Você deve ter achado estranho a primeira vez que se deparou com o termo borderô, não é mesmo?

Por mais que elaborar um planejamento financeiro para seus eventos não seja a parte mais emocionante da produção, nesse post vamos quebrar essa barreira.

Nosso objetivo é trazer essa prática do mundo financeiro para o contexto do dia-a-dia dos produtores de eventos. Para isso, vamos abordar nesse texto:

  • O que é um borderô financeiro no cotidiano da produção de eventos?
  • Como construir um borderô com qualidade
  • Tire um momento para analisar todas as variáveis do seu evento!
  • Fique amigo dos números, comece a ser data driven!
  • Pare e tente entender seus passos de maneira prática
  • Um aprendizado para utilizar a vida toda

O que é um borderô financeiro no dia-a-dia da produção de eventos?

O borderô, em sua definição mais plena possível, é um relatório detalhado sobre toda a movimentação financeira e como ela transcorreu em uma noite ou em um período do evento (quando este durar mais de um dia, por exemplo).

Trata-se de um fechamento completo que permitirá que os organizadores, ou algum outro tipo de público interessado tais como patrocinadores e investidores, tenham uma visão estratégica e tirem boas conclusões através dos números apresentados.

Um balanço de qualidade não só mensura o rendimento, mas também já começa a preparar terreno para as edições seguintes. Por isso, o borderô toma um importante papel tanto como forma de documentação, quanto como base de análise e planejamento para a organização.

Como construir um borderô com qualidade

Não tenha medo ao coletar dados para seu borderô. Quanto mais informações você reunir, mais conclusões sobre o seu trabalho você terá depois. Acompanhe sem medo tudo que acontecer!

Comece se atentando ao básico: quantos são os ingressos que foram adquiridos pela internet, portaria do evento, ou em certo ponto de venda? Quantos foram pagos em dinheiro, quantos em cartão de crédito ou débito…

Essa dica vale para toda movimentação financeira que envolve a produção. Por exemplo, o investimento em marketing ou ganhos com consumo realizado pelo público no evento.

#DicaSympla: vender os seus ingressos de forma online te dá mais informações e possibilidades de mensurar quantos ingressos foram adquiridos pelo público. Você consegue saber desde coisas como os horários de maior venda, como divulgar melhor seus eventos, até formas de pagamento.

Tire um momento para analisar todas as variáveis do seu evento!

Faça algumas perguntas práticas para levantar dados: como foi feita a venda de ingressos? Em quanto tempo e em qual lugar cada lote foi vendido? Houve movimentação financeira dentro do evento? Quais foram os gastos totais com infraestrutura e realização?

Outras questões como essas podem ser acrescentadas, como os prejuízos por causa de algum imprevisto. Tudo depende da sua necessidade e criatividade para criar um borderô aprofundado e claro.

Através disso, você desenvolve uma planilha que te dá controle e conhecimento total na hora de interpretar os números. Para potencializar a eficiência do seu borderô, você pode até mesmo realizar uma pesquisa no evento, conseguindo dados cada vez mais profundos e precisos.

Fique amigo dos números, comece a ser data driven!

A magia do borderô acontece quando você passa a interpretar os dados reunidos, fazendo com que eles comuniquem a você quais são os pontos fortes da sua estratégia e em quais deles você deve fazer ajustes.

Se for observado, por exemplo, que o público consumiu pouca cerveja porém muitos destilados, quer dizer que o ponto forte do seu evento foi a segunda opção e da próxima vez você pode investir mais nesse quesito e aumentar o aproveitamento, destacando-o mais na hora da divulgação.

A princípio, estatísticas são apenas números em um papel. Mas depende de você fazer com que elas realmente iluminem o caminho e esclareçam os principais pontos de interesse no pós-produção.

Pare e tente entender seus passos de maneira prática

Um dos maiores benefícios do borderô é que ele te fornece números que representam informações concretas sobre o comportamento do público. Muitas vezes, na organização de eventos, ficamos sujeitos a fatores subjetivos, e apenas estimamos os acontecimentos de acordo com o planejamento.

Estatísticas são práticas e colocam no papel exatamente em quais aspectos seu evento rendeu o esperado ou deixou a desejar. Portanto, através do borderô você ganha uma base sólida para avaliar precisamente o resultado e encaminhar as suas próximas produções com mais segurança.

Um aprendizado para utilizar a vida toda

Um borderô bem feito não tem um “prazo de vencimento” definido. Se seu evento tem mais de um dia de duração, você pode tanto fazer um borderô por dia e aplicar os ajustes necessários já no dia seguinte ou fazer um borderô geral ao fim do evento com todos os dados reunidos, buscando um desempenho melhor para realizar a próxima edição.

Esses borderôs, portanto, passam a reunir um importante material de análise de tendências do público e a apontar os melhores caminhos para a sua produção, tornando-se um importante documento para reunir toda a experiência que pode fazer diferença em eventos futuros.

O borderô é uma ótima ferramenta para o pós-evento, e pode ser utilizado das mais diferentes maneiras, facilitando análises e gerando conclusões.