Planejamento estratégico para eventos: qual a importância e como fazer

Planejamento estratégico para eventos: qual a importância e como fazer

Quando falamos sobre produção de eventos, é preciso ter em mente o nome, os objetivos, os custos, a data, o local, o orçamento e muito mais sobre o evento que se pretende organizar. O agrupamento dessas informações é chamado de Planejamento Estratégico – um arquivo ou planilha onde reunimos todas os detalhes necessários para organizar um evento de sucesso.

Sem ele, o produtor corre o risco de deixar algo passar batido ou se perder em amontoados de anotações, orçamentos, fornecedores, etc. Neste post explicamos todos os detalhes do planejamento estratégico, destacamos sua importância e damos algumas dicas sobre como fazer o seu :)

O que é?

O planejamento estratégico é um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento. Sempre falamos que antes de qualquer ação é necessário traçar um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a efetivação dele. Por isso, primeiramente tente responder a algumas perguntas para então preparar o seu:

  • qual meu objetivo?
  • qual meu nicho?
  • quem é meu público alvo?
  • quanto posso gastar?
  • qual será a equipe?
  • como será a divulgação?

 

O planejamento estratégico é a compilação de todas essas informações em uma planilha, para facilitar a visualização total de todas as ações. Ou seja, ele nada mais é do que um documento com a visão completa do evento, tendo especificadas essas ações da maneira mais detalhada e completa possível, com seus respectivos responsáveis e períodos de execução. É um plano de ação!

Sem planejamento, uma tarefa simples pode se tornar um problema que poderia ser evitado. Imprevistos podem acontecer, mas tendo tudo programado fica mais fácil corrigir as falhas durante o processo.

Qual sua importância?

Sua importância está justamente no fato de permitir a visualização de todos os aspectos que envolvem a organização, a realização e o pós-evento, facilitando o entendimento geral do mesmo e ajudando na promoção de estratégias de execução.  Tudo que você fizer será a partir daí. Ele permite maior controle sobre o que acontece e é nesse momento que você prevê possíveis situações e traça planos de ação para cada uma delas.

Ao planejar o porte do evento, por exemplo, o que significa saber a quantidade de pessoas que se espera ter como participantes, você consegue preparar toda estrutura e logística necessárias para recebê-las de forma confortável. Uma palestra talvez não precise de gerador de energia que será requisito em um grande show de música com uso de vários equipamentos de som.

Além disso, nos ajuda a não esquecer de nada! Afinal, na correria do dia a dia, tudo que possa nos ajudar na nossa organização é bem-vindo, certo?

Clique na imagem abaixo para acessar a planilha que criamos especialmente para você :)

A planilha

Para criar uma planilha eficiente de planejamento estratégico, nós recomendamos dividi-la, primeiramente, em três fases: pré-produção, produção, e pós-produção. Isso irá facilitar para que você possa destrinchar as ações de maneira mais organizada.

Em seguida, basta incluir as ações a serem realizadas em cada uma das fases. Por exemplo, na fase de pré-produção é o momento de conceituação do evento, captação de recursos, formação de equipes, etc. Já na produção, as ações serão divulgação, organização do espaço, etc. Não se esqueça de deixar os espaços de ‘’responsável’’ e ‘’semanas de execução’’ para cada uma destas ações, para que você possa acompanhar como será o andamento delas.

Após todos as ações listadas em cada uma das fases, pronto! Você terá a sua planilha para o planejamento estratégico do seu evento. A partir disso, terá a visão completa das ações e não correrá o risco de esquecer nada.

Para te ajudar, a Sympla elaborou uma planilha pronta para você usar! Clique aqui e faça o download gratuitamente :)

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