7 problemas que todo produtor de eventos já enfrentou

7 problemas que todo produtor de eventos já enfrentou

Se você  já planejou uma festinha em casa tem ideia do trabalho que dá pensar em todos os detalhes. Imagine, então, um evento para centenas de pessoas, com figuras importantes e com uma grande infraestrutura? O planejamento exige profissionalismo total e máxima atenção aos detalhes, pois eles podem definir o sucesso ou o fracasso do seu evento.

Pensando nas adversidades mais comuns, separamos uma lista de sete problemas que qualquer produtor certamente já enfrentou. Conheça agora os itens e aprenda como driblar cada um deles.

1. O cliente não se envolve na produção

O sucesso de um evento depende de vários fatores. Entre eles a participação ativa de quem contratou o serviço de produção. Quem produz sabe da dificuldade de ter que adivinhar o que mais agrada ao cliente. A experiência do produtor pode ajudar muito, mas a participação ativa de quem sonhou com o evento é muito importante.

Todo produtor de evento já teve ao menos um cliente que desapareceu. Falta de tempo, a vida agitada e corrida são as desculpas mais comuns, mas vale investir no relacionamento permanente antes, durante e depois do evento. Uma dica é deixar isso bem claro na contratação do serviço e, sem ser invasivo, perguntar os melhores dias e horários para entrar em contato. Outra dica é acumular assuntos a tratar com ele, assim não será necessário entrar em contato muitas vezes.

2. Equipe despreparada

O processo de organização e promoção de um evento é muito complexo. Vai desde a parte burocrática e de logística, até a parte mais prática, como recepcionar convidados na portaria do local, por exemplo. É o típico trabalho que necessita de pessoas e o trabalho em sintonia faz toda diferença.

Mas, quem nunca teve de driblar uma equipe despreparada ou sem ânimo? Todo produtor precisou, em algum momento, usar de sua criatividade para que o time de colaboradores saísse do marasmo e ganhasse vida. Portanto, invista em equipes bem treinadas e acostumadas a trabalhar com eventos do mesmo tipo que você está produzindo. Dessa forma, você consegue se livrar dos imprevistos.

#DicaSympla Alinhe com a equipe contratada o que você espera do trabalho dela e com quais problemas ela terá de lidar. Aposte em um diálogo franco e aberto, mas também permita que quem trabalha com você se exponha, pois eles têm experiência com eventos e, portanto, considerações a serem feitas.

3. O espaço escolhido não é adequado

Algumas vezes é atribuição do produtor orçar e escolher um local para o evento, outras vezes o local já está definido por quem contrata o serviço. É muito comum ter que comportar um evento com uma infraestrutura que não condiz com a proporção e tipo de evento. Quantidade inadequada de banheiros, bares mal localizados, falta de espaço para fumantes e o tamanho desproporcional ao número de convidados são os problemas mais comuns que o local pode apresentar.

É importante sempre ir conhecer o espaço com antecedência para planejar soluções antecipadas, caso sejam necessárias. Alguns problemas não poderão realmente ser resolvidos, mas outros podem melhorar. Embora a responsabilidade de escolher o local por vezes não passe na mão do produtor, é responsabilidade dele checar cada detalhe, por isso uma visita rigorosa é essencial. Checar a iluminação, tomadas, disposição dos bares, segurança faz parte da produção.

#DicaSympla Como escolher corretamente o local para seu evento

 4. Você tem que trabalhar com um orçamento reduzido

Algumas festas são produzidas com poucos recursos. É muito bom ter dinheiro para usar a criatividade e fazer um evento incrível, mas e quando a grana é curta? O desafio é ótimo, mas realmente dá muito trabalho pensar soluções simples e eficazes para atender aos clientes que disponibilizam um orçamento reduzido. Com pouco, muitas vezes é possível fazer muito, mas não podemos negar que é um problema a mais para qualquer produtor.

Para que esta dificuldade não se torne realmente um problema, procure mostrar as reais possibilidades do orçamento para quem contrata a redução. Se sua experiência aponta que com aquele recurso só é possível fazer uma festa para 100 pessoas, por exemplo, seja franco com o seu cliente. Explique que se ele quer retorno, é preciso que invista no local do evento, em uma estratégia de marketing e na venda de ingressos.

Baixe aqui uma planilha que te ajudará a botar em ordem o seu orçamento!

5. Imprevistos por causa do clima

Imagine um evento com o tema praia. Tudo deve inspirar o clima: a decoração e uma festa em espaço aberto. Mas sem que fosse esperada, cai uma chuva torrencial que faz com que os convidados não encontrem espaços para se proteger e decidam ir embora.

É uma situação que exige pesquisa prévia e conhecimento sobre sazonalidades. A dica é acompanhar a previsão do tempo e pensar que os convidados podem estar sujeitos a sentirem muito calor ou serem pegos pela chuva de acordo com a época e o local selecionado. Isto deverá nortear a escolha do lugar, a decoração e todo o planejamento da festa.

6. Defeitos nos equipamentos de som ou iluminação

Quem nunca ficou na mão com a tecnologia? Em eventos, esse é um problema delicado. São feitos testes mas o equipamento de luz, som ou imagem resolve parar de funcionar.  É sempre bom ter um equipamento reserva, mas nem sempre isso é possível. O ideal é revisar tudo que será usado no evento com antecedência e no dia, o que pode não te livrar 100% do risco do equipamento travar, mas com certeza elimina grandes chances de você ser pego de surpresa. Vale a pena investir em equipamento novos e atuais para evitar essas surpresas desagradáveis. Busque sempre bons fornecedores!

7. Ingressos encalhados

A expectativa de público é sempre positiva por parte de quem produz um evento. Mas e quando não há uma boa venda de ingressos?

Ingressos encalhados são sinal de um mal planejamento de marketing e da forma de venda. Fuja disso! Esteja preparado para investir na divulgação e encontrar seu público-alvo, só assim você pode alcançar o número de vendas necessárias para garantir o lucro e o sucesso do evento. Para as vendas emplacarem, disponibilize a compra facilitada de ingressos usando a internet. Usar as redes sociais para promover o evento e engajar os possíveis participantes é importante para aumentar as vendas.

Você já passou por outros problemas ao planejar ou realizar um evento? Comente!

Em caso de dúvidas sobre a realização de eventos, fale com a gente: contato@sympla.com.br

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