Como fazer o orçamento do seu evento e qual a sua importância?

Como fazer o orçamento do seu evento e qual a sua importância?

No mundo dos eventos os detalhes são diversos. Cada área do planejamento requer a providência de várias questões e a falta de uma delas pode ser bastante prejudicial para o todo. Só para citar algumas coisas: local, divulgação, fornecedores, alvará, alimentação e segurança. Estes são alguns itens que podem estar presentes no planejamento, dependendo do tipo do seu evento. E é claro, todos eles requerem investimento.

Por isso, ao se organizar eventos, é primordial fazer um orçamento detalhado. Ele é essencial para a organização e planejamento da produção por permitir a visão geral dos gastos e ajudar o organizador a controlá-los dentro da verba disponível. E este é o nosso tema de hoje: como desenvolver um orçamento realmente eficiente?

Vamos lá:

Quanto posso gastar?

Primeiramente, é necessário traçar um perfil geral do evento e do organizador. Esta é a hora de se estipular a verba geral, ou seja, o total que poderá ser gasto. E a partir deste valor, é que será definido o que poderá ser aplicado em cada item da lista.Ter uma quantia total definida é muito importante para que gastos exagerados que extrapolem o limite não se tornem um problema depois.

Definição das áreas

Agora que você já sabe quanto pode gastar, é a hora de definir cada uma das áreas. Você provavelmente gastará com local, som, comida, bebida, decoração. É o momento de se fazer perguntas como: Será necessário gastar com divulgação? Com segurança? Dependendo do perfil do evento alguns destes pontos serão essenciais, outros não. Uma festa na sua casa, por exemplo, não será necessário ter gastos consideráveis com uma equipe de seguranças, mas em um show é indispensável!

Organização dos dados

Organize os dados em uma planilha. Separe por áreas, com seus respectivos itens. Por exemplo:

Área: Funcionários

Itens: Faxineira

         Barman

Defina os valores que você estima que serão gastos em cada área. A soma destes valores estimados deverá ser um pouco menor do que o que poderá ser gasto de fato, justamente para que você tenha uma margem de erro caso uma área gaste um pouquinho mais.

Não se esqueça de deixar na planilha um espaço para colocar o total estimado e total real para cada item, e depois para a área em geral. Este detalhamento ajudará no seu controle.

Busca por fornecedores e complementação da tabela

Agora chegou a hora de correr atrás dos fornecedores e colocar os valores na planilha. Pesquise pelo menos uns três fornecedores confiáveis. Escolha aquele que te passou mais confiança e que o preço está dentro do valor que você estimou. Se você acredita que o único fornecedor bom é aquele mais caro, pelo menos negocie ao máximo. Não tenha vergonha, isso é normal!

Para cada gasto definido, coloque na planilha e vá somando no total. Quanto mais detalhada a palnilha, melhor. No excel é possível fazer com que a contabilidade dos valores seja automática, e é possível ainda colocar gráficos para facilitar a leitura.

Clique na imagem abaixo para acessar a planilha que criamos especialmente para você :)

planilha-de-orcamento-para-eventos

Resultados

No final, você terá um tabela super organizada com todos os valores, os estimados e os reais. Você verá se houve áreas em que se gastou mais do que o estimado, e em qual se gastou menos. Ela será um documento para fácil visualização, e para se fazer o controle: já cheguei na verba total? Em qual área posso investir mais?

Faça o orçamento e não tenha medo. Baixe nossa planilha detalhada e aproveite – com cuidado, critério e organização, qualquer gasto é bem vindo!

banner-bottom

  • Abner

    Estão de parabéns!

TOPO
Gostou do blog?
Gostaria de receber as melhores práticas sobre produzir eventos em seu email? 

×