Como elaborar um check-list para eventos

Como elaborar um check-list para eventos

Para produzir qualquer tipo de evento – corporativo, de entretenimento, esportivo e outros – você deve ter em mente o cuidado de diversos fatores, tais como local do evento, quantidade de participantes, equipamentos usados, infraestrutura e demais detalhes. Um bom evento trará resultados positivos a curto e longo prazo, mas para isso é importante tomar alguns cuidados no momento da organização e até mesmo na realização do evento.

Portanto, para a produção de eventos – independentemente do seu público-alvo – planejamento criterioso por parte do organizador é fundamental. Pensando nisso, resolvemos criar esse post para explicar os benefícios de preparar um check-list para ajudar na organização da sua produção.

Check-list: a ferramenta básica do produtor de eventos

O check-list vai te ajudar na organização de qualquer tipo de evento, principalmente se você foi designado para produzir seminários, conferências ou outros eventos corporativos. Ele é uma lista de verificação que abrange todos os itens necessários para a realização de um evento, desde a organização até a execução. Essa ferramenta é de extrema importância para garantir que o projeto alcance seus objetivos.

Preparamos algumas orientações para que você prepare o seu check-list. Elabore uma planilha com os seguintes campos: nome do evento, data de realização, local, público estimado, objetivos, atividades programadas e suas descrições. Na descrição é importante ter o responsável pela atividade, fornecedor, contatos, situação (status), prazo para conclusão (deadline), pagamentos a serem feitos e observações.

Clique na imagem abaixo para acessar a planilha que criamos especialmente para você :)

checklist-para-eventos

Para tornar o check-list mais claro, vamos detalhar cada um dos itens apresentados:

Nome do Evento

Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.

Data de Realização

É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.

Local

Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.

Público Estimado

Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos do que o número de assentos, evitando assim a insatisfação do público.

Objetivos

Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber em números o que foi alcançado. O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa.

Atividade e Descrição

Liste nestes campos todas as atividades relacionadas ao evento, contratação de serviços, pagamentos,  ingressos, divulgação, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:

– Atividade: coffee-break;

– Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos (baixe aqui uma planilha para produzir o orçamento do seu evento)

Responsável

Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do check-list deixe de ser realizado.

Fornecedor

Coloque nesse campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplicar. Assim fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.

Contatos

Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.

Prazo de Conclusão (deadline)

Defina um prazo de conclusão para cada atividade, acompanhe sempre essa informação, evitando assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.

Situação (status)

Atualize esse campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos, você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.

Lista de Pagamentos

Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.

Observações

Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseje incluir no check-list.

Pronto! Liste no campo de atividades tudo o que for relacionado ao evento e crie colunas de acordo com a sua necessidade. Planejamento anterior, execução e avaliação. Assim o seu check-list será uma ferramenta completa.

#DicaSympla: A gente criou um check-list para ajudar você a organizar o seu evento. Para fazer o download gratuito dela, acesse: http://downloads.sympla.com.br/check-list-para-eventos

É importante acompanhá-lo diariamente e compartilhar as informações com toda a equipe envolvida na organização. Com esse acompanhamento, é possível tomar medidas corretivas ao sinal de qualquer imprevisto, e garantir que seu evento seja um sucesso.

Com as nossas dicas você já pode começar a organizar melhor seu evento. Depois venha nos contar quais os resultados!

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