Por #EquipeSympla
Pagar por cada item consumido ou montar um esquema open bar – como escolher entre esses dois modelos? Ao pé da letra, open bar quer dizer “bar aberto”, o que significa que o público tem acesso ilimitado a determinadas bebidas (em alguns casos, a todas as disponíveis) durante o evento.
Essas duas palavrinhas mágicas podem atrair muitos participantes para um evento, mas produzir um evento nesse sistema requer um planejamento bem feito, boas parcerias e muita organização.
A data e horários escolhidos são questões bem relevantes. Em geral, as pessoas costumam beber mais do que o comum em um evento open bar e precisam do dia seguinte para se recuperar. Por isso, é interessante que a festa seja no final da semana ou próxima a um feriado. O horário de início também deve ser bem estudado para que a diversão não acabe cedo demais e não permita que os convidados se sintam lesados.
Confira o nosso guia com algumas ideias para acertar na dose e elaborar um open bar de sucesso!
Como produzir uma festa Open Bar
1. Defina bem o seu público
Uma das grandes vantagens de uma festa open bar é poder beber o quanto quiser sem ter que tomar aquele susto na hora da conta. O seu público-alvo está disposto a pagar um valor mais alto nos ingressos para participar desse esquema de evento? Que tipos de bebida são mais consumidos entre os seus convidados? Quantas pessoas são esperadas? Responder a essas perguntas é fundamental para saber como e quanto dinheiro investir.
Nesse tipo de evento, computar bem a quantidade de pessoas é primordial, pois contratempos como falta ou má conservação de bebidas não são aceitos. Geralmente, calcula-se 1 litro de uísque para cada 10 homens e 1 litro de vodka para cada 10 pessoas. De modo geral, os homens bebem mais que as mulheres, o que também deve ser contabilizado e pode influenciar na escolha e nas quantidades.
Refrigerantes, sucos ou água de coco também devem ser disponibilizados para acompanhar essas bebidas. O gelo também não pode ser esquecido! Na hora de servir, ele deve ser colocado em baldes térmicos e estar em quadrados ou picado.
Estima-se, em média, 1 kg de gelo por pessoa durante um evento desse tipo. Para manter a refrigeração das bebidas, utilizam-se as lascas ou o gelo em blocos.
DicaSympla: .Como descobrir o público-alvo do seu evento?
2. Invista na infraestrutura da festa open bar
Nesse tipo de evento, é ideal que haja mais de um bar espalhados pelo lugar e que todos sejam acessíveis e bem sinalizados. Bons serviços, profissionais experientes e agilidade no atendimento são importantes para evitar contratempos como a formação de filas, por exemplo.
Bebidas Premium são muito procuradas, portanto separe locais para armazená-las da forma correta e disponibilize com antecedência tudo o que for necessário na hora de servi-las.
Este tipo de evento costuma durar mais do que os “tradicionais”, portanto garanta o conforto e o bem-estar do seu público, espalhando poltronas ou sofás no espaço onde o evento será realizado.
Haverá um cardápio especial ou refeição inclusos no pacote, como no caso das festas de Réveillon, que costumam servir café da manhã? Se sim, tenha um cuidado redobrado e cheque onde e como os comes e bebes serão guardados, produzidos e servidos aos participantes.
Se possível, reserve um espaço para táxis em frente ou próximo ao local, já que eles provavelmente serão o principal meio de deslocamento dos seus convidados. Alguns eventos fecham parcerias com aplicativos de táxi como o Easy Taxi ou Uber, por exemplo, para dar descontos aos participantes que forem ao evento ou que escolherem determinada forma de pagamento.
3. Feche parcerias
Ok, chegou a hora da verdade: todos nós sabemos que um evento open bar não é necessariamente a opção mais barata para os organizadores e para o público. Apesar disso, muitos produtores investem nesse tipo de evento e, mais ainda, muitos participantes procuram eventos open bar quando desejam ir a uma boa balada. Sabendo que há demanda por eventos open bar, mas nem sempre há a grana necessária para custeá-los, como lidar com esse impasse?
Uma ótima alternativa para custear um open bar é apostar nas parcerias, apoios e patrocínios. Empresas de bebidas são as opções ideais, pois podem se beneficiar com a exposição de suas marcas antes, durante e depois do evento, com publicidades impressas e audiovisuais, promoters e/ou áreas reservadas, além de distribuir brindes no evento.
Outra vantagem é que, ao comprar as bebidas em grandes quantidades, elas podem ser vendidas a preços bem mais baixos, no sistema de caução ou podem ser negociadas com os parceiros. É possível, inclusive, conseguir os produtos a preço de custo ou até gratuitamente em troca da exposição da marca.
Elabore uma proposta de parceria – o Sponseasy pode te ajudar – bem detalhada e apresente aos possíveis patrocinadores. Feito isso, exercite sua capacidade de negociação e pode começar os trabalhos!
4. Garanta um bom custo-benefício para o evento
É verdade que algumas pessoas topam pagar mais caro para ir a um evento open bar, mas é importante acertar no valor a ser cobrado. Como falamos lá no item 1, conheça o perfil do seu público e avalie cuidadosamente as faixas de preço em que seu evento pode se encaixar.
Dependendo do preço cobrado pelo ingresso, alguns participantes podem “se assustar”, mas é aí que entra o trabalho na área de comunicação para mostrar aos participantes o que está incluso no pacote e lembrá-los de que o consumo será liberado durante todo o evento. Isso pode ser conseguido ao oferecer bebidas de qualidade, mesmo que para tanto seja necessário reduzir as opções disponíveis.
5. Tenha uma boa estratégia de comunicação
Temos duas boas notícias para você: primeiro, eventos open bar costumam atrair o público por si sós – basta que ofereçam boas bebidas e um tenham um bom custo-benefício -, o que já facilita bastante o seu trabalho na divulgação; em segundo lugar, em geral esse tipo de evento conta com muito material de divulgação e você deve tirar o melhor proveito possível disso!
Não se esqueça de ressaltar que o evento é open bar para atrair o seu público desde a pré-venda dos ingressos. Aproveite para divulgar também quais as bebidas serão servidas, especialmente as muito procuradas ou adoradas pelo público. Além disso, mostre aos participantes que eles terão a liberdade de poder consumir o quanto quiserem e escolher entre várias bebidas incríveis sem nenhum custo adicional. Bottoms up!
E aí, prontos para o brinde?
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