já sabe tudo o que precisa incluir no seu calendário anual 2025. Então que tal começar a colocar a mão na massa? Para tornar a organização mais simples, é válido seguir as dicas abaixo.

Aproveite datas comemorativas

As datas comemorativas e eventos do varejo são uma ótima oportunidade para engajar compradores e ajudar a impulsionar as vendas. Assim, ao pensar em seu calendário é interessante ficar de olho nas melhores oportunidades. 

Entre as principais datas para o mundo dos eventos, podemos citar: Carnaval, Dia dos Namorados, Festas Juninas, Halloween e Réveillon.

Centralize as informações

Uma das grandes vantagens de montar um calendário anual de eventos é a possibilidade de reunir diversas informações relevantes em um só lugar. Por isso, aproveite que está se planejando e centralize o máximo de informações dos eventos em uma mesma planilha. 

Isso vai ajudar você a definir prioridades e orçamentos, entender as preferências do público e estabelecer a antecedência necessária para cada atividade. 

Centralizando as informações de forma estratégica, fica mais fácil visualizar o trabalho necessário ao longo de todo o ano, evitando erros que podem comprometer a credibilidade do produtor. 

Personalize as estratégias de marketing

O marketing é uma etapa muito importante na produção de todos os tipos de eventos. Afinal, é preciso se destacar da concorrência para fazer com que o consumidor opte pela sua produção. 

Em relação a isso, o calendário de eventos pode ser um bom aliado. Com ele, você consegue reunir em um mesmo documento os métodos de divulgação, prazos para início das vendas de ingressos, entre outros detalhes. 

Com todas essas informações reunidas,você poderá realizar comparativos e entender as melhores estratégias para personalizar o marketing de cada produção. 

Tenha uma boa organização financeira

Não basta criar um calendário de eventos 2025 ambicioso, se você não vai ter orçamento para colocá-lo em prática. Por isso, é importante que tudo seja bem planejado e previsto, inclusive, a parte financeira. 

O ideal é criar uma reserva financeira para imprevistos e documentar e monitorar toda a movimentação em cada evento, incluindo gastos com reserva de espaço, contrato com fornecedores, pagamentos da equipe e entradas com a venda de ingressos. 

Revise sempre o calendário

Como já citado, o calendário anual de eventos é uma projeção, ou seja, as ideias podem sofrer alterações ao longo do ano de acordo com novas tendências ou oportunidades. 

Assim, pense no documento como algo mutável, que possa ser revisado, complementado e alterado, caso necessário. Você pode adicionar, por exemplo, novas atividades conforme o evento acontece ou mudar uma atração pensada previamente. 

O que importa é tentar manter uma organização e documentar dados importantes. Assim, você consegue realizar mapeamentos e análises para tornar a produção dos eventos mais fácil e rápida. 

Organize seu calendário anual com ajuda de planilhas

Uma excelente forma de organizar o seu calendário anual de eventos é documentando tudo em planilhas. Você consegue fazer a interligação entre elas para estruturar tudo nos mínimos detalhes.  

Para te ajudar, baixe aqui cinco planilhas essenciais para um produtor de eventos organizado e eleve ainda mais o nível das suas produções!