Benchmarking para produtores: como estudar seus concorrentes de forma estratégica

É sempre válido avaliar as estratégias utilizadas pela concorrência com o objetivo de encantar e conquistar o público. E, para isso, existe um nome: benchmarking. 

No universo dos eventos, não é diferente. Os produtores podem e devem buscar inspiração no trabalho de seus colegas. Vale estudar desde as escolhas criativas, como o conceito visual de uma produção, até as questões operacionais, como credenciamento e venda de ingressos. 

O objetivo é conhecer as melhores práticas utilizadas por outros organizadores s. E, ainda, entender como os profissionais da área lidam com diversos tipos de imprevistos e problemas. 

Assim, o produtor pode se antecipar, se inspirar nestas soluções, e oferecer uma experiência melhor ao público do evento. 

Continue a leitura e entenda a importância desta atividade! 

O que é benchmarking?

Uma forma simples de entender o que é benchmarking é imaginar a seguinte situação: o dono de um mercado está sofrendo com baixo faturamento. Certo dia, ele toma conhecimento de outro estabelecimento do mesmo gênero em um bairro vizinho que está lucrando a todo vapor. 

É natural que o proprietário busque entender o que o empreendimento concorrente anda fazendo para ter resultados tão positivos, com a intenção de aplicar as mesmas técnicas de maneira adaptada em seu negócio. 

Benchmarking é, justamente, este processo de estudar os métodos utilizados pela concorrência, podendo ser uma análise profunda das melhores práticas usadas por empresas do mesmo setor. 

A técnica surgiu em 1970, introduzida pela Xerox, empresa americana inventora da fotocopiadora. Porém, a prática se expandiu e foi incorporada por uma série de empresas dos mais diversos segmentos, incluindo o setor de eventos. 

As perguntas que os empreendedores mais buscam responder com o processo são:

• como o negócio está se saindo em comparação à concorrência?
• os resultados que estão sendo alcançados são satisfatórios?
• como aumentar a produtividade e eficiência dos processos produtivos?

Veja a seguir porque o organizador deve incorporar o benchmarking como parte do planejamento de eventos!

Por que o organizador de eventos precisa fazer benchmarking?

Fazer benchmarking traz muitas vantagens. A primeira delas é a redução de falhas em todas as etapas do evento. 

Com uma análise criteriosa dos processos da concorrência, o organizador consegue identificar possíveis gargalos em outras produções e, assim, trabalhar para que esses erros não apareçam nos seus próprios projetos. 

É interessante observar aspectos como: 

• segurança;
• gestão de riscos;
• receptividade;
• adaptação às novas tecnologias e exigências do mercado;
• entre outros. 

Promover o estudo dos eventos produzidos por outros profissionais do setor também é uma boa forma de estar por dentro das tendências e novas exigências do público. Por consequência, o organizador terá mais facilidade de incorporá-las nos projetos.

Outro benefício da prática é entender como a concorrência trabalha a gestão dos eventos, identificar oportunidades de melhorias internas e ferramentas que podem ajudar a reduzir custos e tornar o trabalho mais eficiente. 

Em resumo, as principais razões para o organizador aderir à técnica são: 

• redução de erros;
• antecipar pontos de melhoria na própria produção;
• acompanhar as novidades do mercado;
• descobrir novas formas de impressionar o público;
• economia de custos;
• identificar boas práticas de condução de eventos;
• entre outros.

Como fazer benchmarking para estudar a concorrência?

Estudar a concorrência é sempre positivo, pois o exercício ajuda a compreender melhor como outros organizadores ou empresas especializadas na produção de eventos reagem às crises e oportunidades, quais são seus pontos fortes e fracos.

Assim, o organizador pode fazer um comparativo com seus processos internos e identificar os pontos de melhoria. Mas, afinal, como fazer benchmarking? 

Siga o passo a passo para adotar a estratégia da forma correta! 

1. Selecione os principais concorrentes do mercado para analisar

Para ser mais aprofundada, a análise precisa ser focada. O ideal é que o organizador escolha até três concorrentes com um histórico de ações de sucesso para monitorar. 

2. Estabeleça os indicadores de análise

Depois de definidos os concorrentes que farão parte deste estudo, é importante ter em mente quais aspectos serão observados, o que deseja ser alcançado com essa análise e quais respostas o organizador espera descobrir. 

Portanto, é necessário estabelecer indicadores, que podem ser: 

• taxa de conversão de vendas — quantos participantes compraram o ingresso do evento concorrente;
• análise de canais — quais meios foram utilizados para divulgação da produção;
• parcerias e patrocínios;
• nível de engajamento do público;
• preferências dos participantes;
• entre outros.

#DicaSympla: vale considerar também aquilo que não é mensurável, como o conceito criativo, a identidade visual e até as paletas de cores. Tudo isso servirá de insumo para que o produtor inove e aposte em uma comunicação super original! 

3. Obtenha os dados

Há inúmeras formas de conseguir informações da concorrência. Com a internet, a tarefa se torna ainda mais fácil. O organizador pode utilizar redes sociais, sites e blogs para fazer essa avaliação. 

E por que não ir ao evento concorrente para ver de perto como tudo acontece? Se colocar no lugar de participante pode ser bastante interessante para o produtor identificar os pontos fortes e fracos da experiência do cliente. 

4. Compare as análises e informações

Com as informações em mãos, é hora fazer uma análise criteriosa do que foi observado, comparando com os processos da própria equipe. 

Assim, o organizador poderá entender quais aspectos faltam em seus projetos para alcançar o mesmo sucesso. 

Aqui, é importante considerar os pontos altos e baixos das outras produções. Não basta incorporar apenas o que foi observado de positivo, é importante ter consciência das falhas da concorrência para não repeti-las nas produções. 

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Para estar sempre um passo à frente da concorrência, também é preciso acompanhar as novidades do mercado de eventos e se valer do que há de mais moderno para garantir o sucesso das produções e satisfação dos participantes. 

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