Como realizar sorteios para eventos usando o Excel?

Como realizar sorteios para eventos usando o Excel?

Todo produtor sabe que para uma divulgação eficiente, é preciso ter de forma bem definida para qual tipo de público seu evento se destina e traçar estratégias voltadas para aquele público. Atualmente, o uso de sorteio de ingressos ou de combos que podem ser retirados durante o evento é uma prática muito comum: além de incentivar a interação na sua página (sejam sorteios pelas redes sociais ou para aqueles já inscritos no seu evento), eles podem divulgar ainda mais seu evento (na prática de sorteios baseados em compartilhamentos de postagens pelo Facebook ou por marcar usuários na foto do sorteio pelo Instagram).

Quando existem muitos participantes no sorteio, uma das maneiras mais eficientes para realizá-lo é utilizando o Excel. Neste post, vou explicar como utilizar a função =ALEATORIO ou =RAND (para a versão em inglês)  para um sorteio justo e simples :)

Para realizar o sorteio, basta seguir alguns passos:

 1- Download do mailing

Caso você tenha realizado o convite para o sorteio através do Facebook (compartilhe e curta essa foto) ou pelo Instagram (curta essa foto e marque dois amigos), basta que você selecione a lista de pessoas que seguiram o comando para participarem do sorteio e copiá-la. Abra o Excel e cole os dados para a realização do sorteio.

Se você deseja realizar um sorteio entre os participante do seu evento, é possível! Na Sympla você consegue realizar o download dos dados dos participantes já confirmados em seu evento a qualquer momento. Isso significa que você não precisa esperar as vendas se encerrarem para realizar o sorteio, tendo a liberdade de, por exemplo, sortear algo para os participantes que adquiriram o ingresso até determinada data.

Estando logado em sua conta Sympla, é preciso entrar em “Meus Eventos”, selecionar o evento que você quer exportar a lista de participantes e clicar em “Participantes”. Na tela seguinte, basta clicar em “ Exportar participantes”, como mostrado abaixo. Uma lista no formato de arquivo Excel irá ser salva no seu computador.

Para facilitar os procedimentos após o sorteio ser realizado, é preciso modificar alguns itens na planilha de participantes. Sendo assim, abra a planilha com os dados dos inscritos para seu evento e clique na célula denominada “Email”, como no exemplo:

 

SORTEIO_2

 

Após clicar na célula Email com seu cursor, você vai clicar em CTRL+T (se seu computador for Windows) ou ^ + T (no caso de Mac) e clicar em “OK” na janela que aparecer. Isso vai transformar sua planilha em uma tabela (facilitando a seleção de dados). Depois disso, selecione a célula Email novamente e aperte CTRL + ESPAÇO (Windows) ou ^ + ESPAÇO (Mac) para selecionar todos os dados daquela coluna. Após ter selecionado, copie (CTRL + C no Windows/ ⌘ + C no Mac), abra outra aba da planilha e cole os dados.
sorteio3

 

2- Realizando o sorteio

Na nova aba, você deve criar uma coluna para o sorteio (como na imagem abaixo) e utilizar novamente a função de criar tabela (CTRL + T Windows / ^ + T Mac). Criar uma tabela permite que toda fórmula utilizada seja automaticamente aplicada no restante das células daquela coluna, diminuindo o trabalho :)

Agora, vamos utilizar a função =ALEATÓRIO() ou =RAND() (no caso do seu Excel ser em inglês). A função aleatório cria um número aleatório real maior ou igual a 0 e menor que 1 distribuído uniformemente e, como criamos a tabela, cada email receberá um número próprio. Na primeira célula abaixo de “Sorteio”, escreva a função e clique em “Enter”.

 

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Uma das características da função aleatório é que ela nunca para de calcular – sendo assim, toda mudança que ocorrer na tabela mudará também os números aleatórios. Para prevenir isso, basta clicar em CTRL + ESPAÇO (Windows) ou ^ + ESPAÇO (Mac), copiar a coluna e colar seus dados no mesmo local utilizando o “Colar Especial” ou “Paste Special” ao clicar com o botão direito do seu mouse:

 

SORTEIO5

 

Após clicar onde a seta acima indica, a tela seguinte aparecerá. Nela, é necessário selecionar a opção “Values” ou “Valores”, clicar em “Ok” e apertar a tecla “Enter”, como mostrado a seguir:
SORTEIO6

 

Pronto, sua tabela já está com os valores congelados. Nessa altura, os vencedores do sorteio já existem – só falta descobrir quem são! Para isso, nós vamos usar a Formatação Condicional. Como eu disse ali em cima, vou selecionar 5 participantes para serem os vencedores do sorteio. Novamente, você clicará em CTRL + ESPAÇO para selecionar a coluna toda. Agora, clique em “Formatação Condicional” ou “Conditional Formatting”, selecione “Regras Topo/Base” ou “Top/Bottom Rules” e então em “Top 10 Itens”:

 

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Na janela que aparecer, você deverá escolher a quantidade de ganhadores que deseja que seu sorteio tenha – no exemplo, vou sortear 5 vencedores – e como quer que eles sejam destacados na lista (vermelho, azul, verde) e clicar e “Ok”.

 

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Pronto, sorteio feito! Para separá-los dos demais participantes, utilize o filtro de dados na célula “Sorteio”, como no exemplo:

 

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3- Avisando os vencedores

Se seu sorteio foi realizado através das redes sociais, basta marcar o vencedor em um novo post e informá-lo sobre a retirada do prêmio.

Para informar os vencedores do resultado utilizando a lista de importação de emails, basta copiar os e-mails dos sorteados (após aplicar o filtro de cor – se forem muitos ganhadores, utilize a técnica do CTRL + ESPAÇO novamente para selecioná-los e, então, CTRL + C) e colar como destinatários em seu e-mail para informá-los da boa notícia! \o/

Atenção! Caso envie através de seu e-mail padrão, lembre-se de incluir todos os ganhadores como cópia oculta.

Viu só? Realizar sorteios utilizando o Excel é tranquilo e rápido. Se ficar alguma dúvida, envie uma mensagem para nós que teremos o maior prazer em ajudar :)

#DicaSympla: Uma boa maneira de entregar os benefícios é criar ingressos ou inscrições restritas à convidados e enviar aos ganhadores.

Clique aqui para aprender a criar e enviar ingressos restritos à convidados

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