Não é novidade para ninguém que o mundo é movido pela tecnologia e que o surgimento dos aplicativos transformou a maneira como lidamos com atividades simples do dia a dia. O objetivo deles é ajudar as pessoas a resolver problemas com apenas um toque no celular – e isso não é diferente para os produtores de eventos, que podem se beneficiar (e muito!) de toda essa tecnologia!
Os celulares facilitam a forma como as pessoas se comunicam e se organizam. Pensando nisso, reunimos algumas dicas de apps que irão transformar seu smartphone em uma ferramenta de trabalho completa para a produção de eventos! Confira:
1. Evernote – faça anotações para não perder nenhuma informação importante!
O primeiro app que selecionamos melhora sua produtividade e da sua equipe. Com o Evernote, você pode fazer anotações a qualquer momento e em qualquer lugar, além de conseguir encontrá-las facilmente depois. Um app de anotações e lembretes incrível até para os mais desorganizados!
Viu uma informação bacana na rua ou ouviu algum dado importante durante a reunião de planejamento e quer gravar? Escreva uma nota rápida no Evernote, adicione links, áudios, fotos ou vídeos se quiser, e pronto! A informação estará guardada e você poderá ver depois até mesmo no seu desktop. Estava correndo o olho na web e encontrou um artigo interessante, mas não tem tempo de ler agora? Salve-o no Evernote, ele também serve como ferramenta de clipping, guardando texto e artigos para leitura posterior.
Ele é perfeito para você, produtor, que tem a vida agitada e se desdobra em várias tarefas, mas não quer perder nada. O app permite organizar as notas em tags e pastas, além de facilitar o trabalho em equipe através do compartilhamento com outras pessoas, como fornecedores, parceiros e patrocinadores.
Ele possui a versão gratuita e a paga, que abrange algumas funcionalidades extras – tais como a gravação de notas mesmo sem acesso à Internet e fazendo a sincronização com a nuvem assim que você estabelecer uma conexão, permissão para outros editarem os arquivos, maior espaço de armazenamento, dentre outros. Se for o caso, vale a pena investir um pouquinho :)
Dependendo do porte do evento, organizar tarefas, seus responsáveis e acompanhar a execução pode ser algo complexo. Por isso, contar com aplicativos para esse gerenciamento é essencial.
O Trello é um app bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos no formato de listas e que permite ajustes de acordo com a necessidade do usuário. Ele serve para estruturar tarefas da forma mais completa e simples possível, permitindo a definição de prazos e data de entrega, a adição de check-lists, comentários, etiquetas, anexos. Isso tudo com opções de notificações via desktop ou por e-mail, garantindo que nada seja entregue ou resolvido fora do prazo.
Nele você pode atribuir um quadro (card) para cada etapa do processo de organização do seu evento: planejamento, produção e pós-evento. Ele já vem pré-configurado com as opções “A fazer”, “Em progresso” e “Pronto”, mas você consegue personalizar.
O Trello também permite a adição de outros membros para visualizar e editar o quadro de tarefas. Por exemplo: é possível adicionar sua equipe responsável por contratar os fornecedores e adicionar todos os dados necessários em um card. Ali, você acompanha os status de contato, de orçamentos, de prazos e muito mais, conforme sua equipe atualiza o mesmo :)
Assim como o Evernote, ele também possui uma versão paga. Mas a gratuita não perde em quase nada!
Em um único app, múltiplas funcionalidades extremamente úteis na organização de eventos. Prazer, Pro Party Planner! Apesar de não possuir versão gratuita, esse app vale cada centavo de seus U$D 4,99. Ele ajuda a organizar seu evento, seu orçamento e a logística de execução de uma forma simples e efetiva. Com diversas funcionalidades, o app impressiona pela quantidade de recursos desenvolvidos para facilitar a etapa de planejamento e execução de um evento.
Como a própria descrição do app informa, ele é ideal para quem vai organizar festas, reuniões, conferências, feiras e vários outros tipos de eventos. Uma das ferramentas disponíveis no app é o desenho da planta do evento com o sistema de “agarra e largar” de definição de lugares dos participantes, essencial para produtores de eventos do segmento corporativo. Além disso, é possível desenvolver e completar a lista de convidados, delegar tarefas à sua equipe e manter registros de todas as atividades, sincronizar as informações e dados de convidados com o Facebook e muito mais.
4. Eventbase – um aplicativo personalizado para seu evento!
Que tal proporcionar uma experiência de marca para os participantes do seu evento com um app personalizado? Sim, isso é possível. O Eventbase permite ao produtor criar um app com todo o cronograma do evento, mapas, vídeos e outras informações de modo bastante simples.
Para você que está organizando um evento com programação variada, como curso, workshop, feira, congresso ou até mesmo festival de música, pode ter certeza que esse aplicativo vai ser bem útil. Mas seu público também se beneficiará, sabe por quê? O app funciona como um guia completo para que não percam nenhuma atividade :)
Tem versão gratuita e paga. Obviamente, a segunda opção garante mais funcionalidades, mas dê uma pesquisada antes de decidir. Dependendo do tamanho do seu evento, com a versão sem custos, você já estará bem servido!
Além de produzir o evento, você também faz todo o trabalho de divulgação deles? Então você precisa ter esse aplicativo no celular! O gerenciador de páginas é ideal para quem precisa administrar páginas no Facebook, já que permite incluir até 50 contas. Se você possui mais de um evento em andamento, pensa o tanto que esse app vai facilitar sua vida!
Com ele, você pode ficar ligado o tempo todo no que está acontecendo em sua fanpage, além de poder postar e responder comentários, checar a popularidade da página, acompanhar os likes, compartilhamentos e outros dados.
Também é possível responder as mensagens que chegam no Inbox da página, ativar notificações push para receber alertas sobre as atividades importantes e acompanhar as estatísticas de evolução da página. E o melhor: ele é 100% gratuito!
#DicaSympla: Saiba algumas dicas de como divulgar o seu evento através das redes sociais clicando aqui :)
Para dizer se o evento agradou e o que poderia ter sido diferente, ninguém melhor que o público que participou, não é mesmo? Faça uma pesquisa de opinião pós-evento com poucas perguntas (não precisa e nem deve ser extensa) usando esse app. O Typeform é bem intuitivo, facilitando a vida do produtor na hora de montar o questionário.
Por tratar-se de uma ferramenta freemium, para usar grande parte das funções disponíveis não precisa pagar nada. No entanto, algumas coisinhas bem legais entram no pacote Premium, que é pago. Exemplo disso é o uso de condicionais nas respostas.
Outra possibilidade interessante do Typeform é trocar as notas numéricas por corações ou “likes”, como forma de engajar mais os usuários.
E, para fechar nossa lista de apps indispensáveis para um produtor de eventos, o App Sympla Organizador, criado para revolucionar a gestão de eventos. Por meio dele, os organizadores podem ter controle total das vendas, a qualquer hora e em qualquer lugar, sem necessidade de ligar um computador.
Com ele você pode acompanhar o desempenho das vendas, ver a quantidade de ingressos ou inscrições vendidas, definir diferentes níveis de acessos para cada tipo de colaborador, ter o controle completo dos acessos ao evento, limitar os acessos por tipo de ingresso em cada portaria e, ainda, realizar o check-in dos participantes através do QR Code ou de forma manual.
O aplicativo foi desenvolvido para você, produtor, que deseja ter o controle do seu evento quando e onde estiver. Unindo tecnologia, velocidade e uma interface simples, esse aplicativo vai revolucionar a maneira como você gerencia seus eventos!
