Os pesadelos de produtores de eventos – e suas soluções!

Os pesadelos de produtores de eventos – e suas soluções!

A elaboração da estratégia de como organizar um evento é, de longe, uma das tarefas mais importantes e recorrentes da vida de um produtor de eventos. Planejamos local, data, contratamos fornecedores, artistas, palestrantes, divulgamos o evento e torcemos para que tudo dê certo no dia marcado.

Mas… e se algum item ficar mal planejado ou imprevistos de última hora surgirem, colocando em risco a execução do seu evento? 😱 Pensando nisso, listamos os piores pesadelos de um produtor de eventos – e damos dicas de como evitá-los!

Fornecedores atrasados

Nenhum evento consegue ser realizado com sucesso se houver atrasos ou problemas com os fornecedores. Seja de alimentos, de equipamentos de segurança, de banheiros químicos, de estrutura… todos eles possuem um papel importante para a organização. Para evitar qualquer problema com os mesmos, não hesite em se antecipar e ficar atento com a procedência dos serviços que você contratar.

Primeiramente, faça uma lista de todas as opções de empresas que podem ser contratadas para realizar cada serviço. Mapeie valores cobrados, tempo de execução previsto e, principalmente, a reputação de cada uma. Dessa forma, você conseguirá escolher a melhor opção a ser contratada – e também conhecerá o suficiente de cada uma das outras opções, caso a primeira tenha algum problema.

Confirme a presença, a entrega e os horários na semana anterior, no dia e até mesmo algumas horas antes do horário combinado, para estar ciente de qualquer imprevisto que possa ocorrer antes do evento. Caso precisem de estacionamento, deixe as vagas já reservadas. Se for necessário, também deixe a equipe que irá recebê-los informada de todos os detalhes.

É sempre bom verificar, depois da chegada de cada fornecedor, se as necessidades para a execução do serviço foram sanadas e se está tudo em ordem para o início das atividades. Vale a pena repetir: planejar é o verbo do produtor de eventos. É através do planejamento que é possível entender as dificuldades, avaliar os riscos para que, no momento de contratar serviços e produtos, possamos fazer as melhores escolhas. Recomendamos que você faça um cronograma realista dos momentos mais críticos: montagem e execução do que foi contratado.

Caso algum fornecedor falhe em alguma das entregas, a opção é chamar por outro imediatamente, verificando a lista de fornecedores feita anteriormente.

Falta ou atraso dos artistas ou palestrantes

Não dá para negar: vivemos em um mundo onde os engarrafamentos, overbookings, atrasos de voo e acidentes acontecem com bastante frequência. Portanto, é preciso aceitar nossa realidade e tentar trabalhar da melhor forma para contornar esses problemas.

Planejar o traslado dos artistas ou palestrantes do seu evento com um serviço especializado de qualidade reconhecida, seja de parceria de longa data ou de indicação de profissionais em que você confie, é uma maneira de evitar que eles fiquem presos no trânsito ou na busca por uma vaga de estacionamento. Além disso, planeje os deslocamentos com alguém que conheça o trânsito da área.

Providencie um camarim confortável para os artistas, ou uma sala separada para os palestrantes – dessa forma, é possível planejar a chegada deles com mais antecedência e deixá-los aguardando o horário de se apresentar.

Caso seus convidados sejam de um município distante, outro estado ou país, lembre-se de que pode ser mais vantajoso planejar sua chegada para o dia anterior. Dependendo do tamanho de seu evento, pode ser fácil conseguir com hotéis próximos um desconto para a diária.

Mas se, mesmo assim, houver um atraso ou falta, verifique a possibilidade de mudar o horário ou o dia da apresentação ou da palestra, levando em consideração os compromissos de todos os envolvidos. Em alguns casos, vale a pena ter uma segunda opção de palestrante ou artista, quando há um risco conhecido de um cancelamento sem antecedência. No caso de eventos de entretenimento, é recomendável ter um DJ convidado que possa substituir caso o imprevisto ocorra durante o evento – dessa forma, a frustração do público pode ser amenizada.

Ah! E não se esqueça de sempre manter os participantes informados de qualquer imprevisto ou mudança radical na programação original do evento :)

Equipamentos que não funcionam

Para a produção de um evento de qualidade, equipamentos de áudio, vídeo e estrutura são fundamentais. No caso de eventos corporativos, um painel digital de qualidade, um projetor e microfones funcionando garantem mais participação dos presentes e um bom alcance para quem não ficou tão perto do palco. Em festas, shows e festivais, o som é o mais importante, além de uma estrutura segura correspondente ao tamanho do evento. Se seus eventos são mais voltados para a prática de esportes diversos (sejam corridas, partidas de futebol, competições de crossfit), materiais que ajudem a anunciar, organizar e coordenar são os mais importantes.

E sim! Eles também podem falhar no momento em que você mais precisa deles. Dessa forma, não hesite em ter sempre equipamentos reservas. Eles serão bem úteis caso algum aparelho ou instrumento de áudio ou vídeo não funcionar como devido. Ou, se você decidiu contratar empresas que forneçam este tipo de equipamento, certifique-se de que elas estão prevenidas em casos de falhas.

Outra precaução é contar com um gerador de energia. Em nenhum tipo de evento os telões, placares eletrônicos, iluminação (caso seu evento seja noturno) e reprodução de som podem deixar de funcionar. Portanto, confira previamente se no local há gerador de energia elétrica ou se você precisará providenciar um externo.

Divulgação ineficiente do evento

Divulgar nos canais errados e para quem não se interessa pelos seus eventos, além de desperdício de dinheiro, não faz com que seu evento seja notado e, como consequência, você pode ter uma baixa adesão. O primeiro passo é definir seu público-alvo e saber onde ele está. A partir dessa informação, você poderá eleger os melhores meios para chegar a ele e divulgar de forma efetiva seu evento. Nem pense em comprar mailing de empresas de e-mail marketing, pois você pode disparar para pessoas que não fazem parte do seu público.

Aposte nas redes sociais e crie um material bacana para divulgação em sites e blogs. Criar estratégias online interessantes gera o engajamento e compartilhamento, tornando o público o melhor divulgador.

Potencialize a divulgação com blogueiros e outros sites da área, para ter uma experiência ampla com o seu evento. Caso você não tenha conhecimento para criar o material, não se arrisque e busque por profissionais da comunicação, deixando sua marca distante do amadorismo.

Se estiver dentro de seu orçamento, contrate agências de publicidade que possam ajudar a definir os pontos citados e otimizar sua divulgação durante o pré-evento. Não esqueça de acompanhar as tendências e o que está acontecendo no momento – a depender do porte do seu evento, pegar carona com publicidade pronta é uma forma eficaz de fazer seu evento aparecer também.

Venda baixa de ingressos ou inscrições

Imagine ter somente uma opção para compra de ingressos, obrigando seu participante a se deslocar e enfrentar filas para garantir sua entrada? Ou utilizar um sistema de compras lento, que não oferece diversas formas de pagamento, não suporta o fluxo de compras, sem informações referentes ao pós-venda – como políticas de cancelamento, devolução e ouvidoria, sem página com a identidade do evento e sem certificados de segurança? Provavelmente a pessoa interessada em participar do seu evento desistiria ou teria como primeira experiência do evento a dificuldade em garantir seu lugar.

Para vender ingressos e inscrições online e divulgar com mais eficiência é imprescindível investir em uma plataforma personalizável e com alto desempenho, prezando assim pela experiência do seu público desde o momento da compra. Além disso, um meio de vendas que se integre ao Facebook, por exemplo, facilita a compra para boa parte do público. Pense em cada detalhe ao escolher o canal de vendas online!

Esperamos que com essas dicas simples você consiga realizar o que planejou, sem sustos e imprevistos que prejudiquem o sucesso do seu evento.

#DicaSympla: A Sympla é a maior plataforma de venda de ingressos e gestão de eventos do Brasil. Crie uma conta gratuitamente, venda ingressos e inscrições dos seu eventos pela internet e tenha total controle de todos os participantes! Saiba mais clicando aqui: http://www.sympla.com.br/como-funciona.

E você, já viveu algum desses pesadelos e não conseguiu acordar? Conta pra gente!

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