Produção de Eventos: Como Começar?

Produção de Eventos: Como Começar?

 

Ás vezes recebo e-mail de pessoas fazendo a famosa pergunta: “Como começar?” E finalmente resolvi criar uma post sobre isso.

Começar a organizar e produzir eventos é como abrir uma empresa de qualquer setor. Possui seus riscos. Muita gente quebra antes de completar um ano, no começo é preciso soar muito a camisa, realizar milhões de funções diferentes… É punk!

Tem como reduzir os riscos? Tem e uma das maneiras mais comuns nesta área é através de patrocínio.

No caso do patrocínio surge um paradigma muito interessante no caso do primeiro evento: parte integrante da discussão ao fechar um patrocínio é garantir pra empresa patrocinadora que seu evento terá o público que promete. E a maneira mais aceita como garantia é a resposta da pergunta: “Quantas pessoas foram na edição passada?”

Percebe a complicação? Realmente não é fácil.

Não que eu tenha uma resposta, admito. Nem o Sebrae (vale procurar), grande referência no apoio ao empreendedorismo no Brasil, consegue evitar que parte das empresas que ajudam a abrir, fechem. Mas num olhar financeiro o mais interessante é jamais gastar todas as suas reservas com o primeiro evento. Se possível: faça ele menor de começo e agregue valor para que possa começar cobrando ingresso. Isso reduz riscos e promove aprendizado importante pra eventos maiores no futuro. Errar com um evento pequeno, custa mais barato do que com um evento grande. E isso é certo: por mais que você se prepare, irá cometer erros.

Observação: no caso de tentar começar com patrocinador, costuma ser mais fácil com eventos maiores.

No caso pra justificar valor ao público as vezes é bom cobrar ingresso agregando um open bar, por exemplo, ou alguma proposta de valor que consiga arcar com os custos todos do evento. E no caso de utilizar venda antecipada isso pode te ajudar a conseguir realizar sem sequer investir muito do bolso.

Tenho um primo que conseguiu patrocínio pra realizar uma primeira edição no risco zero. No caso ele foi sagaz pois conhecia um colega que era filho de um dos “bã bã bãs” de uma grande marca de cerveja e chamou o rapaz pra ser sócio e conseguiu o que queria. Aí vem a tal da importância de ter nome. Caso possua um amigo próximo que tenha uma rede de contatos privilegiada pode ser uma boa opção. Mas cuidado com fechar sociedade com quem não conhece muito bem. Principalmente neste caso é crucial fazer tudo no papel, com apoio de um advogado pra não dar problema mais pra frente. Conflito de sócios é um dos grandes fechadores de empresas por aí.

Acho válido deixar aqui um checklist de coisas importantes pra você estudar antes de começar.

  • Estude marketing. Saiba muito bem quem é seu público, saiba por quais canais você irá conseguir divulgar seu evento para ele e a forma como você irá divulgar.
  • Estude contabilidade ou converse com um contador. Normalmente valerá a pena criar CNPJ como micro empreendedor individual, mas existem muitos casos para generalizar. Se houver um só, por exemplo, esta modalidade não funciona.
  • Saiba colocar tudo na ponta do lápis, quanto gastou e quanto recebeu. Acredite: fechar um borderô não costuma ser muito trivial.
  • Estude muito bem sobre a equipe que irá construir. Você terá sócios? Qual sócio? E quem e como você irá contratar?
  • Estude sobre leis de incentivo. Veja se para o tipo de evento que está construindo é possível receber algum incentivo do governo. Pode ajudar bastante.

 

E pra fechar, sobretudo, é sempre brilhante partir de uma boa ideia. Qual será o formato do evento? É bacana tentar algum formato que o seu público olhe e pense: “era isso que estava faltando!”

Restou alguma dúvida? Acha que faltou alguma dica importante e que me esqueci de colocar acima? Participe nos comentários!

 

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  • Mariana Takamatsu

    Uma correção no segundo parágrafo: o correto é suar a camisa. : )

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