Por Karla Megda
Fazer o planejamento estratégico de um evento é fundamental para potencializar seus resultados e minimizar seus riscos. Para auxiliar nessa tarefa, o produtor pode contar com a Análise SWOT.
Essa metodologia de análise pode ser usada em diversas situações, sendo normalmente empregada na elaboração de um novo negócio, produto ou projeto de forma geral.
Para o produtor de eventos, ela pode ser o ponto de partida para diversos insights e soluções que vão levar sua produção para um novo patamar. Quer entender como? Continue a leitura!
O que é Análise SWOT
A Análise SWOT é um método de análise que considera as influências internas e externas de um projeto para determinar futuras ações estratégicas.
Esse processo cria um diagnóstico que ajuda o produtor a refletir sobre a realidade do seu evento e antecipar problemas e oportunidades. Para isso, é importante definir primeiro qual é o objetivo do evento e considerar os fatores influenciadores a partir disso.
Pode até não parecer, mas essa análise é feita de maneira bem simples! O próprio nome do método indica o caminho a ser seguido. As letras SWOT representam as categorias de análise, como é mostrado:
- S: Strengths, em português, forças;
- W: Weaknesses, em português, fraquezas;
- O: Opportunities, em português, oportunidades;
- T: Threats, em português, ameaças.
Devido à sua tradução, essa estratégia é conhecida em português como Análise FOFA. Seja qual for o nome, sua aplicação pode ser muito vantajosa para o produtor de eventos, confira a seguir!
Vantagens de fazer Análise SWOT
A aplicação da Análise SWOT levanta informações que são de grande importância para o planejamento estratégico de um evento.
Com uma análise completa e visual dos aspectos que podem influenciar no sucesso ou fracasso da produção, a tomada de decisão passa a ser mais inteligente.
É possível definir prioridades, antecipar e corrigir erros, traçar planos de ação para eventuais problemas e potencializar pontos positivos.
De forma geral, essa análise proporciona previsibilidade e é o ponto de partida para ações estratégicas.
Como fazer Análise SWOT
A Análise SWOT leva em conta duas áreas de interesse: interna e externa. A análise interna considera os aspectos característicos do evento, englobando suas forças e fraquezas. Já a externa avalia o ambiente macro, que não está no controle do produtor do evento, são as oportunidades e ameaças.
Esse método é bastante visual, assim, as suas quatro categorias de análise devem ser dispostas e preenchidas em uma matriz, como no exemplo:
Análise interna
Essa etapa deve levantar as forças e fraquezas do evento. Aqui, é essencial olhar para dentro e realizar uma análise franca, de preferência envolvendo a equipe nessa discussão. Vale começar com algumas reflexões:
- Quais são os diferenciais do evento?
- Quais são os recursos disponíveis?
- Como é a experiência e entrosamento da equipe?
- Qual é o nível de engajamento do público?
- Como é feita a comunicação do evento?
- Como acontece a venda de ingressos?
- O que os eventos concorrentes têm e o seu não?
- O que o seu evento tem que os concorrentes não têm?
A partir disso, o organizador deve escrever na matriz os pontos fortes e fracos do evento que será realizado.
Análise externa
Esse tipo de análise não considera as características do próprio evento, mas sim o cenário do macroambiente em que a produção está inserida e como isso pode afetá-la. Assim, são determinadas as oportunidades e ameaças.
O macroambiente inclui fatores econômicos, políticos, sociais, culturais e tecnológicos que não estão sob controle do produtor e podem exercer alguma influência no sucesso e resultado final do evento.
É importante mapear esses fatores, mesmo não sendo possível alterá-los. Assim, o organizador será capaz de agir de forma estratégica.
Por isso, deve-se questionar quais fatores externos podem influenciar no evento, para o bem ou para o mal, como:
- condições meteorológicas;
- protocolos sanitários;
- poder de compra do público;
- feriados ou datas comemorativas;
- relação com fornecedores;
- segurança pública;
- opções de transporte;
- entre outros.
Com essa reflexão, a equipe deve registrar na matriz quais são as ameaças e oportunidades identificadas.
E agora?
Com o diagnóstico feito, é hora de reunir a equipe para um brainstorming e definir os próximos passos. Nessa fase, é interessante correlacionar as informações levantadas. Por exemplo:
- Como as forças podem ajudar a minimizar as ameaças identificadas?
- Como as oportunidades podem ajudar a minimizar as fraquezas?
- Como as forças podem ser maximizadas pelas oportunidades?
- Como as fraquezas podem ser impactadas pelas ameaças?
Esses são apenas alguns exemplos de questionamentos que podem ser feitos a partir da Análise SWOT. É possível realizar reflexões profundas sobre o evento e seu planejamento estratégico.
Com isso, o produtor deve definir diferentes planos de ação para potencializar os pontos positivos analisados e minimizar os negativos.
Coloque em prática a Análise SWOT
O evento é impactado por diferentes fatores, sejam eles referentes à própria produção ou ao mercado como um todo. Analisar esses pontos é fundamental para realizar um planejamento mais inteligente e garantir maior preparo para a equipe.
Com a Análise SWOT, o organizador do evento terá maior clareza sobre questões relevantes que influenciam diretamente o sucesso da produção. Assim, as suas decisões passam a ser estratégicas.
Para colocar em prática, basta ter um espaço para escrever, reunir a equipe e realizar uma autocrítica bem franca, com visão sistêmica do projeto. Dá para começar hoje mesmo!
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