Práticas infalíveis para fazer com que seu congresso seja diferenciado e memorável!

Práticas infalíveis para fazer com que seu congresso seja diferenciado e memorável!

Quando o foco é produzir eventos para grupos profissionais segmentados com o objetivo de divulgar e debater assuntos próprios à categoria, você precisa conhecer todas as técnicas para fazer um grande congresso. Lembre-se que essa tarefa exige muito mais do que a escolha de um local, dos palestrantes e expositores, bem como do formato da divulgação.

Um congresso diferenciado, memorável, atrativo e que realmente atinge o objetivo proposto de acordo com sua temática, apenas acontece se a comissão organizadora conhece o caminho para isso. Para ajudá-lo nesse sentido, listamos agora as melhores práticas para a produção de um congresso inovador e de alto padrão.

Comissão organizadora alinhada

Um congresso de alto padrão é planejado e executado por uma equipe eficiente, alinhada e profissional. Sem uma comissão organizadora unida e preparada, o planejamento apresenta inconsistências e clichês.

Para evitar qualquer problema no pré-evento, na ocasião e no pós, a chave é criar uma planilha de planejamento estratégico bem completa, além de fazer reuniões periódicas com todos da comissão e desenvolver também planilhas de organização. O responsável pelo marketing, o profissional da administração, o produtor e demais membros da equipe precisam estar em sintonia para que o congresso seja memorável.

Patrocinadores à altura

Captar patrocínios para os congressos significa encontrar parceiros para melhorar a qualidade do evento. Nesse sentido, tudo o que agregue valor como brindes, itens para o coffee-break, aporte de tecnologia (áudio, imagem, fornecimento de wi-fi e outros), palestrantes e expositores renomados, distribuição de materiais exclusivos e de vantagens (que podem ser na forma de descontos em lojas ou aquisição de serviços úteis ao público-alvo) é fundamental para tornar o congresso memorável.

Patrocinadores cuja identidade da marca traga uma relação real com o público, além de fornecer o capital necessário à organização, alcança bons resultados diante dos participantes.

Promover uma recepção de destaque

Um congresso começa a se tornar memorável desde o início, quando os participantes já percebem de imediato uma recepção de qualidade. É necessário que a comissão organizadora pense em cada detalhe.

Os participantes, ao chegarem ao evento, devem saber exatamente para onde devem se dirigir, sendo necessário que o local esteja com placas de localização estrategicamente posicionadas para permitir um bom entendimento desde o início pelas pessoas. Se o local tiver estacionamento, as placas indicativas devem estar presentes desde lá e a porta de entrada deve receber destaque. Estas ações promovem nas pessoas uma sensação de receptividade altamente positiva.

Uma boa recepção significa ainda funcionários educados para ajudarem o público em qualquer situação, e que se assegurem a todo momento de que tudo está saindo conforme o planejado. Oferecer coffee-breaks de alta qualidade e em um espaço bem produzido e organizado, também geram excelente repercussão.

Sessões definidas

Palestrantes, expositores, professores, acadêmicos e quem mais puder gerar conteúdo a um congresso pode fazer isso de diversas formas. Para cativar o público e fazê-lo participar do evento, defina as sessões do congresso para que as informações sejam passadas de forma interessante e diferente.

Em um congresso, cabe planejar mesas de debate, seminários, exposições de banners, palestras, cursos  e workshops. Lembre-se que a ordem e data das atividades merece atenção: não é atraente para o público participar de um dia completamente teórico assistindo palestras e outro bastante prático, fazendo cursos. Planeje um cronograma mesclado com relação ao tipo de sessão (práticas e teóricas), porém similar quando diz respeito à temática (uma data apenas para o assunto X, outro para o tema Y).

Foco na instituição que o Congresso representa

Congressos podem representar uma empresa, uma faculdade, uma ONG, um grupo, uma nação, dentre várias outras possibilidades. Portanto, a comissão organizadora precisa identificar as características da instituição para que sua missão, valores e ideais estejam presentes na organização e nas sessões dos congressos.

Quer exemplos? Empresas que trabalhem com tecnologia sustentável ao meio ambiente querem esta qualidade impressa no congresso. Enquanto isso, uma faculdade de design precisa firmar o valor da criatividade no evento. Dessa forma, nota-se que o congresso tem valor se ele está verdadeiramente alinhado à instituição que o propôs.

Organização

O congresso é um evento que possui certo rigor em seu desenvolvimento. Desde a ata que um representante da comissão organizadora deverá escrever em cada sessão até a leitura e conclusão na plenária final, todas as ações precisam ser muito bem efetivadas e coerentes. Um congresso muito bem organizado e que possui coerência e agilidade em todo o seu desenvolvimento, chama a atenção e transmite profissionalismo!

Estas são práticas infalíveis para que seu congresso seja diferenciado, atrativo e um sucesso para todos os envolvidos.

Como está sua estratégia de planejamento e execução de congressos? Entre em contato!

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