Parece óbvio, mas não é: qualquer tipo de planejamento, seja para eventos ou para a vida, fica muito mais fácil de ser alcançado quando ele é feito aliado a um cronograma.

Chega uma hora que todos percebemos como é praticamente impossível tentar lembrar de tudo ao mesmo tempo. Nessa tentativa de se organizar, em um piscar de olhos você pode ficar perdido no meio de inúmeras opções ou tentar utilizar uma opção diferente todas as vezes – mas nunca chegando em lugar algum.

Para tentar iluminar esse caminho, o objetivo deste texto é explicar para você algumas estratégias de organização e planejamento. E no final temos um material gratuito preparado especialmente para isso!

A primeira mudança vem de dentro

Antes de tudo, você precisa entender que a produtividade é uma coisa muito subjetiva, que tende a variar amplamente de acordo com as vivências e experiências de cada um.

Cada pessoa tem a sua responsividade natural a diferentes tipos de ritmos de trabalho. É necessário ter uma visão analítica para entender que tipo de organização pode funcionar para você e que tipo é melhor evitar.

Para isso é importante ter em mente que você vai se deparar com vários modelos e técnicas diferentes, algumas se dizendo revolucionárias ou prometendo resolver todos os seus problemas, mas que o melhor modelo mesmo é o modelo que funcionar para você, mesmo que ele seja um grande compilado de partes de rotinas diferentes.

Até você chegar em seu modelo de organização ideal, é necessário ter em mente como principal motivador o foco nos resultados, afinal de contas, todos queremos ser profissionais cada vez melhores, não é mesmo?

Comece dividindo um grande objetivo em pequenas partes

Apesar de não ser o caso de todo mundo, muitos produtores de eventos precisam lidar com tantos aspectos diferentes, que na hora de começar a se organizar ficam sem saber por onde começar.

E isso não tem problema nenhum! O importante mesmo é começar. Para isso, sugerimos que em um primeiro momento você tire um tempo para poder listar todas as atividades, pendências e afins que tiver. Aproveite para ir separando elas por data, não importa se as tarefas sejam para essa semana, esse mês, mês que vem, ano que vem…

A partir daí, uma boa dica é manter esse planejamento por períodos. Separe as tarefas que você precisa realizar no próximo dia, na próxima semana, no próximo mês. Com isso você terá uma visão geral do que você precisa fazer e vai poder se organizar melhor para correr atrás do que precisar, visando completar suas tarefas.

Vire amigo do excel e mantenha tudo centralizado

O cronograma é uma das várias ferramentas que o bom produtor de eventos deve recorrer para se organizar.

Ele é uma agenda e serve para que as atividades que ocorrerão durante o evento sejam organizadas por hora, ou até por dia caso o evento dure mais de um dia. Nele são colocados, em eventos musicais por exemplo, o horário do início do evento, do primeiro show, do DJ. Em seminários, podem ser colocados os horários de início de cada palestra, da discussão, do coffee-break.

Depende de cada tipo de evento, mas de maneira geral, organize o seu cronograma colocando os dias nas colunas e os horários nas linhas. Assim, você terá uma planilha ampla para poder encaixar as atividades nos seus respectivos dias e horários de uma forma bem mais organizada!

O importante é que o cronograma seja feito em todos os casos, para que o produtor consiga arranjar o evento que for, da maneira mais adequada para ele, convidados e público, tendo uma visão clara da cada atividade.