Para criar um evento de sucesso, existem vários pontos no seu planejamento do seu evento que merecem muita atenção. Estar atento aos detalhes faz toda a diferença na vida de um produtor – afinal, um evento que não deu certo demonstra desorganização e falta de conhecimento no ramo.
O principal problema em qualquer erro está no fato de que os participantes irão espalhar suas impressões e gerar uma péssima repercussão do seu evento, prejudicando os patrocinadores e a sua credibilidade como produtor. A seguir, você confere uma lista com os erros que podem levar para o buraco um evento que seria incrível, além de dicas para se manter longe deles. Aproveite!
1. A escolha de um local inadequado para criar o seu evento
Para não fazer feio, o primeiro passo é escolher o local do evento de acordo com o tamanho do público esperado. Para fazer as contas, você precisa definir a quantidade de pessoas por metro quadrado. Funciona assim: em um m² é possível acomodar de 3 a 9 pessoas em pé, sendo que 3 é o número para uma deslocamento tranquilo, sem esbarrões.
Já com 6 pessoas por m² , a mobilidade do público fica um pouco comprometida. Quando esse número sobe para 9 pessoas por m², a mobilidade fica complicada, são empurrões o tempo todo. De acordo com o seu evento, pode haver pessoas sentadas, onde se recomenda 2 cadeiras por metro quadrado, para que haja uma circulação fluida pelo evento.
Atente-se para que ele ofereça a quantidade de banheiros suficientes, podendo haver a divisão de sanitários femininos e masculinos ou não, a depender do perfil do evento e do público. Além disso, pense no acesso ao local. Veja como as pessoas chegariam ao evento, se de carro, transporte público ou táxi para disponibilizar um estacionamento, caso necessário.
Você escolheu o lugar, ele comporta todo mundo e tem a estrutura ideal para o seu evento. Agora vem a parte mais burocrática: verificar as certificações e alvarás de funcionamento do local. Em 2014, tivemos uma tragédia em Santa Maria/RS pela falta desse tipo de cuidado. Com os alvarás em ordem, o local escolhido por você terá a estrutura e a segurança que precisa para realizar um evento de sucesso. Sem os cuidados com o local, o público terá uma experiência desagradável e não terá dúvidas em nunca mais voltar ao espaço escolhido.
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2. Trabalhar com fornecedores e funcionários ruins
Não é somente por meio do trabalho do produtor que um evento acontece. Há muitas pessoas envolvidas, e se cada uma delas não cumpre sua função corretamente, algo pode dar errado em seu evento. Portanto, antes de contratar qualquer serviço (das equipes de limpeza até os fornecedores de equipamento sonoro) verifique se a empresa é responsável, idônea e se ela tem credibilidade no mercado.
Não se preocupe apenas com o tempo de experiência das empresas contratadas. Procure saber os últimos clientes que foram atendidos, converse com eles e descubra os pontos positivos e negativos do serviço entregue. Fale com cada empresa contratada para saber quais são as condições, garantias, conferir amostra dos serviços e saber se há devolução do dinheiro em caso de erros.
Para cada fornecedor ou empresa, faça um contrato sobre a prestação do serviço e coloque todas as condições. Assim, em caso de falha de qualquer uma das partes (inclusive a sua), você pode exigir os seus direitos ou se lembrar que tem deveres. Antes de pensar no seu lucro, lembre-se que o cliente precisa estar satisfeito. Contrate bons serviços e garanta que o público seja o seu melhor divulgador!
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3. Contratação de um contingente de seguranças menor que o necessário
Nada melhor do que estar em um evento que ofereça além de uma experiência boa e excelentes atrações, a certeza de estar protegido e seguro enquanto está se divertindo, não é mesmo?
Dependendo do número de convidados, é preciso contar com um determinado número de seguranças para assessorar na entrada e ao longo do evento. Nesse caso, é importante contar com empresas especializadas para essa finalidade.
Os profissionais terceirizados possuem treinamentos e certificações que vão deixar você tranquilo com a segurança, gerando mais conforto e tranquilidade aos seus convidados. É um equívoco acreditar que a segurança não é item obrigatório. Não espere que um tumulto aconteça no evento para perceber que o número de seguranças foi insuficiente.
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4. Ingressos com preço salgado demais
Pensar apenas no seu lucro não atrai o público. Mesmo que as pessoas possam pagar pelo ingresso do seu evento, elas só o farão se considerarem o valor justo!
A proposta do seu evento precisa estar clara para o público-alvo. Será um evento elitizado, que oferecerá serviços luxuosos, bebidas diferenciadas, entre outros itens de alto padrão? Ou será um evento que contará com uma infraestrutura básica, oferecendo serviços essenciais, mas bem prestados? Será de acordo com essa seleção que você poderá precificar seu ingresso.
Não se esqueça que preços altos para eventos básicos assustam os interessados e motivam uma visão distorcida sobre a sua organização, bem como a respeito da atração que você vai promover neste evento.
É interessante fazer uma pesquisa sobre eventos do mesmo porte para que haja um comparativo dos preços no mercado. Leve em conta, claro, todas as despesas e patrocínios que você poderá envolver para precificar de forma justa para você e para o público.
5. Divulgação do evento de forma equivocada
Divulgar nos meios errados e para quem não se interessa pelos seus eventos, além de desperdício de dinheiro, faz com que seu evento não seja notado. O primeiro passo é definir seu público-alvo e saber onde ele está.
A partir dessa informação, você poderá eleger os melhores meios para chegar a ele e divulgar de forma efetiva seu evento. Nem pense em comprar mailing de empresas de e-mail marketing, pois você pode correr um grande risco de divulgar seu evento para pessoas que não fazem parte do seu público!
Aposte nas redes sociais e crie um material bacana para divulgação em sites e blogs. Criar estratégias online interessantes gera o engajamento e compartilhamento, tornando o público o melhor divulgador.
Potencialize a divulgação com blogueiros da área, para ter uma experiência ampla com o seu evento. Caso você não tenha conhecimento para criar o material, não se arrisque e busque por profissionais da comunicação, deixando sua marca distante do amadorismo.
#DicaSympla: na Sympla é possível ter um mailing pessoal e exclusivo, possibilitando que você envie e-mails personalizados para divulgação e envie convites para participantes de eventos passados gratuitamente.
6. Não saber a quantidade exata de ingressos vendidos
Sem os dados da contagem de ingressos vendidos, o produtor não tem como planejar as próprias ações. Proporcionar a compra das entradas do evento em diferentes pontos de venda, além de um método arcaico e em desuso, dá trabalho e não te mantém informado das quantidades exatas. Como adaptar o espaço se você não sabe a quantidade de gente? Como calcular quanta bebida será consumida?
Disponibilize os ingressos pela internet, pois assim você consegue acompanhar as vendas com precisão e de maneira antecipada. Dessa forma, você não sofre com imprevistos e organiza o espaço, as bebidas, os brindes, a segurança para a quantidade exata de pessoas. Os números das vendas serão o seu termômetro: é a partir dessa informação que você poderá saber se precisa investir em mais divulgação, mudar alguma estratégia ou até planejar a venda de mais ingressos.
#DicaSympla: você produz eventos e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então, conheça a Sympla!