Como organizar um congresso?

Como organizar um congresso?

Congressos obedecem a um formato, no qual o objetivo principal é falar de determinado assunto e chegar a uma conclusão final sobre ele, colocada em uma ata final no final do evento. Eles duram mais de um dia e são divididos em diversas sessões, de diferentes formatos, que podem ser: cursos e workshops, palestras, mesas-redonda, painéis, seminários, etc.

Neste post iremos dar as principais dicas sobre o processo de organização de um congresso de alto padrão! Vamos lá:

1. Planejamento

O planejamento é o primeiro passo para fazer um ótimo congresso corporativo. O segredo para que ele seja bem feito é focar em quatro pontos:

Tenha a melhor comissão organizadora

Um grande congresso não é feito somente pelo produtor. Para elaborar um evento completo, bem direcionado e atrativo é preciso contar com uma comissão organizadora experiente e qualificada! Dependendo do campo de estudo que o congresso abordará, é interessante ter profissionais da área nesse time, acadêmicos ou não, a fim de expor os interesses do público, a infraestrutura necessária e as preferências da classe profissional que participará.

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A comissão deve estar intimamente ligada com a produção geral do congresso: cabe a ele definir data, programação, palestrantes, bem como sua hospedagem e alimentação, formas de avaliação, a divulgação, definir convidados de honra, os coordenadores das sessões, fazer a ata final e tudo o que envolver a apresentação do conteúdo do evento.

Ainda é essencial ter foco nas demais comissões, como a de comunicação, a financeira, a científica, com a função de validar os trabalhos e temas levantados no congresso, dentre outras. Tenha a melhor equipe e garanta o melhor evento.

Elabore um briefing matador

O briefing (do inglês, resumo) é um conjunto de informações que vai ajudar os envolvidos no projeto a compreendê-lo, seja a equipe ou até os patrocinadores e fornecedores. Para muitos profissionais o briefing é a base do processo de planejamento! O modelo é adaptável às suas necessidades e interesses, porém todo briefing deve conter as definições do que é o projeto (ou escopo), o histórico do cliente, os objetivos do evento, o público-alvo, e características. Cada detalhe deve ser planejado com base nas características do público-alvo, para que o evento o agrade quando for divulgado.

O que muitos produtores competentes deixam de fazer são as planilhas profissionais para controle de cada ação. A partir do conceito definido no briefing, é necessário pensar em todas as ações a serem tomadas para execução do Congresso e, para isso, deve ser produzida uma planilha de planejamento estratégico para ter em mente cada passo a ser tomado, da pré-produção ao pós-evento. Faça o orçamento, os check-lists e delimite o cronograma com a organização das sessões! Encontre estas e outras planilhas no post abaixo.

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Busque por patrocinadores

Será função da comissão organizadora buscar patrocínio para o evento. Um congresso demanda muito planejamento e uma verba considerável para colocar em prática todas as ações. Faca um orçamento detalhado e mostre aos possíveis patrocinadores, junto de um relatório completo sobre o que pretende sobre o evento e o que de bom pode agregar a quem patrocina. Se quiser, a comissão pode entregar o próprio briefing como material para eles analisarem.

Certifique-se de buscar patrocínio em empresas que tenham a ver com o seu evento e que se identifiquem com o público e com os objetivos definidos. A parceria, neste caso, com certeza será satisfatória e trará frutos!

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Contrate os melhores serviços

Com todo planejamento encaminhado, é essencial buscar os melhores serviços! Não adianta a comissão organizadora ser fera na arte de pensar em todos os detalhes, mas contratar fornecedores ruins. É importante pensar em cada um deles: gráfica, crachás, equipamentos eletrônicos, buffet, cerimonial, decoração, e claro os palestrantes, que devem ser os melhores na área!

Cada um destes serviços deve ser exemplar. Faça o orçamento necessário, mas não pense que o mais barato deverá ser sempre o escolhido. Definidos os fornecedores, monte um check-list com todos eles e seus respectivos responsáveis e contatos. É sempre bom tê-lo atualizado, pois em caso de imprevistos os contatos estarão à mão.

Outro aspecto importante é não se perder em detalhes. Às vezes o maior custo de impressão de material pode ser compensado no aluguel das cadeiras. Portanto, ao invés de se desesperar, observe todo o planejamento para encontrar uma solução.

2. Divulgação

Com tudo estipulado em um planejamento claro e completo, é hora de divulgar seu congresso corporativo. Para isso atente-se à alguns fatores:

Busque pelo público correto

Congressos, salvo raras exceções, não dependem de uma propaganda em massa ou campanhas de saturação. Pelo contrário: a divulgação é focada em quem se interessa pelo universo abordado. São profissionais que buscam reciclagem e uma oportunidade de aumentar sua rede de contatos, por exemplo. Portanto, a comissão organizadora deverá conversar com especialistas na área de divulgação e buscar parceiros para formatar uma estratégia eficaz e utilizar as melhores mídias para atingir aquele público, sem desperdício de tempo ou recursos.

Se o congresso for privado, o ideal é divulgar dentro das empresas através de materiais gráficos e por email, a partir do mailing de funcionários. Se o evento for aberto ao público externo da empresa, é importante também marcar presença online, principalmente nas redes sociais. Mas com foco nos locais corretos para atingir o público desejado. No caso dos congressos, que são voltados para um público mais velho, seleto e profissional, a divulgação nos grupos do Linked-in é uma excelente opção a ser explorada.

#DicaSympla: Tanto para eventos privados quanto públicos, pagos ou gratuitos, uma ótima ideia é utilizar uma plataforma online para eventos, como a Sympla, e disponibilizar as inscrições online. Através desse recurso, a comissão delimita o número de inscrições e acompanha quantos são os confirmados em tempo real. Além desse gerenciamento, é possível fazer o controle de entrada das pessoas de maneira automatizada.

Divulgar é informar

A divulgação no caso de congressos precisa contar com as informações completas. Coloque a programação de todas as apresentações de cada um dos dias, quais serão os palestrantes e horários. Não deixe as pessoas ficarem com dúvidas a respeito do evento!

Chame a imprensa

Chame a imprensa para o congresso. Ter repercussão midiática garante visibilidade e credibilidade ao evento. Mesmo se ele for corporativo (privado), a imprensa pode comparecer para ajudar na divulgação da marca e garantir repercussão para a ação promovida pela empresa.

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#DicaSympla: Assessoria de Imprensa para Eventos: como chamar e receber a imprensa para o seu evento e quais as ações a serem tomadas.

 

 

Analise o retorno gerado

Aqui está a importância de se fazer uma divulgação eficiente e disponibilizar as inscrições antecipadas online. É essencial ver se os canais que estão sendo utilizados para divulgação estão chegando às pessoas certas e repercutindo em inscrições no evento. Os congressos de alto padrão precisam ter este tipo de controle e por isso utilizam destas ferramentas, que geram métricas eficientes na hora de bolar estratégias de ação a tempo!

3. Execução

Você e sua equipe já planejaram todo o evento nos mínimos detalhes. Execute bem no dia e terá um evento sensacional! Veja a seguir:

Organização do espaço

O espaço do evento deve estar de acordo com todo o trabalho que a equipe teve na produção. A decoração deve ser pensada de acordo com identidade visual criada, e as placas de identificação também, e devem estar bem localizadas. O espaço para coffee-break também merece destaque! Se o fornecedor do buffet for sensacional, nada como uma mesa bem posta para dar o toque final!

#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada de participantes em meu evento

Recepção dos participantes

Em um evento de alto padrão este cuidado começa com os participantes logo no início. A recepção deve ser a mais efetiva possível, sem tumulto e demora. Para os organizadores que utilizam a plataforma de inscrição online, é possível fazer o check-in de entrada dos participantes de maneira automatizada, rápida e mais eficiente com a  entrega dos crachás. Saiba no post abaixo qual a melhor maneira de fazer este controle para o seu perfil de evento.

#DicaSympla: Como controlar a entrada de participantes em meu evento

Controle das sessões

Durante o evento, a comissão organizadora deverá se certificar de que as sessões estão acontecendo como foi planejado. Deve estar atenta se os palestrantes estão chegando e se as apresentações estão sendo satisfatórias. Um representante da comissão deverá estar presente em cada sessão anotando o que for sendo decidido no final de cada uma, para no final redigirem a ata final.

O organizador de um congresso não precisa fazer tudo na produção, e nem no dia do evento! Ele precisa delegar, fornecer as informações necessárias e acompanhar tudo de perto.

4. Finalização

Em Congressos, no último dia é feita a plenária final, momento em que os congressistas se reúnem para discutir o que ficou definido nas sessões e chegarem a uma conclusão sobre o assunto tema de todo o evento. Neste momento, cabe ao presidente do congresso mediar as ações e estar atento a todos os procedimentos do protocolo.

Com todos estes detalhes, o seu evento não será apenas um congresso bem sucedido, ele será de alto padrão e poderá ser reconhecido e virar referência!

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