Como encontrar bons fornecedores para seu congresso

Como encontrar bons fornecedores para seu congresso

O sucesso de um evento está intimamente ligado à qualidade das equipes envolvidas em sua organização. Sabendo disso, contratar fornecedores e delegar tarefas pode significar um verdadeiro desafio para a comissão organizadora de um congresso.

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A boa notícia é que acertar nas contratações de fornecedores é mais simples do que parece e não depende exclusivamente de grandes orçamentos. Separamos algumas dicas que vão lhe direcionar nesta etapa e contribuir com o sucesso do seu congresso.

O número de fornecedores de um congresso pode dar inveja à soma de profissionais envolvidos em um show internacional. Mas por outro lado, também pode ser enxuto e extremamente eficiente. Tudo vai depender do porte, do cronograma e da finalidade do evento.

Congressos, durante os dias que durarem, podem conter diferentes formatos de apresentação e exposição do conteúdo. Pensando em cada um deles a comissão deverá pensar com cuidado nos fornecedores.

Faça um esquema das necessidades do evento

Serão ministrados cursos ou workshops? Então é necessário contratar projetores. Virão palestrantes de renome? Serão disponibilizados carros e motoristas a eles? Haverá expositores? Neste caso é necessário montar estrutura própria para esta finalidade. Por isso, a união das diversas comissões do congresso é importante para que as necessidades sejam estabelecidas. Foque no objetivo do congresso e elenque em um check-list básico todos os serviços que deverão ser contratados:

1. Material gráfico

Panfletos para divulgação, o cronograma para os participantes, mapas dos espaços onde acontecerão as sessões, cursos e exposições, bem como os cartazes a serem afixados no local do evento para orientar os participantes são alguns dos materiais que constam nessa lista. Evite fazer estes itens com sua equipe pois isso demonstra descuido e falta de profissionalismo.

Lembre-se sempre que cada peça deve casar com a identidade do evento. Portanto, se sua ideia é um congresso de alto padrão, faça tudo nessa linha. Cada detalhe deve ficar na lembrança do público de forma positiva. Nesse contexto, procurar uma gráfica de qualidade, que forneça materiais planejados e de qualidade é essencial.

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2. Áudio e vídeo

Projetores, data show, equipamento de som com caixas potentes, microfones e aparelhagem são fundamentais para que palestrantes, expositores e demais envolvidos passem sua mensagem com clareza. Porém, eles envolvem muitos detalhes em sua execução como controle da altura e ruídos, bem como a distribuição do som e instalação dos equipamentos. Assim, busque um fornecedor que mande um técnico junto, além de materiais extras em caso de falha.

3. Coffee-break

Alimentos frescos, saborosos, diversificados para diferentes paladares e em quantidades suficientes precisam constar em um coffee-break. Nesse sentido, busque fornecedores já especializados em buffets para servir uma quantidade maior e que façam um cálculo correto para o número de participantes.

4. Crachás

Aqui valem as regras para o material gráfico: você pode fazer a mão mas isso não demonstra profissionalismo. Portanto, feche com uma gráfica o layout dos crachás de forma a combinar com  a identidade visual desenvolvida para o evento.

5. Decoração

Propor uma decoração sem ajuda profissional é um risco já que você pode estar incluindo seu gosto pessoal e não a identidade do evento no espaço. Assim, contrate alguém experiente na área e lembre-se que talvez isso demande ir atrás de fornecedores diferentes para encontrar os itens decorativos. Talvez você precise de arranjos, plantas, cortinas, toalhas de mesas, tapetes e outros materiais. Além de encontrar um bom fornecedor para isso, combine previamente sobre de quem será a responsabilidade de limpar tais itens após o congresso.

6. Brindes

Brindes podem ser dos mais variados tipos: vir dos fornecedores representando a marca dos mesmos, em forma de coisas úteis como blocos, canetas, chaveiros, doces e outros. Assim, defina claramente o tipo de brinde para encontrar o melhor fornecedor.

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7. Recepção dos palestrantes (hotéis e transporte)

Em Congressos, como muitos palestrantes contratados são de outras cidades ou países, há de se providenciar a hospedagem e as passagens aéreas (ou de ônibus se for o caso). Providencie tudo com antecedência para conseguir melhores preços e não ser surpreendido pela falta de horário hábil para o palestrante chegar ao evento. No caso dos hotéis, dê preferência para aqueles que se localizam próximo ao local do evento.

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Trabalhe com antecedência

Quem chega antes sempre consegue os melhores lugares e a melhor comida, não é mesmo? E quem organiza um evento com antecedência também consegue contratar os melhores fornecedores disponíveis para a data desejada.

Definir um local é uma das primeiras coisas a serem feitas e é muito importante que o cronograma, as sessões, a programação do congresso e os materiais utilizados estejam resolvidos, para locar um ambiente de estrutura e tamanho adequados.

Além disso, informe-se sobre os documentos necessários para a realização e verifique com os palestrantes desejados se não há incompatibilidade entre suas datas disponíveis. Deixar pontos importantes como esses para a última hora é garantia de problemas desnecessários.

Pesquisa e networking são fundamentais

Após identificar as necessidades do congresso, pesquise profissionais de cada área e investigue os trabalhos que realizaram anteriormente. Não feche com o fornecedor mais atraente ou famoso sem pesquisar. Por outro lado, focar somente no menor preço também pode comprometer toda a estrutura.

A comissão organizadora deve usar sua network a favor e contactar alguém que já tenha trabalhado com determinado fornecedor. Depoimentos, elogios e reclamações são bons balizadores, mas tenha em mente que o que pode ter sido bom para um, pode não ser o melhor para o seu congresso em questão. Por isso, estabeleça critérios como pontualidade, qualidade, eficiência e criatividade, por exemplo.

Conheça o serviço fornecido

Conhecendo a fama do fornecedor, você já conseguirá uma menor margem de erro na contratação. Porém, se puder, faça um “test-drive” do serviço contratado. Peça amostras de materiais gráficos e brindes personalizados para verificar a qualidade e resistência, solicite uma degustação dos alimentos servidos em buffet ou coffee-break, peça para lhe enviarem portfólios, enfim, quando possível, conheça também a empresa e as instalações do fornecedor. Além disso, lembre-se de eventos anteriores e das boas experiências que você já teve. Essas dicas lhe ajudarão, principalmente, em caso de empates entre profissionais.

Essas dicas são válidas para congressos de qualquer porte e orçamento. Lembre-se que o importante em uma organização é o planejamento, pesquisa e sua exigência e verificação!

Esperamos que tenha gostado deste artigo e, se ficou alguma dúvida, não hesite em deixar um comentário!

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