Protocolo em congressos: regras para um evento de alto padrão

Protocolo em congressos: regras para um evento de alto padrão

Quando falamos de eventos formais, como geralmente é o caso dos congressos, é fundamental se lembrar do protocolo, ou seja, das regras e códigos do cerimonial. Muito embora todo evento necessite de planejamento – como nunca cansamos de repetir -, as cerimônias em que existe regulamentação e que autoridades oficiais estão presentes, devem ser regidas por uma estrutura específica.

Dar foco especial ao protocolo é uma atitude de um organizador que quer se firmar no mercado trabalhando com a maior qualidade possível. Além de demonstrar cuidado com o público, com o evento em si, com os convidados para o momento solene e com os patrocinadores, você produz um evento de alto padrão que certamente irá agradar a todos, inclusivo novos clientes.

Que tal entender melhor como funcionam os protocolos em congressos? Acompanhe nosso guia a seguir:

Siga as regras para fazer a mesa de autoridades

Na hora de montar a mesa das autoridades em seu congresso, essencial na plenária final, é necessário obedecer o protocolo para dispor cada participante no seu devido lugar, obedecendo aos padrões.

Em mesas com número ímpar de participantes, a maior autoridade ou anfitrião, ocupa o lugar central. A partir dele, por ordem de autoridade, os outros convidados são alocados alternando entre direta e esquerda.  Já em  mesas com número par de participantes, a cabeceira é dupla e o lugar de honra é à direita do centro. A partir dele, são alternados os outros participantes, entre esquerda e direita do principal!

Vale lembrar que a orientação que diferencia par e ímpar é a partir do ponto de vista da mesa para a plateia, ou seja, olhando o público.

Se ainda tiver dúvidas, consulte o Manual de Redação da Presidência da República e pergunte ao seu cliente quais os objetivos dele e a listagem final dos convidados para evitar quaisquer erros de protocolo.

Prepare o roteiro de atividades e falas

Nos protocolos de congressos deve-se ter atenção criteriosa às falas e ordens do mestre de cerimônias. No momento do evento, o mestre de cerimônias é a voz da comissão organizadora e está ali na frente a representando.

Deverá ser preparado um texto com todas as falas, desde a abertura do evento, passando pela apresentação de cada palestrante e convidado, até o encerramento. É fundamental considerar as formas de tratamento corretas e a norma culta da língua portuguesa. Muitos mestres de cerimônias profissionais também indicam a fonte a ser utilizada e solicitam, quando necessário, a indicação da pronúncia de nomes ou palavras, principalmente de origem estrangeira, que possam causar dúvidas.

Abaixo está o que deverá ser dito em cada momento:

– Abertura do evento: o mestre de cerimônias deverá agradecer pela presença de todos e é neste momento que se agradecem aos patrocinadores e apoiadores. Lembre-se de colocar no texto cada um destes nomes. Esquecer de algum é inaceitável.

– Durante o evento: a cada sessão que for iniciada, o mestre de cerimônias deverá anunciar o palestrante/expositor pelo nome, dando uma breve descrição do que ele faz. Durante o evento deverá também ser anunciado os momentos de pausa, como almoço ou coffee-break.

– Finalização do evento: no caso dos congressos, na plenária final, o mestre de cerimônias irá anunciar os momentos abertos para discussão e irá coordenar o processo da assinatura do documento final com o que ficou acordado entre todos, após a realização de todas as sessões.

Documentação final

O documento final redigido nos Congressos é parte integrante do evento e não pode ser esquecido. Este documento contempla a decisão final à qual os membros do Congresso chegaram depois dos vários dias de encontros e debates. Ele deverá ser assinado pelo presidente do Congresso e entregue a todos os congressistas.

Se não for possível entregar a todos no dia do evento, este documento pode ser disponibilizado na internet para que os interessados possam acessá-lo ou ainda enviado por email.

Uso de bandeiras e execução do hino nacional

Outro fator importante que marca o protocolo em eventos de alto padrão, principalmente os oficiais, é o hasteamento de bandeiras, sejam estas nacionais, estaduais, municipais e de órgãos específicos, e a execução do hino nacional.

As bandeiras são geralmente colocadas ao lado da mesa principal, que fica no palco, e devem ser hasteadas obedecendo o mesmo padrão da disposição de autoridades na mesa. Ou seja, quando em número ímpar a principal ocupa o centro, quando em número par, ocupa o lugar mais próximo do centro à direita. Ainda, cabe lembrar que bandeiras de outros países são colocadas após a bandeira nacional, as dos estados da federação vêm em seguida, por ordem de criação, bem como a dos municípios. Ao final, as das entidades participantes.

Por fim, a execução do hino poderá ser vocal ou instrumental, gravada ou ao vivo. Quando houver a execução da versão instrumental, será tocada apenas a prima parte e quando for vocal, a versão será completa. Duas importantes regras: o hino é ouvido de pé e em silêncio e após a sua execução não poderá haver palmas, assovios ou movimentações.

Executar o protocolo de um congresso de forma correta é essencial para o sucesso do evento, a satisfação do público, patrocinadores e convidados. Evite gafes e preze pelo roteiro completo para sua organização, assim, suas chances de ser citado como referência na sua área aumentam consideravelmente.

Pronto para fazer um congresso de alto padrão com as regras para protocolo? Comente!

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