Gestão de metas para eventos: descubra a importância e como fazer

Fazer gestão de metas para eventos é uma tarefa bastante importante para os organizadores que desejam evoluir em suas produções. Isso porque é por meio da mensuração e acompanhamento de resultados que é possível avaliar se o projeto atingiu ou não o seu objetivo inicial, além de levantar informações estratégicas para projetos em andamento. 

Ao dispensar essa análise, o produtor abre mão de dados valiosos que podem facilitar trabalhos futuros. Assim, tomar decisões que tornem a experiência do público melhor e elevem o sucesso do show, festival, feira ou congresso se torna mais difícil. 

Por isso, no decorrer deste artigo, será possível ler sobre: 

• o que é gestão de metas;
• qual é a importância de fazer gestão de metas para eventos;
• como fazer gestão de metas para eventos;
• como uma boa gestão de metas aproxima o evento do sucesso!

O que é gestão de metas? 

Fazer a gestão de metas de um projeto significa conduzir todas as ações previstas nele, bem como as pessoas e os recursos envolvidos (tempo e dinheiro, por exemplo) em direção aos objetivos estratégicos da organização.

A atividade foi criada para que as empresas pudessem saber exatamente onde desejam chegar e qual caminho seguir para isso. A técnica não é aplicável somente no mundo dos negócios, mas para os mais diversos tipos de projeto, incluindo a produção de eventos. 

Trata-se de um direcionamento que torna as tarefas mais claras para a equipe e define objetivos específicos para se alcançar em um determinado período de tempo. 

Fazendo isso, o organizador pode obter resultados melhores e poderá, por meio do acompanhamento das metas, corrigir desvios e pontos de atenção observados no desenvolvimento da produção.

Qual é a importância de fazer gestão de metas para eventos?

Ao planejar uma produção, o foco do organizador não pode ser apenas “vender mais ingressos”. É preciso ser mais específico para acompanhar os resultados do projeto de diferentes formas e é aí que está a importância da gestão de metas para eventos. 

Sendo assim, é importante observar os principais pontos do projeto para estabelecer bons indicadores de sucesso. O acompanhamento dessas métricas deverá ser feito em todas as fases da produção, permitindo que o profissional possa implementar mudanças que mantenham a feira, show ou congresso no caminho do sucesso. 

É por meio desse acompanhamento que é possível obter uma série de informações, como:

• número de ingressos vendidos por canal de divulgação;
• captação de novos participantes;
• participantes recorrentes —  aqueles que estiveram em mais de uma edição da produção;
• nível de engajamento do evento nas redes sociais;
• retornos obtidos pelos patrocinadores — podem ser vendas realizadas com algum cupom de desconto oferecido pelos parceiros do evento ou o número de novos seguidores nas redes sociais;
• nível de satisfação do público.

Esses são alguns exemplos de dados importantes que podem ser captados por meio da gestão de metas para eventos, mas há muitos outros pontos que podem ser acompanhados. 

Ao observar esses dados, o organizador pode perceber, por exemplo, que um dos canais de divulgação da festa gerou mais conversões do que os demais. Dessa forma, nas próximas edições, ele já saberá em qual mídia apostar com mais firmeza. 

A seguir, veja como o organizador pode estabelecer os indicadores corretos e fazer o acompanhamento das metas de um evento. 

Como fazer gestão de metas para eventos?

Para fazer uma boa gestão de metas do evento, o organizador precisa ter objetivos de produção bem definidos para não acabar perdendo tempo e recursos com questões secundárias que não vão agregar ao projeto. 

Por exemplo, se a finalidade de uma produção é o lançamento de um livro infantil, todo o seu planejamento deve ser direcionado para isso, influenciando nas: 

• atrações;
• escolha do local;
• canais de divulgação;
• linguagem;
• data e horário;
• entre outros pontos.

Dessa forma, o produtor vai se concentrar em atrair pais com seus filhos, escolas, entre outros públicos que podem se interessar pelo tema da produção. 

Assim, para fazer esse gerenciamento na prática, o produtor deve: 

1. Definir os objetivos do evento

Para fazer uma boa gestão de metas de um evento, o primeiro passo é definir os objetivos da produção, que são algumas afirmações do que a empresa pretende realizar. Ou seja, dizem respeito ao futuro do negócio. 

Apesar de serem bastante confundidos, eles antecedem as metas, que, por sua vez, representam as ações que deverão ser tomadas para atingi-los. 

Por exemplo, o objetivo de um evento pode ser divulgar uma nova linha feminina de cosméticos para peles maduras e uma das suas metas pode ser atingir um maior número de participantes mulheres com idade entre 35 e 60 anos. 

2. Estabelecer metas diárias

Planejar um evento não é uma tarefa fácil. Mesmo uma produção de pequeno porte pode envolver muitos detalhes e, por isso, é importante que o organizador tenha pequenas metas diárias a serem cumpridas. 

Dessa forma, ele poderá ter um controle maior do que falta ser feito para o grande dia e um plano com pequenas tarefas e conquistas que devem acontecer nesse caminho. 

3. Manter o foco

Ao planejar um evento, é muito fácil desviar do seu objetivo principal. Afinal, o produtor precisa lidar com um grande volume de atividades. 

Por isso, na hora de definir as metas do projeto, ele deve se concentrar naquilo que é indispensável para a realização da produção, deixando em segundo plano tudo que não for agregar sucesso ao evento. 

4. Acompanhar e mensurar os resultados

Essas são as tarefas mais importantes da gestão de metas para eventos, pois só é possível saber se as ações estão surtindo o efeito esperado se elas forem devidamente acompanhadas.

Aqui, o produtor pode contar com o apoio da tecnologia para mensurar alguns resultados como: 

• venda de ingressos por canal de divulgação;
• lucratividade;
• repercussão nas redes sociais.

Uma boa gestão de metas aproxima o evento do sucesso!

Como visto anteriormente, as metas de um evento servem como um direcionamento para o produtor e sua equipe não desviarem do objetivo principal da produção, aproximando-a do sucesso. 

Ao zelar pelo cumprimento de tais ações, fazendo o correto acompanhamento, o produtor garante que os pontos mais importantes do projeto serão entregues, evitando problemas futuros que possam interferir na boa experiência dos participantes ou mesmo impossibilitar a realização do evento. 

Assim, esse trabalho de gerenciamento de metas contribui para que se tenha:

• mais clareza das prioridades do evento;
• comunicação mais fluida entre a equipe;
• maior produtividade;
• foco nos objetivos da produção.

Além desse gerenciamento, é muito importante que o organizador e seu time tenham acesso fácil às principais informações do evento em um só lugar. Continue no blog da Sympla e veja tudo que não pode faltar em um briefing para eventos!