Por Tomás Miranda
Você já sabe que workshops e palestras têm potencial comercial. Você já testou, já viu funcionar para outros profissionais e já entendeu que o público que se inscreve num evento gratuito da sua área está, em algum nível, no mercado. O que ainda não encaixou foi a parte operacional.
É bem comum que organizados de workshops ou cursos, não tenham tanta clareza de como capturar dados dos participantes de forma estruturada. E isso fica ainda mais desafiador quando é um evento gratuito.
Esse é exatamente o ponto em que a maioria dos profissionais trava. Não por falta de conteúdo ou de público. Mas porque a operação não está à altura da ambição. E quando a operação falha, o ROI do evento some.
Neste artigo você vai conhecer algumas estratégias que podem destravar a sua aquisição de leads. Vamos lá?
Formulário de inscrição não é burocracia. É o início do seu funil.
Existe uma diferença gigante entre coletar ‘nome e e-mail’ e coletar os dados que realmente importam para o seu negócio.
Se você é arquiteto ou designer de interiores e está recebendo inscrições para um workshop de tendências em projetos residenciais, saber o nome da pessoa é o mínimo. O que você precisa saber é: ela está em fase de projeto agora? Qual o tamanho do imóvel? Já tem um profissional contratado?
Essas perguntas, podem ser feitas no momento da inscrição. E elas transformam uma lista de participantes numa lista segmentada de leads.
Isso permite que você aborde cada pessoa com uma conversa relevante depois do evento. É a oportunidade ideal de ir muito além daquele e-mail genérico de ‘obrigado por participar’.
#DicaSympla: é exatamente para isso que os Formulários Personalizados da Sympla existem. Você configura algumas perguntas, que te ajudam a entender mais sobre o seu público. Elas podem ser obrigatórias ou opcionais. E os dados ficam prontos para exportar ao seu CRM sem nenhum trabalho manual.
Ausências: o custo invisível que você não pode ignorar
Tem um dado que incomoda bastante quem usa eventos como canal de aquisição. A taxa de no-show, ou ausências, em eventos gratuitos costuma ficar entre 30% e 50%. Ou seja, em média, metade das pessoas que se inscrevem não aparece no dia.
Isso não é apenas um número frustrante. É um custo real. Cada cadeira vazia é um potencial cliente que não viveu a sua experiência, não viu o seu trabalho de perto e não construiu a relação de confiança que antecede uma contratação. Em workshops que você usa como canal comercial, cada ausência é um lead perdido.
A boa notícia é que esse número pode cair significativamente com lembretes automáticos enviados em momentos estratégicos do evento. Por exemplo, 48 horas antes e no dia. Simples assim.
#DicaSympla: quem cria workshops e eventos na Sympla pode configurar o envio de e-mails personalizados para os participantes. Enquanto isso, você se concentra no conteúdo ou em estratégias que ajudam sua operação a ir mais longe. Confira no vídeo a seguir como funciona:
Rastrear de onde vêm seus participantes é estratégia de ouro
Se você divulga seus eventos no LinkedIn, por e-mail e no Instagram ao mesmo tempo, sem rastrear qual canal trouxe cada inscrito, você está navegando sem bússola. Em muitos casos, você pode estar investindo grande parte do seu tempo numa rede que entrega muito pouco resultado. E você nem sabe disso.
Para simplificar a rotina de quem organiza eventos e quer saber exatamente de onde veio cada inscrição, criamos um Gerador de UTM. Ele resolve esse problema de forma prática e rápida. Você cria links personalizados para cada canal de divulgação, assim você consegue acompanhar de onde veio cada inscrição.
Por exemplo, quando você cria seu evento na Sympla ele gera um link principal do evento. Antes de divulgar nos seus canais, você acessa o gerador de UTM e cria parâmetros personalizados indicando a origem do acesso. Você pode criar links para o Instagram, outro para o e-mail e outro para o influenciador convidado.
Além disso, na dashboard da Sympla, você vê em tempo real qual canal está performando melhor. E pode ajustar sua estratégia com base em dados reais, não em intuição. Esse nível de visibilidade é o que separa quem “faz evento” de quem usa evento como canal de negócio mensurável.
Integração com seu CRM: onde o evento vira pipeline
O ponto de chegada de toda essa operação é a integração com o seu CRM. De nada adianta coletar dados qualificados na inscrição se eles ficam presos numa planilha que você vai abrir “quando tiver tempo”. E que nunca entra de fato no seu processo comercial.
A Sympla tem integrações nativas com RD Station, HubSpot e Mailchimp. Isso significa que, quando alguém se inscreve no seu evento, os dados já entram automaticamente no seu pipeline. Com as tags certas e no estágio correto do funil. Sem trabalho manual. Sem risco de perder um lead no caminho.
E para quem quer maximizar ainda mais o alcance da divulgação conectada às inscrições, entender como a API Sympla e Meta otimiza seus anúncios é o próximo passo natural. Especialmente para quem já usa mídia paga como parte da estratégia.
A operação no dia do evento também é parte da conversão
Há um detalhe que passa despercebido: a qualidade do credenciamento influencia diretamente a percepção que o participante tem do seu trabalho.
Um check-in ágil, feito pelo celular, sem fila e sem confusão, já comunica competência. Antes mesmo de você subir no palco!
O App Organizador da Sympla permite que você, ou um colaborador, faça o credenciamento pelo smartphone. De forma simples, você lê o QR Code do ingresso de cada participante e a entrada é registrada. Rápido, sem papel, sem lista impressa.
E quando a operação é impecável desde a entrada, o participante chega na sua apresentação já com uma impressão positiva formada. Isso não é detalhe. É vantagem competitiva.
Pronto para montar uma operação que converte participantes em clientes? Conte com a Sympla para criar o seu próximo workshop de forma gratuita.
