Qual a melhor forma de controlar a entrada de participantes no meu evento

Qual a melhor forma de controlar a entrada de participantes no meu evento

Dependendo do perfil do evento, é necessário realizar o controle de entrada (check-in) dos participantes. Contudo, a famosa lista de papel já não é mais a melhor solução em todos os casos.

Para quem vende ingressos online através de plataformas de venda, já é possível ter o controle total dos participantes e utilizar a ferramenta para se fazer também o controle de entrada com mais segurança e muito mais praticidade.

No post de hoje vamos falar sobre cada uma das formas de controle de entrada e qual é mais eficiente para cada perfil de evento. No final, você saberá qual se encaixa melhor para o seu caso. Vamos lá:

Check-in online

Para os eventos em que existe credenciamento e/ou entrega de kits, geralmente existem funcionários nos balcões com computadores na entrada do evento. Neste caso, a melhor maneira de fazer o controle de entrada é com o check-in online.

Neste caso, a lista de participantes pode ser aberta nos computadores acessando a conta do seu evento e, a medida que os participantes forem chegando, pode-se fazer o credenciamento e o check no nome de cada um. Clicando no nome do participante, é possível ainda ver todo o formulário preenchido por ele na hora da compra, com todas as informações relevantes que o organizador solicitou – como RG, CPF, endereço, número da camisa, etc.

Perfis de evento que usam este controle:

– Baladas, como pubs e casas em que exista o credenciamento de comanda;

– Eventos esportivos, em que exista o credenciamento dos atletas e entrega dos kits;

– Conferências, seminários e congressos, em que exista o credenciamento do público e entrega de crachás.

Check-in via aplicativo para celular

No caso de eventos que não possuem credenciamento na entrada, a melhor solução é o check-in via aplicativo para celular, com o aplicativo Sympla – Organizador (você pode fazer download do nosso aplicativo através desse link: http://bit.ly/1flSyuU ). Neste caso, existe uma ou mais pessoas na porta, cada uma com um celular. Este controle da entrada lê o ingresso através do código QR em menos de 5 segundos, validando o ingresso e acusando falsificações. Pode ser feito aliado à conferência de identidade do participante.

É muito mais ágil que uma lista de papel – em que se perde muito tempo procurando os nomes – e muito mais seguro. Por ser mais rápido, reduz as filas dos eventos passando um participante atrás do outro sem demora. E ainda, com todos os dados no sistema, o organizador consegue ter, no pós-evento, o controle de quem foi e de que horas entrou.

Perfis de evento que usam este controle:

– Baladas, como pubs e casas sem credenciamento de comanda;

– Shows;

– Festas.

Lista

A famosa lista de papel só é recomendada para casos de eventos com menos participantes. Ela é tradicionalmente utilizada em casas e locais que possuem ou não credenciamento de entrada mas que recebem um público de até 100 pessoas. Ela pode ser utilizada em formato Excel para controle interno dos organizadores, ou ainda exportada em PDF apenas com os dados mais importantes para a utilização na porta do evento.

Perfis de evento que usam este controle:

– Eventos pequenos e/ou privados.

O organizador de eventos consegue ter todas estas formas de controle de entrada pela Sympla, na qual pode também vender seus ingressos/inscrições.

Já decidiu qual combina mais com o seu evento? Se tiver alguma dúvida, deixe um comentário que teremos o maior prazer em ajudar :)

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  • paulo

    tem como usar um leitor de código de barras pelo computador? uso algum programa especial?

    • paulo

      a Priscilla Moreira já está me atendendo…. obrigado.

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