Abordar a mídia para auxiliar na divulgação do evento requer um planejamento bem estratégico. Receber a imprensa em seu evento é uma boa ajuda e ainda é ótimo para a repercussão do seu evento!
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Comece por um bom release!
Um bom release (texto informativo sobre o que é o evento e seus pontos importantes) é o passo inicial nesse contato e precisa ser bem escrito, além de incitar o interesse dos jornalistas. Há organizadores de eventos que enviam press-kits com brindes, promovem ações dentro das redações e o que mais a criatividade mandar.
Geralmente, o release e todas essas iniciativas contêm um convite aos repórteres, pedindo a presença deles para conferir o acontecimento. E é bom que seu evento esteja preparado para recebê-los, afinal, o que correrá em jornais, TVs, sites e outros canais dependerá da impressão que essas pessoas terão.
Como um bom produtor de evento precisa se antecipar aos fatos, é prudente começar a preparar alguns detalhes para que a imprensa se sinta bem recebida e bem tratada.
Faça uma sugestão de roteiro
Quando os jornalistas chegarem, você terá que ter uma sugestão de roteiro preparada para orientar a visita deles ao local. É preciso selecionar os principais pontos do evento, os mais chamativos, aquilo que considera exclusivo e que pode contar pontos para a boa imagem do acontecimento nos jornais.
É preciso guiar os jornalistas pelo evento, fazendo com que eles tenham a oportunidade de conferir o que preparou com tanto cuidado. Não é aconselhável deixar uma equipe de reportagem sem essa orientação. Assim, ela corre o risco de não encontrar os detalhes mais legais para a matéria sobre seu evento.
Um roteiro sugerido ainda é uma oportunidade excelente e discreta de explicar o que é ou não permitido durante aquela visita.
Prepare locais exclusivos
Para que a impressão dos jornalistas seja a melhor possível, é necessário que eles sejam alocados de maneira privilegiada. Guardar um bom lugar para a imprensa é essencial. Seja em shows, jogos, palestras, mostras ou qualquer outro tipo de produção, as atrações precisam impressionar, estar perto deles, tudo para garantir que a experiência da imprensa seja das melhores.
Além da escolha dessa vista privilegiada, um espaço para os jornalistas permite que seu evento ofereça a infraestrutura para todos os tipos de cobertura. Uma sala de imprensa precisa ter uma boa conexão de internet wi-fi, tomadas, mesas, cadeiras, água, banheiro por perto e café!
Treine fontes oficiais
Toda instituição tem uma fonte oficial que fala por ela diante da mídia. Em um evento não é diferente. Você precisa selecionar os profissionais mais bem preparados para serem porta-vozes. Todo veículo de informação vai necessariamente entrevistar uma fonte que fale pela organização do evento.
Após escolher quem irá falar, é preciso treinar a pessoa, arredondar o discurso, o que deve e o que não deve ser dito, como conduzir a imprensa à perguntar por informações positivas para a imagem e preveni-lo para qualquer questão que possa vir à tona.
Vantagens da presença da imprensa em um evento
- Auxilia na divulgação da empresa/marca;
- Passa a ideia de confiabilidade e seriedade;
- Provoca a lembrança da marca, o que fará com que até mesmo as pessoas que não foram ao evento saibam sobre ele e se interessem pelas próximas edições.
Não tema a imprensa! Com os cuidados certos e recebendo o tratamento adequado, ela é uma aliada essencial ao sucesso do seu evento. Prepare-se com essas dicas e usufrua dos benefícios da mídia espontânea.
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