Planejamento feito, orçamento aprovado, ingressos vendidos… agora é a hora de curtir o evento, certo? Errado! Um dos itens mais importantes de toda a produção é justamente a entrada dos participantes, que deve ser feita de forma fluida, rápida e primorosa. E é por isso que você deve saber calcular a quantidade de operadores de check-in necessários para o seu evento :)

Garantir uma equipe qualificada e com perfil proativo é fundamental para que o acesso dos participantes ao seu evento ocorra sem problemas. Sendo assim, tenha isso em mente na hora de escolher o time operacional da portaria ou entrada do evento.

Em eventos de entretenimento tais como baladas, festas, shows e festivais, a entrada do evento é comumente conhecida como “portaria” – e é ela o primeiro contato físico do participantes com a experiência que seu evento irá gerar! Percebe o quanto é importante saber calcular corretamente o número de operadores ou validadores de ingressos que irão ficar distribuídos nas filas?

Imagine a seguinte situação: o participante vê o evento nas redes sociais, se interessa, entra no aplicativo da Sympla e garante o ingresso antecipadamente. Mas, ao chegar na portaria, encontra filas enormes e cheias de pessoas que também garantiram o ingresso de forma antecipada. Mas comprar ingresso antecipado não era pra ser prático e evitar filas? Pois é! Mas nada disso é efetivo se você, produtor de eventos, não souber calcular o número ideal de validadores para o evento.

Para calcular a quantidade ideal de operadores para o seu evento, é muito importante levar em consideração o formato, o número de ingressos vendidos, horário do lineup ou dos principais palestrantes, o tempo de duração do evento e, finalmente, se ele é open bar.

Vamos apresentar as principais dicas para calcular a quantidade de operadores de check-in para o seu evento no artigo de hoje. Vamos lá?

Quantidade de operadores de check-in para festas Open Bar

Quando o evento é open bar, na maior parte das vezes os participantes chegam logo no início – afinal, cada minuto vale ao consumo de bebidas pelo qual ele pagou no ingresso – e, por isso, é importante ter um número maior de validadores logo na abertura do evento. Calculamos, em média, 1 validador para cada 300 participantes para que as filas fluam bem. À medida que os check-ins forem sendo realizados e a lotação do evento começar a ficar boa, não é necessário manter toda a equipe de validadores. Uma sugestão é contratar pessoas para trabalharem em escala :)

#DicaSympla: com o aplicativo Sympla Organizador o controle da portaria do seu evento fica muito mais simples. Defina acessos limitados aos operadores de check-in para que vejam apenas as informações que você desejar e acompanhe, em tempo real, como andam as validações dos ingressos!

Quantidade de operadores de check-in para um Festival

Em geral, os festivais ocorrem com um tempo maior de duração, seja em número de dias ou de mais horas em um único dia. Isso promove o inverso da festa open bar: o público costuma chegar de forma espaçada e, dificilmente, todos de uma só vez.

O importante nesse tipo de evento é levar em consideração os horários do lineup, a quantidade de participantes do dia e os diferentes tipos de ingressos colocados à venda. Mas atenção: se existir setor open bar, essa portaria (ou fila) cai na mesma questão mencionada acima, viu? Os demais setores funcionarão de forma diferente ao longo de todo o evento, com uma possível previsão de horário de pico de acesso com cerca de 3 a 4 horas depois da abertura dos portões. Calculamos, em média, 1 validador a cada 700 pessoas.

Quantidade de operadores de check-in para Shows

Quando o evento tem como principal atração um show de algum grande artista, é o horário deste artista que deve ser levado em conta. O horário de pico de acesso está diretamente relacionado a atração principal: por mais que os portões sejam abertos com antecedência, a maioria do público chega com apenas uma hora de antecedência.

Isso pode causar um certo tumulto caso sua equipe não esteja preparada e com o número de validadores adequado. Nesse caso, calcule sempre para mais o número de operadores de check-in, pelo menos para os horários que antecedem o início do show.

Depois, é possível remanejar a equipe, já que a lotação do local já estará próxima do esperado. Para esse formato, é possível manter o cálculo de 1 validador a cada 300 pessoas.

Quantidade de operadores de check-in para Eventos Corporativos

A organização da entrada de eventos corporativos é muito diferente de todas as já mencionadas, tanto no formato quanto no público esperado, pois a característica principal desse evento é o engajamento do público com o conteúdo ou temas abordados. Sendo assim, o compromisso com os horários de chegada do público é alto, assim como a expectativa dos participantes em realizar o credenciamento.

Em eventos corporativos, é comum usarmos o termo “credenciamento” no lugar da famosa “portaria” dos eventos do segmento de entretenimento. No credenciamento, o participante apresenta seu ingresso/inscrição e recebe sua credencial para ter acesso ao evento.

Normalmente, o credenciamento começa com 1h30 antes do início do evento. Se formos analisar o tempo de acesso dos participantes e a quantidade de pessoas esperada, é um tempo curto e, por isso, é tão importante chegar no formato ideal de credenciamento.

A conta que sugerimos para chegar ao número ideal de operadores é de 100 check-ins por atendente/operador a cada 1h30. É preciso ressaltar que esses dados são baseados em um credenciamento simples, ou seja, quando ocorre apenas a entrega de credencial para os participantes.

Se seu evento conta com a entrega de kits ou qualquer outro material que faça com o que participante fique mais tempo no guichê de atendimento, se faz necessário reavaliar a quantidade. Caso tenha entrega de kit, número de participantes alto no mesmo evento ou algo que demande mais tempo, a dica é abrir o credenciamento alguns dias antes do evento! Assim, os participantes conseguem se programar e fazer a retirada da credencial que dará acesso ao evento com antecedência.

Importante ressaltar que, independentemente do tamanho ou formato do seu evento, ter um coordenador de confiança para sua portaria é essencial. Tenha certeza que o profissional escolhido seja proativo, educado e que possua muito jogo de cintura para resolver problemas peculiares dos participantes, como ingressos esquecidos ou falsificados. Ah! O perfil de líder também é muito importante para que ele consiga gerenciar todos os operadores de check-in :)

#DicaSympla: outra funcionalidade incrível do Aplicativo Sympla Organizador é permitir a mensuração dos check-ins realizados por minuto. Assim, fica ainda mais fácil calcular a quantidade ideal de operadores na sua portaria de acordo com os eventos passados!

Não se esqueça: os dados mencionados acima estão considerando um ótimo estado de funcionamento de internet, além de estrutura básica necessária do ponto de apoio.