O coffee break funciona como um intervalo em eventos empresariais, cursos, palestras, seminários e workshops, no qual os participantes podem parar para se alimentar, recarregar as energias e, principalmente, fazer networking.

Como organizador de eventos, é provável que o seu foco esteja nas atrações, no planejamento e na venda de ingressos – com isso, a tarefa de organizar um coffee break pode acabar ficando de lado e prejudicando a impressão final que seu evento irá causar nos participantes.

Mas, não se desespere! Separamos tudo que você precisa saber para organizar um Coffee Break prático e de sucesso para seu evento :)

Quando é necessário fazer um coffee break?

De acordo com alguns pesquisadores, nosso cérebro é capaz de se concentrar por 90 minutos sem precisar de uma pausa. Depois disso, nossa atenção fica difusa e é cada vez mais difícil manter o foco em uma atividade.

Por isso, se o seu evento será de média ou longa duração, não deixe de separar um momento – ou até dois – na agenda do evento para o coffee break!

Inclusive, é provável que o coffee break já seja esperado pelos participantes como um pequena pausa para “forrar o estômago”, trocar ideias com outras pessoas e recuperar o fôlego e o foco para a continuidade do evento.

Como organizar o coffee break

O primeiro passo para organizar o coffee break do evento é saber quantas pessoas participarão do evento. É a partir deste número que todos os itens necessários para o coffee serão calculados, para que não sobre ou falte nenhum alimento ou utensílio.

Além disso, o número de participantes também irá definir o tamanho do espaço onde o coffee será realizado. Lembre-se de que o local deve permitir a presença e a circulação de todos eles, além de conter as mesas com os alimentos e bebidas!

Cálculo de quantidades

Agora que você já sabe quantas pessoas vão fazer parte do seu evento, é hora de calcular as quantidades dos comes e bebes, dos talheres e utensílios necessários para cada participante. Aqui, a dica é fazer o cálculo pensando em uma margem de 10% a mais, para garantir que não falte nada durante o coffee e que todos os participantes saiam alimentados para dar prosseguimento ao evento.

#DicaSympla: Para bebidas, geralmente calcula-se 300 ml por pessoa. Para a comida, calcula-se 5 unidades de itens salgados e 3 de itens doces para cada participante. Para utensílios, um copo, uma xícara e duas unidades de cada talher são o suficiente. Guardanapos devem estar disponíveis em maior quantidade – calcule de 3 a 4 unidades para cada pessoa. Mas lembre-se de que estes valores são apenas uma referência: seu evento pode ter particularidades que podem aumentar ou diminuir a demanda de alimentos e bebidas por participante, ok? :)

Horários

O horário reservado para o coffee break também é super importante para manter a fluidez do evento. O ideal é encaixá-lo na metade da agenda: para um seminário das 13 às 18 horas, por exemplo, o coffee break pode acontecer às 15:30 horas.

No caso de eventos de longa duração – que começam pela manhã e só terminam no final do dia – pode ser interessante oferecer dois coffee breaks, um para cada parte do dia. Assim, pela manhã os participantes acompanham a programação sem aquela sensação incômoda de “barriga vazia” e, de tarde, reforçam as energias até o final do evento.

#DicaSympla: Sabe aquele palestrante ou tema que é o carro-chefe do seu evento? Colocá-lo logo depois do coffee break pode ser uma ótima jogada. Assim, os participantes se alimentam, trocam ideias, refrescam a cabeça e voltam para o evento totalmente focados no que está por vir. \o/

Tempo de duração

Como o coffee break é apenas um intervalo, não é preciso reservar um tempo longo na agenda do evento para que ele aconteça. Lembre-se que o momento é apenas um momento para repor as energias, e quanto maior for a duração, maior será a quantidade de comida e bebida necessária!

Na maioria dos casos, uma pausa de 15 a 30 minutos para o coffee break já é suficiente. No entanto, para públicos grandes – eventos com mais de 100 pessoas, por exemplo – o coffee break deve durar um pouco mais para que todos possam conversar, se conhecer melhor e comer com tranquilidade.

Cardápio e opções

Para um coffee break na parte da manhã, é interessante oferecer bebidas quentes e frias (cafés, chás, sucos e água), pães e bolos, biscoitos e frutas. Se o coffee for feito na parte da tarde, sirva opções de salgados (pão de queijo, empadinhas, mini croissant, mini sanduíche), bebidas como sucos e cafés, e ao menos uma opção de bolos e biscoitos. É importante lembrar que os alimentos devem sustentar, mas não podem ser pesados, para que os participantes não corram o risco de ficar com indigestão durante o resto do evento. Ou seja: nada de servir feijoada ou opções muito gordurosas!

Pratos, copos, guardanapos, talheres e demais utensílios devem ficar em uma mesa separada da principal, para evitar aglomerações e facilitar o uso dos mesmos. Ah! E não se esqueça de disponibilizar açúcar, adoçante e gelo para as bebidas.

Escolhendo o fornecedor

Mais importante do que os quitutes servidos, é a qualidade dos alimentos e bebidas oferecidas. Por isso, muito cuidado na hora de escolher os fornecedores para o coffee. Busque indicações com outros realizadores de eventos, pesquise a reputação dos buffets. Se seu evento for acontecer em um espaço onde não sejam fornecidas cadeiras e mesas, dê preferência para empresas que também disponibilizam estes itens junto aos alimentos – assim, você centraliza o processo e facilita questões mais burocráticas como pagamento e entrega.

Local ou espaço

Como já falamos, o espaço onde o coffee break será oferecido deve ser ideal para que os participantes possam circular e se alimentar sem ficarem apertados nem se dispersarem para outros lugares. O local deve contar com uma mesa central para os alimentos e bebidas e outra para os talheres e pratos.

Para eventos de grande porte, pode ser interessante dividir o coffee em mais de uma mesa, para garantir que todos consigam comer sem fazer filas ou impedir o acesso fácil à comida. Para manter a limpeza, é importante disponibilizar lixeiras no local e álcool em gel para que os participantes higienizem as mãos antes.

A importância do networking

Uma das grandes vantagens de organizar um coffee break no seu evento é a possibilidade única de networking que você irá proporcionar aos participantes. É neste momento que eles poderão se reunir para trocar ideias, conversar, se conhecer e, é claro, discutir sobre os melhores pontos do que está sendo apresentado no evento.

Para incentivar o networking e a troca de experiências no seu evento, aqui vão algumas dicas:

  • Evidencie que a intenção do coffee break é a interação entre os participantes;
  • Solicite aos palestrantes que participem do coffee break. Assim, os participantes podem tirar suas dúvidas e iniciar ciclos de conversa com pessoas que não conhecem;
  • Evite colocar cadeiras no local do coffee break. Isso força os participantes a ficarem de pé e circularem pelo espaço, estimulando a interação e a troca de experiências.

Agora que você já sabe todos os passos necessários para organizar um coffee break, basta colocar tudo em prática com antecedência, organização e colher os frutos de um evento de sucesso! :)