Como e porque fazer o orçamento do seu evento

Como e porque fazer o orçamento do seu evento

Sympla

Para a produção de eventos, diversos fatores devem ser lembrados e planejados com cuidado. O local, a divulgação, quais fornecedores, como conseguir um alvará, o que será servido no evento, segurança… tudo isso deve estar no planejamento e, é claro, tudo requer investimento.

Com tantos itens fundamentais para um evento sair do papel, é imprescindível fazer um orçamento detalhado. Com ele, você pode ter uma visão geral dos gastos e custos e organizá-los dentro da verba disponível. E nós vamos te ajudar a desenvolver um orçamento realmente eficiente para seu evento!

Quanto posso gastar?

O primeiro passo é traçar um perfil geral do evento e da organização. Qual público pretendem atingir, quais fornecedores serão acionados, qual o local escolhido… tudo isso permite a previsão de qual será a verba do evento, ou seja, o total que poderá ser gasto. A partir desse valor, é necessário definir quanto será direcionado para cada item da lista. Ter uma quantia total definida é muito importante para evitar gastos extrapolados desnecessários e não ter problemas depois.

#DicaSympla: Se a quantidade de dinheiro for insuficiente para realizar o evento em um primeiro momento, você pode tentar algum tipo de patrocínio. Veja aqui quais são eles :)

Alocação da verba

Agora que você já sabe quanto pode gastar, é hora de definir onde fazê-lo. É o momento ideal para se questionar se itens como a divulgação ou equipe de seguranças são fundamentais para a realização e sucesso do evento. Uma festa na sua casa, por exemplo, não precisa da contratação de uma equipe de seguranças – enquanto que, para um show, ela é indispensável!

Se seu evento for um congresso, direcione seus gastos nos palestrantes convidados. Nomes conhecidos e relevantes no mercado atraem público, o que impulsiona suas vendas e garante um bom resultado no fechamento do borderô. Se for uma corrida, pense no percurso, no kit do atleta e nos pontos de hidratação. Se for uma festa, na atração, decoração e local. Ao produzir um evento, é preciso pensar nele como um todo e entender quais são os pontos de maior valor agregado – e, muitas vezes, aqueles onde você vai  despender mais!

Organização dos dados

Estabelecer todos os itens necessários para o evento requer uma organização. Adicione os dados definidos organizados em uma planilha de controle, separada por áreas. Por exemplo:

Área: Funcionários necessários
Itens: Faxineiros; garçons; coordenadores de acesso; cozinheiros

Ao organizar a planilha, adicione os valores estimados a serem gastos em cada área. A soma dos mesmos deverá ser um pouco menor do que o valor que poderá ser gasto de fato, justamente para que você tenha uma margem de segurança caso alguma área gaste um pouco a mais ou algum imprevisto ocorra.

Ah! Deixe um espaço na planilha para colocar o total estimado e total real de cada item (assim como para cada área). Esse detalhamento ajudará no seu controle, além de permitir que você compare suas previsões e ajuste-as no próximo evento.

Busca por fornecedores e complementação da tabela

Chegou a hora de correr atrás dos fornecedores e colocar os valores na planilha. Pesquise pelo menos três opções e escolha aquele que te passou mais confiança, ao mesmo tempo em que possua um preço que esteja dentro do valor que você estimou. Se você acredita que o único fornecedor bom está fora do seu orçamento, não hesite: negocie ao máximo!

Cada gasto definido a partir dos fornecedores deverá ser adicionado na planilha e somado ao total. Quanto mais detalhada a planilha, melhor. No Excel é possível fazer com que a contabilidade dos valores seja automática, e é possível ainda colocar gráficos para facilitar a leitura :)

Para facilitar seu trabalho, elaboramos uma planilha de orçamento para eventos totalmente gratuita para você! Basta clicar na imagem abaixo para fazer o download:

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Resultados

No final, você terá um tabela super organizada com todos os valores estimados e reais. Você verá se houveram áreas em que gastou mais do que o estimado e em quais gastou menos. Ela será um documento para fácil visualização e para se fazer o controle: já chegou na verba total? Em qual área pode investir mais?

Faça o orçamento e não tenha medo. Baixe nossa planilha detalhada e aproveite! Com cuidado, critério e organização, qualquer gasto é bem vindo!

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  • Abner

    Estão de parabéns!

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